21 февраля 2023 года в Москве состоялась конференция, посвященная теме электронного документооборота — «СЭД и ECM Day 2023» — организованная TAdviser. Нужная ли нам еще бумага, что и как стоит хранить, можно ли работать с неструктурированными документами, на какие решения стоит обратить внимание — такие темы обсуждались в ходе мероприятия.

Среди гостей конференции были представители таких организаций, как Департамент информационных технологий Москвы, «Вкусно и Точка», «Гохран России», «Мэлон Фэшн Груп», «Аэрофлот», «ЮТэйр», «Новатэк», «Мечел-ИнфоТех», «Атомстройэкспорт», УК «Бамстроймеханизация», СПб ГБУЗ Городская больница №40, «Альфастрахование» и многих других. Модератором конференции выступила Наталья Лаврентьева, заместитель главного редактора, TAdviser.

Содержание Переезд роботов на отечественные решения в компании «Газпром нефть» Логистические операторы нуждаются в электронных архивах Спасительный 1С Lowcode и государство как двигатели прогресса Межгосударственный, а может и межпланетный документооборот Хранить или не хранить? Информация о партнерах конференции Архив конференций СЭД и ECM Day:

Силовые методы внедрения СЭД

Грубая сила не работает, работает только грянувший гром. Подкуп, шантаж, угрозы и принуждение сотрудников в попытках перевести их с бумажного документооборота на электронный — иногда компании пробуют все, а действительно помогают лишь чрезвычайные внешние обстоятельства.

Мы благодарны ковиду, — признается Владимир Замаруев, директор по информационным технологиям, Уральский завод гражданской авиации.

Он поделился опытом внедрения документооборота на предприятии, где работает более 7 тыс. человек, из которых больше половины (4500 сотрудников) пользуется информационными системами. Четыре дивизиона завода занимается, по сути, четырьмя разными видами бизнеса на 28 географически распределенных площадках.

Еще 4 года назад здесь было очень много бумаги. Согласование документов означало поход по офисам, управление задачами и поручениями осуществлялось через электронную почту, а контроль исполнения приказов — через бумажные журналы и Excel. Пересылкой документации между обособленными подразделениями в разных городах занимались службы экспресс-почты и Почта России.

СЭД использовался как архив сканов, — вспоминает спикер.

Попытки привести все это в божеский вид повлекли за собой проблемы. У имеющейся системы был неудобный и некрасивый интерфейс, инструкции пользователя непонятны — возможно, поэтому ключевые руководители больше любили бумажные носители и не очень-то доверяли электронными подписям.

У нас огромное количество регламентов, где черным по белому прямо написано: заполняешь бумагу от руки и отправляешь на согласование, в конце не забудь результат подшить, — сетует Владимир Замаруев.

Ковид буквально силой выгнал людей из офисов, и ничего другого, кроме как перейти на СЭД, не оставалось. Сейчас электронным документооборотом охвачено 200 специализированных бизнес-процессов. Об эффективности говорят цифры экономии: только за 2022 год удалось сэкономить полмиллиона рублей на печати и 72 млн — на сокращении трудозатрат при согласовании. В планах — «бесчеловечный» документооборот, глубокая интеграция с государственными системами, чат-боты, КЭДО и адаптация к импортозамещенному окружению.

Переезд роботов на отечественные решения в компании «Газпром нефть»

Тему роботизации решили затронуть Антон Мейнцер, начальник отдела архитектуры поддерживающих систем, «Газпром нефть» и Евгений Винокуров, руководитель центра компетенций роботизации, «Газпром нефть».

Я занимаюсь документооборотом с 2002 года, — объясняет выбор темы Антон Мейнцер, — и уже тогда это было неново. По прошествии 20 лет все нюансы документооборота изучены. Все системы, представленные на рынке, зрелые. Разница только в цене и команде внедрения, а также в процессах, которые автоматизируются по определенным шаблонам. RPA же может выступить в качестве склейки разных информационных систем, которые находятся на стыке ЭДО, учетных систем, внешних ресурсов и всего того окружения, которое сопровождает электронный документооборот. В своем докладе я бы хотел поделиться опытом «Газпром нефть», который мы получили при внедрении роботизации.

В этом году компания была вынуждена существенно переработать свою платформу RPA и перевести ее на рельсы отечественных решений. Критерии выбора продукта были таковы:

• Возможность взаимодействия через пользовательский интерфейс с браузером и с 1С.
• Распознавание паттернов изображений, текста на экране.
• Встроенные средства чтения и записи в базы данных: PostgreSQL, MariaDB, MS SQL Server.
• Поддержка подключения к API систем.
• Серверная кроссплатформенность.
• Управление доступом на основе ролевой модели разграничения прав пользователей.

Самых существенных требований было 14, а функциональных и нефункциональных — еще 90.

Мы рассматривали весь рынок российских RPA и оценивали, насколько они соответствуют этим требованиям, — вспоминает спикер. — Сразу могу сказать, что уровень отечественных RPA разный. Есть стартапы, есть и зрелые системы. Выбор был трудный, целый ряд компаний предлагает решения. В результате выбрали Primo RPA, которая не только закрывала все требования, но и обеспечила бесшовный переход с существующей платформы на новую систему с соблюдением и учетом тех внедренных вещей, который у нас были ранее.

Антон Мейнцер, демонстрируя слайд, показал, как выглядит один конкретный процесс, который был роботизирован. Система позволяет включить в цикл документооборота или обработки какой-то информации целый ряд внешних ресурсов и legacy-решений, которые не могут быть напрямую интегрированы с ЭДО. Робот, выполняя рутинные действия точно так же, как это делал бы человек, просто последовательно обходит все ресурсы, собирает нужную информацию, обрабатывает и выдает в целевую систему консолидированный результат. Таким образом можно быстро автоматизировать процессы без глубокой ИТ-разработки.

Евгений Винокуров подробнее осветил непосредственно процесс внедрения Primo RPA. Сроки были крайне сжатые: нужно завершить работу за полтора квартала. Возникали проблемы не только со временем. Следовало провести согласование требований по информационной безопасности в части новой платформы, решить вопросы с импортозамещением, потому что требовалось заместить дополнительно операционную систему и базу данных, с которыми работала старая платформа.

Эффекты от внедрения не заставили себя ждать. На февраль 2021 года в опытной эксплуатации был 71 робот, две отдельные инсталляции для двух разных направлений бизнеса и несколько критичных процессов по взаимодействию с ФНС, Росстатом и по формированию отчетности. В то время совокупный эффект в части снижения трудозатрат был больше 200 FTE, а если в денежном выражении, то около одного млрд рублей. Однако лицензии истекали к концу 2022 года, поэтому систему нужно было менять, и срочно. Сейчас 30 действующих роботов, генерирующих 70% эффекта, уже переведено на новую платформу. По менее критичным роботам сформирована дорожная карта их «переезда». Кроме того, формируется стратегия по полному импортозамещению инфраструктуры и отказа от серверов на Windows, а также создан подход к выводу из эксплуатации.

Логистические операторы нуждаются в электронных архивах

Практическим опытом поделилась и Елена Кондратьева, заместитель генерального директора, сервисный центр FESCO. Компания FESCO является международным логистическим оператором, крупнейшим контейнерным оператором на рынке России, сервисный центр — это ОЦО основной организации. Здесь-то и понадобилось цифровизировать бэкофисные процессы.

Мы начали с классических для ОЦО функций, а это бухучет и кадровое администрирование, плюс юристы. Теперь же нам передано еще 12 функций, и мы обслуживаем 42 компании из группы FESCO.

Сопутствующие бэкофисные процессы — это основной производственный процесс для ОЦО. Поэтому документы здесь служат своеобразным «сырьем», которое значительно перерабатывается службами компании, поэтому в плане ИТ рассматривались BPMS, электронное хранилище документов и собственно СЭД. Однако у каждого из решений были минусы. В ЭХД — не развит движок управления задачами и процессами, в BPMS слабая организация хранилища, а в СЭД присутствуют предопределенные и трудноветвимые типы процессов, настроенные на документ, плюс система не рассчитана на высокую транзакционную нагрузку.

Мы выбирали в 2017 году, тогда уровень развития СЭД был на порядок ниже, — уточняет докладчица.

В результате было принято решение создать собственную систему, которая совместит в себе функционал BPMS и плюсы электронного хранилища. Получившаяся система под названием «1С Электронный архив ВРМ» выдерживает 3,0 – 3,5 млн транзакций в месяц и 0,5 млн новых финансовых и производственных документов за месяц.

Наша система не является изолированной. Она очень плотно интегрирована в общий ИТ-ландшафт, причем не только в ОЦО, но и в ландшафт всей группы компаний, — рассказывает Елена Кондратьева. — Сейчас система занимает одно из ведущих мест в нашей ИТ-инфраструктуре, и на ней крутятся и коммерческий, и клиентский сервис. Есть интеграция со всеми производственными и корпоративными учетными системами, а также с СЭД.

«Две системы в одной» выполняют множество ролей. Докладчица выделила пять ключевых: управление сквозными процессами, централизованный электронный архив всей ГК FESCO, маршрутизация потоков ЭДО, расширенные возможности для статистики и анализа. Наконец, система считается полноценным «сотрудником» СЦФ, который смог взять на себя немало функций. Вовлеченность и результативность «сотрудника Эл.архив ВРМ» на примере процесса сбора пакетов документов, подтверждающих применение ставки НДС 0%, оценивается так: 83% пакетов собирается без участия человека вообще.

Органично продолжил предыдущее выступление Денис Разумов, руководитель проектов, «Первая грузовая компания».

Мы шли теми же шагами. Только… у нас SAP, — начал он, и в зале засмеялись, как бывало всегда за последний год при упоминании этого бренда. Но речь дальше пошла не про бренды, а про то, как быть с ЭДО, если надо перевести не универсальный передаточный документ (УПД), а всякие неформализованные бумаги. — У нас был такой случай. Мы автоматизировались и начали автоматически отправлять счета на оплату нашим покупателям, и уже на следующий день менеджер оправдывался перед ними, ведь они разбирали наши счета вручную, потому что ни маршрутизации, ни формализованных документов у них не было. Покупатели предложили остаться на бумажном документообороте, — говорит спикер.

Решение, которое используется в «Первой грузовой компании», даже называется примерно так же, как и у логистического оператора, выступавшего с предыдущим докладом. Но легко все происходило только с формализованными документами с четко атрибутированным составом. А вот если цель стоит отказаться от бумаги по-максимуму, оказывается, что есть проблемы.

Входящие неформализованные документы автоматически обработать сложнее, и это было совершенно невозможно сделать в веб-интерфейсе оператора ЭДО, с которым сотрудничала компания, так как такие операторы не занимаются маршрутизацией. В такой ситуации можно пойти по простому пути — не принимать неформализованные документы вовсе, но это неэффективно, и организация не сможет уйти от бумаги. Есть другие подходы, например присылать подобные документы всегда в пакете с УПД, или договориться с контрагентом о каких-либо других четких атрибутах, чтобы его система могла такие файлы автоматически отправлять, а система «Первой грузовой компании» — автоматически принимать; или же оптически распознавать, что пришло. Есть вариант обрабатывать имя файла. Этим способом и решено было воспользоваться.

Таким образом мы получаем документ, который система сразу направляет в нужное место, исходя из имени присланного файла. Проблема только одна — не со всеми контрагентами удалось договорится, но их не так много, — рассказывает Денис Разумов.

Спасительный 1С

Об автоматизации оформления отпусков на базе «1С:Документооборот» рассказал Михаил Дмитриев, ведущий разработчик 1С, «ВТБ Недвижимость». Главной целью проекта было организовать подобную автоматизацию в условиях роста группы компаний «ВТБ Недвижимость». За год она выросла более чем в три раза и на достигнутом останавливаться не собирается. В этой ситуации ручное управление процессом обработки отпусков стало очень трудозатратным и неэффективным.

Изначально проект предполагал реализацию на базе 1С ЗУП и личного кабинета сотрудника,

но в этом случае нам пришлось бы всех сотрудников добавлять в ЗУП, а там контролировать их права доступа, поэтому от этого решили отказаться в пользу «1С: Документооборота», который является у нас основной ECM-системой, и персонал сразу получает туда доступ после трудоустройства, так что интерфейс программы им уже знаком и понятен, — делится опытом докладчик.

В качестве подготовки было предпринято три шага: разработка Web-сервиса в 1С ЗУП, настройка ESB, настройка «1С: Документооборот» (виджеты для отображения остатков отпусков и запланированных периодов отпуска, универсальная форма документа для обработки всех видов заявлений на отпуск, универсальный процесс обработки документа, автоматическое заполнение и добавление к карточке заявления на отпуск без сохранения оплаты).

Не обошлось и без проблем. Компания столкнулась с тем, что исполнительская дисциплина хромала, а все баги («как назло!» — воскликнул спикер), возникали именно у топ-менеджмента. Случалось и так, что в последние дни перед отпуском были отмены, поэтому пришлось разработать отдельный процесс для такой ситуации. Кроме того, «за время пути собачка смогла подрасти» — реализуемый проект вырос и усложнился.

Однако результаты все же удовлетворительны. Компания получила удобный инструмент для ежедневной работы всех сотрудников. Теперь не нужно искать бланк — все необходимое для работы с отпусками в одном месте, а информация о текущем состоянии накопленных дней всегда под рукой. Человеческий фактор минимизирован, собранный опыт будет использоваться для дальнейшего развития системы, а сотрудники, как это ни странно, стали ходить в отпуск чаще.

Мы внедрили эффективную систему с абсолютным большинством положительных отзывов, — подчеркивает Михаил Дмитриев.

Мы как финтех-компания в сфере развлечений должны двигаться максимально быстро и делать так, чтобы сотрудники эффективно решали возникающие HR-вопросы, — начала свое выступление Елена Ковалева, менеджер по продукту, «Лига Ставок».

В компании часто непонятно, кому звонить и писать по разным вопросам, на это уходит много времени, особенно у новичков. Хорошо бы, чтобы вся информация была собрана в одном месте, где можно получать услуги от финансового и HR-отделов. Именно поэтому здесь решили автоматизировать HR-сервисы.

Мы все люди современные, и нам удобнее работать в мобильном приложении, а не набирать чей-то телефонный номер. Мы сокращаем количество личных контактов, но не в рабочем общении, а именно когда речь идет о том, что сотруднику нужно получить услугу от другого отдела. Мы часто слышали от наших коллег из кадрового администрирования, что сотрудники якобы любят с ними общаться. Я вам честно скажу, сотрудники гораздо больше любят нажать на кнопку и получить результат, — комментирует Елена Ковалева.

Теперь в компании полностью автоматизирован весь жизненный путь сотрудника. Согласование работы в выходной день, перевод персонала внутри компании, проведение работы над оффером — все процессы заведены в систему, и ответственные сотрудники работают в рамках одной заявки в одном месте. Автоматизированные согласования сокращают рабочее время. Сервисом «Заместитель» можно воспользоваться во время отпуска. В несколько кликов здесь выбирается период и человек, который будет согласовывать входящие заявки вместо отпускника, тогда как раньше если кто-то находился в отпуске, то ему звонили и просили согласовать тот или иной документ.

Сервисе «Табелирование» стал самым интегрированным с системой 1С. Это полностью внутренняя кастомная разработка. 2 раза в месяц руководителю подразделения приходит уведомление о необходимости заполнить табель. Никакого ручного труда — табель приходит уже заполненным на основании данных из 1С.

В кабинете сотрудника можно найти «кафетерий льгот». Теперь каждому понятно, как и при каких условиях получить льготы, а заявки обрабатываются в 2 раза быстрее. В сервисе можно заказать и финансовую справку. Есть возможность не оформлять физический вариант 2НДФЛ, а заказать электронную версию. Чтобы сотрудники знали точно, какие услуги уже автоматизированы и что с ними делать, в «Лиге Ставок» рисуют разъяснительный комиксы.

От чего зависит успех проекта по внедрению «1С: Документооборот» и как завоевать сердца сотрудников? Этой теме посвятила свой доклад Наталия Бурцева, директор компании «1С-КПД». Для начала она предложила считать запуск СЭД в промышленную эксплуатацию не чисто «айтишным» проектом. Все-таки тут есть аспект, связанный с корпоративной культурой, поэтому внедрение электронного документооборота в компании — это попытка изменить эту внутреннюю культуру, и лучше сразу думать об этом процессе в таком ключе.

Как только речь заходит о смене культуры в компании, сразу приходится думать о двух вещах: как заставить директора поменяться самому и чем увлечь сотрудников каждого из отделов компании.

По международным стандартам управления лидер в первую очередь должен транслировать корпоративные ценности и культуру. С кого надо начинать и кого надо агитировать работать в ЭДО, так это с руководителя. Но я вам, как подрядчик, могу сказать, что мы приходим в организации, и нам сразу говорят — наш гендир работать не будет. Но это первый человек, который в компании должен говорить, что все только электронно, через почту не читаю, чаты не смотрю. Однако часто за них работают помощники, — делится опытом Наталия Бурцева.

В «1С: Документооборот» руководитель сможет увидеть не только свои задачи, но и все задачи, которые есть у подчиненных, что помогает вести протокол работ и осуществлять контроль исполнительской дисциплины. В свою очередь, поощрение исполнительской дисциплины ведет к тому, что у сотрудников появляется мотивация работать в ЭДО.

У нас был интересный опыт. К заказчику пришел подрядчик, составил талмуд документации и технических заданий, но ничего не взлетело. Затем пришли мы. Мы поняли, что системы примерно одинаковы у всех, а менять нужно культуру. Мы предложили не составлять талмуды, а двигаться вперед короткими итерациями. Сотрудникам начали давать премии за исполнительскую дисциплину. Люди, как обычно, сначала боролись за то, чтобы не работать в системе, но как только получилось, что они на этом месте начали терять деньги, отношение изменилось.

Дополнительно сотрудников мотивирует то, что в «1С: Документооборот» можно оформить заявление на отпуск, ознакомиться с расчетным листком, посмотреть свои задачи, информировать об отгуле.

Подобным образом — перечисляя интересные функции для отдела финансов, HR, для делопроизводителей — докладчица прошлась по тем лайфхакам, которые должны привлечь людей к работе с электронным документооборотом в систем от 1С. Так, например, делопроизводителям должна понравится функция сканирования документа с мобильного телефона и автоматическое размещение документа в систему по штрих-коду.

Lowcode и государство как двигатели прогресса

Инструмент комплексной автоматизации различных процессов корпоративного управления представил в своем выступлении Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн», заодно перечислив тренды отрасли в текущем году. По его мнению, среди основных направлений развития значатся:

• самообслуживание и low-code;
• уход от бумаги;
• интеграция процессов;
• разнообразие прикладных решений и комплексная автоматизация back office.

Все эти тренды учтены при разработке платформы Docsvision — полнофункциональной BPM/ECM-платформы для автоматизации бизнес-процессов, задач по обработке и хранению документов. Решение входит в топ-3 российских СЭД/ECM и может обеспечить цифровизацию всех ключевых процессов компании.

На базе платформы могут быть реализованы самый разный функционал, например:

• централизованный архив документов компании, архив ОЦО, архив НМ;
• управление договорами и управление бухгалтерской документацией;
• обработка заявок (на оплату, командировки, отпуска, закупку, предоставление кредитов);
• кадровый документооборот (КЭДО, командировки, отпуски);
• управление проектной документацией;
• автоматизация закупок и тендерных процедур;
• управление документацией системы менеджмента качества (СМК);
• претензионно-исковая работа;
• автоматизация служб аудита и контроля;
• архив документов ТОИР;
• управление совещаниями.

Набор решений зависит от типа организации. При этом решения можно настраивать в том числе самостоятельно, чему способствует гибкость настроек и адаптивный интерфейс. А преимущества low-code дают возможность использовать Agile-подход, при этом снимают проблему зависимости от разработчика или интегратора, убирают ограничения по настройке и кастомизации системы. Предметные специалисты могут принимать активное участие в разработке с самого ее начала.

Обожаю наше государство, оно на самом деле занимается правильными вещами, — так начинает свое выступление Андрей Чепакин, коммерческий директор, ELMA, и поясняет — Оно цифровизирует документооборот, переводит все из бумаги в электронный вид.

Задача стоит следующая: до 2024 года перевести на ЭДО 25% всех документов.

До пандемии этот процент был в районе семи, если я не ошибаюсь, — комментирует спикер, — поэтому мы считаем, что государство — это основной двигатель документооборота в России на ближайшие несколько лет.

По его словам, так выглядят тренды этого года: инициативы от государства, возросшая роль цифрового пространства компаний и уход ряда технологических решений. ELMA как вендор предлагает обратить внимание на lowcode ECM, которая поможет решить задачи электронного документооборота: сформировать машиночитаемый документ (МЧД), его подписание и загрузку в хранилище, проверку соответствия полномочий и организаций этому документу. В одном инструменте можно сформировать МЧД для разных ФОИВ.

Простое СЭД-приложение можно собрать силами аналитика или лоукодера, но при этом платформа позволяет уйти и в глубокую разработку, вплоть до написания собственных микросервисов или нейронок, если нужно. У нас есть подобный опыт. Вообще, lowcode позволяет собрать произвольное корпоративное приложение, в том числе для автоматизации сервисов, финансов, закупок, и устранить белые пятна, которые остались после ухода западных вендоров, — предлагает докладчик.

Межгосударственный, а может и межпланетный документооборот

Настоящий электронный документооборот появляется именно сейчас — так полагает Олег Бейлезон, руководитель продуктов ECM/BPM, Softline. От доверенного бумажного документа мы продвигаемся к доверенному электронному, то есть к структурированному и машиночитаемому файлу. Бумажного оригинала при этом может и не существовать вовсе.

Спикер представил Softline ECM — платформу для управления полным жизненным циклом юридически значимых документов. Она образует среду цифрового доверия, где можно получать и обрабатывать документы, совместно работать над ними, обмениваться с контрагентами, в том числе с физическими лицами. Что касается доступа, то Softline ECM держит баланс между доступностью и защищенностью, а также соответствует всем требованиям законодательства РФ.

Олег Бейлезон также сделал прогноз на будущее. По его мнению, ожидается лавинообразный рост первично-электронных документов, при этом процесс оцифровки бумажных документов будет продолжаться еще не один год. Кроме того, процессы с юридически значимым документооборотом будут расширяться.

Работа сейчас идет интенсивная, новостей будет много, а если посмотреть в будущее, то нас ждет государственный документооборот, а может даже, как говорил Остап Бендер, и межпланетный, — завершил он под всеобщее оживление зала.

Хранить или не хранить?

Ксения Захарчук, руководитель направления «Государственные услуги и сервисы для бизнеса», департамент корпоративного цифрового бизнеса, банк ВТБ, представила два новых сервиса. Дело в том, что произошли некоторые изменения законодательства РФ в части получения КЭП. Так, С 1 января 2022 года квалифицированный сертификат электронной подписи может выдавать только УЦ ФНС России и его доверенные лица. Для получения КЭП необходимо личное присутствие индивидуального предпринимателя или руководителя юридического лица. Получить квалифицированный сертификат электронной подписи по доверенности невозможно.

Коммерческие аккредитованные удостоверяющие центры осуществляют выдачу КЭП физическим лицам и представителям ЮЛ. Осуществлять выдачу КЭП ЮЛ и ИП данные центры не имеют права. Получить КЭП юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю можно только в инспекциях ФНС России, либо у его 7 доверенных лиц. В октябре 2021 года банк ВТБ получил статус такого доверенного лица.

Получение КЭП на сертифицированном USB-токене в офисе банка занимает 20 минут, — уверяет докладчица.

Второй представленный сервис тоже разработан в связи с изменениями в законодательстве. С 1 сентября 2023 года вступают в силу изменения ФЗ № 63 в отношении использования машиночитаемых доверенностей. Представители юрлиц для подписания электронных документов от имени организации обязаны использовать свою квалифицированную электронную подпись физического лица с обязательным приложением машиночитаемой электронной доверенности, подписанной КЭП юридического лица руководителя организации. Совместно с ФНС России, ВТБ разработал сервис машиночитаемых доверенностей для клиентов и сотрудников банка, включающий в себя функционал по созданию, отзыву и проверке таких доверенностей в соответствии с требованиями ФЗ № 63.

Перед компаниями давно встает вопрос: хранить или не хранить документы? Объем документации растет каждый год, равно как и затраты на хранение. Есть бумаги, которые положено хранить по закону. Сроки указаны в перечне, утвержденном приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236, и варьируются от года до 75 лет. Также есть документы постоянного хранения. Первые 10 лет они должны находиться в компании, а затем их передают в архив.

В госорганах тема хранения развита более глобальна, — говорит Дмитрий Матвеев, начальник отдела цифрового маркетинга, ЭОС, — а вот коммерческие компании иногда не очень заинтересованы, считают, что это им не нужно. Но на самом деле это не так. Тема хранения и передачи документов коснется всех.

На формирование архивов влияет и рост объема электронных документов, то есть таких, которые изначально создаются в цифровом виде и не имеют бумажных оригиналов. Докладчик предложил рассмотреть именно этот вопрос — а как же хранить такие электронные документы? Для этого предлагается воспользоваться системой «Архивное дело», которая в 2022 году была признана лучшим продуктом, отвечающим задачам импортонезависимости, и получила престижную премию «Приоритет-2022» в номинации «Программное обеспечение».

Пустячок, но приятно. Согласитесь, сейчас мало кто может похвастаться подобным дипломом, — улыбается Дмитрий Матвеев. — Наша система применяется в пятиста архивах.

«Архивное дело» представляет собой учетную систему для бумажных и электронных документов, средство для хранения файлов с атрибутивным и полнотекстовым поиском, а также хранилище подлинников электронных документов. Система образует особую доверенную среду, в котором, помимо разных инструментов (например, «Кармы» для работы с криптоалгоритмами), есть два хранилища: эталонное, с реестрами подлинников, и рабочее, а также место, где содержатся архивные карточки объектов и ссылки на файлы. «Архивное дело» помогает и с оцифровкой архива бумажных документов, принимая готовые сдаточные описи, осуществляя поточное сканирование и формируя необходимые отчетные формы. «Читальный зал» обеспечивает доступ к содержимому архивных фондов в соответствии с установленными правами доступа для каждого конкретного лица. Есть возможность поиска дел и документов по содержанию и атрибутам.

Управление контрактами в единой цифровой среде рассмотрел Игорь Лебедев, руководитель по развитию продукта, B2B-Center.

Мы пристально смотрим на бизнес, изучаем его процессы и пытаемся максимально соответствовать всем новым потребностям, тенденциям и веяниям.

А тенденции в развитии цифровых контрактов на сегодняшний день таковы. Заказчикам нужны сквозные решения, полный отказ от бумаги, успешное импортозамещение, понятный и удобный интерфейс систем, а также скорость их настройки и адаптации к нуждам конкретной организации.

На рынке существуют разные классы решений: от конструкторов документов до SRM — систем для управления взаимоотношениями с поставщиками и оптимизации закупочной деятельности. Игорь Лебедев представил сервис «B2B Контракты» для автоматизации и цифровизации процесса управления договорами внутри компании. Он позволяет создавать договоры по итогам торгов с использованием конструктора документов, а также оформлять, согласовывать и подписывать их с поставщиками в едином цифровом пространстве, а затем хранить.

Мы проводили исследование, в ходе которого выяснили, что 93% из 220 респондентов испытывают проблемы с этапом контрактации, когда пользуются популярными системами по работе с документами, — делится докладчик.

Проблемы вызывают и процесс внутреннего согласования документов (у 15%), и первичные документы (у 14%), а 5% респондентов и вовсе заявили, что плохо абсолютно все. Изучив эти сложности, B2B-Center задумалась над тем, чтобы реализовать некий сервис, который поможет тем недовольным заказчикам, которые не могли ранее зафиксировать сделку с контрагентом, используя другие системы ЭДО.

«B2B Контракты» призваны решить проблемы бизнеса в части закупочной деятельности. Решение позволяет инициировать договор по итогам тендера, сформировать проект договора по внутренним шаблонам заказчика, передать данные из итогов тендера и вести реестр документа — это функционал для закупщика. Также здесь есть возможности ля других отделов компании, например, для юридического.

В перерыве и по завершении конференции участники общались в неформальной обстановке, а также имели возможность ознакомиться с решениями и услугами ИТ-поставщиков на стендах, развернутых в холле мероприятия.

Информация о партнерах конференции

ЭОС – ведущий разработчик систем управления документооборотом, электронными и бумажными архивами, бизнес-процессами и корпоративным контентом, лидер рынка СЭД/ECM-систем России и стран СНГ. Профиль компании:

• разработка и поставка систем класса Enterprise Content Management (ECM), электронного документооборота, архивного дела
• оказание услуги по установке, настройке программных решений, вводу их в действие, обучению персонала
• оказание консультационные услуги в области документационной деятельности (обследование бизнес-процессов документооборота, экспертные, аналитические исследования)
• реализация проектов, связанных с созданием отраслевых, региональных, корпоративных систем управления документационной деятельностью

Docsvision – Low-Code платформа для управления процессами и данными крупного бизнеса и госкомпаний. Имеет сертификат ФСТЭК и включена в Единый реестр отечественного программного обеспечения при Минкомсвязи РФ. Входит в ТОП-3 самых популярных российских СЭД/ECM-платформ в России (TAdviser, декабрь 2021 г.) и в ТОП-5 BPM-систем (CNews, ноябрь 2020 г.). Продажи и внедрения платформы Docsvision осуществляются через сеть сертифицированных партнёров во всех регионах России - около 100 компаний. Партнёрская программа «ДоксВижн» признана одной из лучших среди разработчиков ПО, в 2018 году вошла в лидеры исследования «Партнёрские программы вендоров СЭД/ECM» от TAdviser).

• 14-ая конференция СЭД и ECM Day
• 13-ая конференция СЭД и ECM Day
• 12-ая конференция СЭД и ECM Day
• 11-ая конференция СЭД и ECM Day
• 10-ая конференция СЭД и ECM Day
• 9-ая конференция СЭД и ECM Day
• 8-ая конференция СЭД и ECM Day
• 7-ая конференция СЭД и ECM Day
• 6-ая конференция СЭД и ECM Day
• 5-ая конференция СЭД и ECM Day
• 4-ая конференция СЭД и ECM Day
• 3-ия конференция СЭД и ECM Day
• 2-ая конференция СЭД и ECM Day
• 1-ая конференция СЭД и ECM Day