Юрий Дегтярев: Docsvision подняла качество управленческих решений на новый уровень

Юрий Дегтярев: Группа компаний ПИК - это не просто строители, это большая современная публичная компания, являющаяся одним из крупнейших застройщиков России и реализующая очень масштабные девелоперские проекты. Поэтому мы должны постоянно работать в направлении снижения управленческих, юридических и репутационных рисков. Одним из инструментов для их существенного снижения и является система исполнения и контроля управленческих решений с функциями СЭД. Понимая все эти задачи, президент нашей компании инициировал данный проект.

TAdviser: Возвращаясь к старту проекта три года назад: почему тогда вы выбрали именно платформу Docsvision?

Юрий Дегтярев: В то время у нас функционировали решения на платформе Documentum, однако по разным причинам они нас не устраивали. И в выборе новых решений для меня вопрос стоял, скорее, в предметной плоскости, то есть мне важнее была не платформа, а то, что будет на ней сделано. Мы рассматривали множество вариантов, однако больше всего нас привлекло решение, которое предлагала компания iDoc. Ее основной эксперт и руководитель Александр Сидоренков смог продемонстрировать такие возможности своих решений, которых не было ни у кого из рассматриваемых нами поставщиков. Он предложил нам много новых методологических идей в области контроля и исполнения управленческих решений, о которых мы тогда еще даже не думали, но они в дальнейшем оказались очень полезными и применимыми в работе компании.

Фильтр для платформ задавал наш ИТ-директор. Он дал положительную оценку платформе Docsvision – она реализована полностью на решениях от компании Microsoft, что хорошо ложилось в наш ИТ-ландшафт. Также мы придавали большое значение истории и авторитету платформы, Docsvision является одним из лидеров рынка, у них было большое количество успешно реализованных проектов в компаниях сравнимого с нами масштаба. Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга 2.4 т

TAdviser: Оправдала ли платформа Docsvision ваши ожидания?

Юрий Дегтярев: Запуск системы в работу был очень успешным, исполнительская дисциплина и качество реализации управленческих решений выросли. Руководство компании теперь может не только видеть, например, список всех своих поручений и распорядительных документов, но и полностью проследить всю цепочку исполнения, увидеть узкие места, понять причины пробуксовки, если она случается. Мы смогли существенно упростить и улучшить горизонтальные коммуникации сотрудников с помощью такого инструмента как «Просьбы». Это, с одной стороны, что-то более официальное, чем электронная почта, но при этом более оперативное, чем служебная записка (прим. ред. – подробнее о «Просьбах» можно почитать здесь). Показатели работы сотрудников в системе включаются в их KPI, что служит дополнительным стимулирующим фактором.

TAdviser: Кто на данный момент является ключевыми пользователями системы? Сколько сотрудников в ней работает? Потребовалось ли им какое-то специальное обучение?

Юрий Дегтярев: Наш проект изначально поддерживался высшим руководством компании и, в первую очередь, в их интересах реализовывался. Перед запуском системы в эксплуатацию мы планировали постепенное распространение системы на пользователей, однако подрядчик нас убедил в эффективности запуска по методу «группового залпа», когда система запускается сразу на всех пользователей. Конечно, перед этим мы провели большой комплекс подготовительных мероприятий. В частности, мы понимали, что просто обучения продукту для сотрудников будет недостаточно, до них нужно довести новую парадигму жизни компании после внедрения системы, их нужно научить работать и мыслить «по-новому». И начинать нужно было с высшего руководства, которое нас всячески в этом поддерживало.

В настоящее время к системе подключено 1100 пользователей, из них 750 – сотрудники центрального аппарата и 350 пользователей – сотрудники дочерних предприятий и наших региональных офисов, которые удаленно подключаются к единому центральному серверу системы.

TAdviser: Если мы правильно поняли, основной внедренный функционал - это система контроля поручений и автоматизация совещаний. Давайте подробнее остановимся на первом пункте, каким образом реализован этот функционал и какие преимущества дает?

Юрий Дегтярев: Имея опыт внедрения СЭД, мы понимали, что присутствующие во многих решениях функции по работе с поручениями «заточены» на исполнение документов и недостаточны для построения полноценной системы исполнения и контроля управленческих решений. Та задача, которую мы решали, выходит за рамки традиционных СЭД. Задачи, связанные с традиционным пониманием российского делопроизводства, у нас решаются в более широком смысле. Например, мы не ограничиваемся функциями контроля над важными документами, поступившими от вышестоящих инстанций, или приказами президента компании, мы встраиваем полную систему контроля управленческих решений на всех уровнях иерархии.

TAdviser: Есть ли у ГК ПИК планы по дальнейшему развитию функционала СЭД, внедрению, например, средств мобильной работы или других дополнительных функций?

Юрий Дегтярев: При реализации данного проекта мы сразу заложили требования к мобильной работе пользователей, подрядчик нам обеспечил их реализацию. Однако я воспринимаю это просто как необходимую техническую составляющую – нужно обеспечить работу пользователей в офисе и тех, кто находится вне офиса. Фокус важности при реализации любого проекта у нас не на технических составляющих, ведь цель любого ИТ-проекта в ГК ПИК – это, в первую очередь, предоставление инструмента для повышения качественных показателей основного бизнеса копании. И в этом проекте мы больше движемся в прикладной плоскости, то есть в сторону реализации методологических наработок и лучших практик, которые нам предлагают эксперты из компании iDoc. Техническому развитию проекта мы отводим важную роль, но, опять же, в контексте обеспечения потребностей бизнеса. Мы не пытаемся слепо следовать модным тенденциям в ИТ-отрасли – если у этой функции есть внутренний потребитель, если она позволит сотрудникам нашей компании эффективней работать, то мы в нее будем инвестировать.

В настоящее время мы рассматриваем предложения подрядчика по расширению функционала внедренных решений для обеспечения задачи управления по целям. Реализация этой задачи позволит уже на ранних стадиях делать следующие выводы – мы бьем прямо в цель или сотрудники осуществляют много залпов «по воробьям», насколько активно сотрудники работают для достижения поставленных целей, правильно ли выставляют приоритеты – все это позволит более полно реализовывать стратегию, утвержденную акционерами компании.