Агрисовгаз (Стройгазконсалтинг) (1С:ERP Управление предприятием 2.0)

2017

С целью повышения качества и оптимизации ведения документооборота ООО «Агрисовгаз» руководством компании было принято решение о формировании современной корпоративной информационной системы, охватывающей все аспекты деятельности компании.

Для возможности использования бесшовной интеграции с внедряемой в компании системой lС:ERP Управление предприятием 2, руководством компании было принято решение об автоматизации программного продукта 1С:Документооборот КОРП.

До внедрения системы, документооборот в компании велся на бумажных носителях, что приводило к длительному, сложно контролируемому согласованию документации, дублированию и утере документов, а также требовало значительных трудозатрат на поиск и анализ необходимой информации.

Исходя из этого, требовалось организовать хранение документов в единой информационной системе, обеспечить сохранность документов, упорядочить процессы и создать систему согласования документов, исключить двойную работу по внесению данных, дублирование документов на бумажных носителях, организовать учет мероприятий и бронирование помещений, сократить объем ручного труда и обеспечить возможность постановки задач и контроля их исполнения. Именно эти задачи легли в основу проекта внедрения системы электронного документооборота.

В качестве партнера по внедрению была выбрана компания ООО «Проект-ИТ».

В процессе внедрения компанией ООО «Проект-ИТ», были выполнены следующие работы:

• проведено комплексное обследование текущего документооборота компании;
• разработано техническое задание с детальным описанием всех последующих настроек системы, формата загрузки НСИ, отрисовкой и описанием всех маршрутов бизнес-процессов;
• осуществлена загрузка всей необходимой для полноценной работы нормативносправочной информации;
• настроена синхронизация справочников и бесшовная интеграция между системами 1С:ERP Управление предприятием 2 и 1С:Документооборот КОРП;
• настроены виды и адаптированы в систему формы входящих, исходящих, внутренних документов;
• произведены настройки ведения архива в системе;
• настроено автоматическое заполнение печатных форм документов;
• разработаны внешние печатные формы;
• настроены согласованные маршруты бизнес-процессов;
• в систему загружен текущий архив договоров;
• разработаны пользовательские инструкции (текстовые и видео-инструкции), инструкция администрирования системы;
• разработаны шаблоны для заполнения матрицы прав доступа, проведены методические консультации по настройке прав доступа;
• проведено очное групповое обучение сотрудников компании;
• осуществлена консультационная поддержка в тестовой и опытно-промышленной эксплуатации.

По итогам выполнения проекта отмечено:

• ускорение процессов согласования документов;
• исключение двойной работы;
• сокращение времени на ввод и прохождение документов;
• сокращение ручного труда;
• снижение дублирования документов на бумажных носителях;
• улучшение исполнительской дисциплины.

Благодаря данному решению было организовано единое хранилище документов компании с разграничением доступа, появилась возможность вести учет мероприятий и бронирования помещений, ликвидирована возможность подписания несогласованных документов, упростился контроль бумажного документооборота.