Что нужно сделать, чтобы организовать конференцию? Выбрать актуальную тему, пригласить интересных докладчиков, подобрать подходящую площадку. А затем нужно привлечь достаточное количество участников. И конечно, учесть еще много нюансов.
Организация мероприятия включает несколько обязательных этапов. Необходимо создать страницу в интернете: на отдельном сайте, в социальных сетях или на специальной платформе. Нужно вовремя пригласить участников: докладчиков, экспертов, представителей заинтересованных организаций. Формировать программу мероприятия желательно с учетом полученных подтверждений от выступающих. Наконец, чтобы усилия не пропали зря, необходимо привлечь на конференцию слушателей. Кроме того, по результатам научной конференции принято публиковать сборник тезисов.
Делать всё это вручную нелегко. Заявки, присланные на почту, важно вовремя учитывать и вдумчиво анализировать. Поскольку их нужно передать для оценки экспертам, перед этим надо самостоятельно разделить заявки по темам. Необходимо вовремя напомнить участникам о предстоящем мероприятии. Среди множества задач легко запутаться.
Удобнее готовить конференцию, используя единую информационную систему. Специальные платформы позволяют проводить регистрацию онлайн и анализировать полученные данные. Некоторые из них поддерживают возможность общения с участниками. Системы также помогают составить программу конференции и подготовить итоговые сборники материалов.
Функции платформ
Основные функции платформ для организации конференций:
- Создание информационной страницы
- Предварительная регистрация участников
- Экспертиза заявок
- Анализ готовности секций по тематикам
- Формирование программы и расписания
- Напоминания участникам о предстоящем событии
- Учет прибывших участников
- Выгрузка данных для анализа и отчетов
- Составление сборника тезисов, выступлений, публикаций
Сервисы
