Заказчики: Газпром нефть Санкт-Петербург; Нефтяная промышленность Подрядчики: ALP Group (КТ-АЛП, АЛП-ИС) Продукт: Проекты - СЭД - потоковое распознаваниеДата проекта: 2008/05 — 2014/09
Количество лицензий: 2000
|
Технология: СЭД - Системы потокового распознавания
|
7 октября 2014 года ALP Group сообщила о внедрении системы управления документами в ОАО «Газпром нефть».
Ход проекта
Дмитрий Россихин, директор по качеству и развитию бизнеса системной интеграции ALP Group, поведал: «Внедрение системы управления документами — это часть большого проекта унификации предприятий нефтепродуктообеспечения, который стартовал в "Газпром нефти" в 2008 году. В рамках проекта были введены единые стандарты бухгалтерского и налогового, коммерческого унифицированного учета, планирования и бюджетирования, управления инвестициями, подготовки отчетности МСФО, управления нормативно-справочной информацией».
Перед интегратором стояла задача комплексной автоматизации 14 предприятий заказчика, десять из них на территории России, четыре - в странах СНГ. Система должна включать разработку и внедрение всех учетных систем, а для этого необходимо создать единую автоматизированную систему хранения документов (АСХД).
Цели создания системы:
- автоматизация процессов обработки первичных бухгалтерских документов в рамках централизации функции бухгалтерского учета;
- снижение налоговых и финансовых рисков, повышение прозрачности данных, улучшение внутреннего контроля, повышение эффективности процессов;
- оперативное представление полной и достоверной информации о первичной бухгалтерской документации для принятия оптимальных управленческих решений на всех уровнях управления;
- снижение сроков закрытия бухгалтерской отчетности;
- создание единой базы по договорам;
- подключение подведомственных предприятий к единой корпоративно-информационной системе управления.
К системе подключены 2 тыс. пользователей дочерних и зависимых обществ, в десяти городах.
Этапы внедрения проекта соответствовали классической схеме:
- концептуальное проектирование,
- формирование основных бизнес-процессов
- подготовка ТЗ.
Далее:
- разработка прототипа системы,
- демонстрация заказчику решения с последующим устранением замечаний,
- разработка инструкции для пользователей и администратора системы,
- обучение пользователей,
- опытно-промышленная эксплуатация,
- введение системы в эксплуатацию.
Функционал общих центров обслуживания (ОЦО) — подразделений, которые занимаются подготовкой бухгалтерских документов на местах, начал меняться. В рамках проекта выделено обособленное подразделение, в котором организована система хранения документов и ее взаимодействие с системой планирования и бюджетирования.TAdviser выпустил новую карту российского рынка информационных технологий: более 380 разработчиков и интеграторов
Итог проекта
В результате проведенных работ:
- автоматизированы процессы сканирования, штрихкодирования входящих, исходящих и внутренних документов;
- составлен и действует маршрут прохождения документов;
- организован контроль исполнительской дисциплины;
- налажена система хранения электронных документов, их автоматическая выемка по запросу;
- автоматизирован процесс формирования и идентификации папок документов.
Система помогает формировать различные отчеты:
- отчет по контролю создания заявок;
- сводный отчет по заявкам;
- отчет об исполнительской дисциплине.
Внедрением системы автоматизирован бумажный поток документов, налажена интеграция с другими учетными системами. За счет автоматизации бизнес-процессов удалось снизить трудозатраты на прием и обработку первичных бухгалтерских документов. Посредством создания единой точки учета и базы данных первичных документов минимизирован риск их потери. Оптимизирован поиск документов по запросам, в том числе от ИФНС. Сформирована общая база договоров.