Как работает СЭД на "Баймакском литейно-механическом заводе"

До лета 2015 года весь документооборот на предприятии велся в бумажном виде, а это, учитывая частые командировки руководителей, существенно усложняло и затягивало процесс согласования. Иногда документы терялись, что приводило к нарушению сроков, и, как следствие, к упущенной выгоде со стороны БЛМЗ. Особенно остро проблемы ощущались при работе с входящими заявками на производство: потеря документов приводила к тому, что заказчик вовремя не получал необходимую продукцию. Для решения описанных проблем руководство приняло решение внедрить ECM-систему.

Из множества ECM-систем, представленных на рынке, выбор был сделан в пользу DirectumRX. Основную роль при этом сыграло важное преимущество решения – возможность организации удаленной и территориально распределенной работы. Облачная архитектура DirectumRX позволяет использовать решение в любое время из любого места. Проект был реализован силами заказчика. Специалисты DIRECTUM при этом оказывали консультационную поддержку команде внедрения.

Главная особенность проекта – полностью самостоятельное внедрение DirectumRX заказчиком. C нашей стороны поддержка заключается в ежемесячном мониторинге настройки и использования системы, консультировании пользователей. Обучение администратора и семинар для пользователей проводились удаленно: посредством MS Lync в формате онлайн-трансляции, – отмечает Наталья Кучеренко, руководитель проектов внедрения компании DIRECTUM. – Облачная архитектура DirectumRX обеспечивает быстрый запуск системы: не требуется дополнительной настройки сервера, администрирования серверов приложений и баз данных – это существенное преимущество облачного решения перед локальными ECM-системами

В результате проекта на Баймакском литейно-механическом заводе автоматизированы процессы согласования исходящих писем и служебных записок, договоров и спецификаций, внутренних приказов. Также в электронном виде происходит рассмотрение входящих документов, выдаются поручения и контролируется их исполнение. При составлении договоров сотрудники завода используют готовые автозаполняемые шаблоны.

Сегодня система на предприятии запущена в опытно-промышленную эксплуатацию, в ней работают 20 пользователей. В планах – автоматизация согласования заявок на производство, работа через мобильное приложение DIRECTUM Jazz и расширение системы до 40 пользователей.