В "Золотом полюсе" создана система управления проектами и автопарком горной техники

2021: Создание системы управления проектами и автопарком горной техники

28 июня 2021 года компания «Адванта» сообщила о создании системы управления проектами и автопарком горной техники в «Золотом Полюсе»|

Целью проекта было повышение эффективности управления проектами за счет внедрения системы планирования и мониторинга.

Внедрение системы проходило при значительной поддержке со стороны руководства компании. После первичной настройки дальнейшее развитие системы компания осуществляла собственными силами.

К 2021 году в системе реализованы:

• Документооборот. Делопроизводители фиксируют входящую и исходящую корреспонденцию, к обсуждению поступающих документов привлекаются сотрудники, в зоне ответственности которых эти документы находятся.
• Договорная работа. В системе ведутся обсуждения и согласования договоров, спецификаций и дополнительных соглашений. Организовано хранение всех сопутствующих документов.
• Кредитное и лизинговое планирование, контроль факта. Используя разработанный дашборд, руководство компании может в любой момент просматривать графики платежей, видеть детализированную информацию об обязательствах компании перед контрагентами.
• Контроль налоговых обязательств. Налоги и платежи по ним фиксируются в системе, на основе дашборда топ-менеджмент получает подробные данные по налоговым обязательствам компании.
• Система HelpDesk для организации взаимодействия сотрудников с ИТ-отделом. Каждая заявка создается в системе ADVANTA, пользователи могут отслеживать ход работ по своему обращению, а руководству доступны отчеты о количестве и качестве отрабатываемых отделом обращений.
• Контроль за выполнением работ и достижением плановых показателей. Перед началом сезона в систему вносятся планы производства работ, факт вносится в систему ежедневно. Руководство, используя разработанный для этого дашборд, может отслеживать ход исполнения работ, достижение плановых показателей и использовать эту информацию для принятия управленческих решений.
• Управление автопарком горной и вспомогательной техники. Информация о состоянии техники ежедневно вносится в систему диспетчерами на участках. Руководство, используя разработанные дашборды и отчеты, может видеть детализированную информацию о состоянии каждой единицы техники на участках производства работ.

При помощи системы ADVANTA удалось создать внутри компании единое информационное пространство, позволяющее сотрудникам осуществлять коммуникации и обмениваться информацией в рамках реализуемых проектов, а руководству – иметь возможность в любой момент времени видеть актуальную информацию, касающуюся различных аспектов деятельности компании (бюджет, налоги, объемы производства работ, обязательства по кредитным и лизинговым договорам и т.д.) и использовать эту информацию для принятия управленческих решений. В системе настроены алгоритмы, которые значительно упрощают работу и экономят время: автоматический сбор факта по проектам, автоматические рассылки запросов предоставления отчетности, автоматическое уведомление ответственных сотрудников об определенных событиях, например, о перемещении техники с участка на участок. Несмотря на то, что к июню 2021 года в нашей системе ADVANTA уже реализовано достаточно большое количество процессов, мы не останавливаемся на достигнутых результатах и продолжаем ее развитие. сказал Андрей Амосов, администратор проектов Артели старателей «Золотой Полюс».

Система ADVANTA была выбрана нами в 2019-м году в качестве инструмента для улучшения качества взаимодействия сотрудников компании в рамках проектной деятельности и для повышения эффективности управления бизнесом. Внедрение системы, на мой взгляд, позволило решить эти задачи. Для обсуждения документов, рабочих вопросов и задач мы активно используем дискуссии, а созданные для топ-менеджмента компании дашборды и отчеты позволяют всегда иметь под рукой актуальную информацию, необходимую для принятия управленческих решений. Для меня, как для руководителя, ключевым достоинством системы ADVANTA является ее универсальность – текущие финансовые показатели, налоговые обязательства, данные о плановых и фактических объемах работ консолидированы внутри одной системы. Отсутствие необходимости запрашивать эту информацию у начальников соответствующих подразделений значительно упрощает работу. отметил Ахмет Алимов, первый заместитель Генерального директора компании Артель старателей «Золотой полюс».