«Белкамнефть» расширила масштабы СЭД CompanyMedia

Компания «ИнтерТраст» сообщила о том, компания «Белкамнефть», дочернее предприятие НК «РуссНефть», приобрела лицензии на дополнительные рабочие места системы электронного документооборота CompanyMedia. Таким образом, в 2011 г. к системе в общей сложности были подключены около 90 сотрудников. Всего же в СЭД CompanyMedia на сегодняшний день работает около 700 специалистов «Белкамнефти».

Использование современного ПО, отвечающего актуальным потребностям рынка и бизнес-задачам компании, направленного на оптимизацию деловых процессов предприятия — одно из необходимых условий успешности НК «РуссНефть». Компания уделяет пристальное внимание развитию своей ИТ-инфраструктры, постоянно совершенствуя ее, говорится в сообщении «ИнтерТраст». СЭД CompanyMedia была установлена на рабочих местах ключевых сотрудников «Белкамнефти» еще в 2001 г. Предпосылками к этому был рост численности сотрудников (с 800 до 2 тыс.), увеличение количества осваиваемых месторождений нефти (с 1 до 21 за 3 года), что значительно усложняло бизнес-процессы, увеличивало объемы документации. В этой связи возникла необходимость в оптимизации существующих деловых процессов, организации информационной поддержки управления компанией. Ставка была сделана на информационные технологии.

На СЭД CompanyMedia были возложены задачи: организации документооборота в электронном виде (создания документов/перевода их в электронный вид, согласования, подписания, распространения и пр.); оптимизации (увеличения скорости и качества) обработки и распространения документов; улучшения процессов контроля исполнения документов и поручений по ним (в том числе своевременное извещение сотрудников о приближении сроков визирования или подписания проектов документов, исполнения поручений и документов); обеспечения быстрого, удобного и эффективного поиска документов; организации единого информационного пространства для сотрудников компании с целью обеспечения более эффективного и оперативного их взаимодействия; организации информационной поддержки выработки, принятия и контроля исполнения важных управленческих решений.

Специалисты «ИнтерТраст» провели информационное обследование делопроизводства и документооборота «Белкамнефти», по результатам которого были оптимизированы схемы движения документов в организации с момента создания/получения до списания в дело, установили и настроили ПО на рабочих местах пользователей, обучили руководителей, менеджеров среднего звена, предметных и технических специалистов, а также других пользователей работе в СЭД CompanyMedia.

По отзыву заказчика, использование системы позволило повысить эффективность работы с большими объемами документов, оптимизировать бизнес-процессы, связанные с обработкой документации, что заметно отразилось на эффективности управления предприятием в целом. В связи с этим было принято решение дальнейшего развития системы и ее установки на рабочих местах всех основных участников документоориентированных бизнес-процессов.

За 10 лет система была установлена на 700 рабочих местах специалистов, участвующих в документообороте компании. В 2011 г. в рамках развития СЭД была произведена закупка 80 дополнительных лицензий CompanyMedia с целью обеспечения эффективной и качественной работы новых сотрудников компании.

«Сегодня трудно себе представить рабочее место руководителей и менеджеров среднего звена без системы электронного документооборота CompanyMedia: с ее помощью осуществляются процессы обработки (создание с нуля или по шаблону, согласование, подписание и пр.), распространения и исполнения документов и поручений по ним, — отметил Чучалов Александр, начальник управления информационных технологий компании «Белкамнефть». — СЭД обеспечивает информационную поддержку принятия и исполнения решений и реализации бизнес-процессов компании. Это надежный и эффективный инструмент работы с документами: десять лет эксплуатации системы доказали это».