Заказчики: Калининградтеплосеть Калининград; Электротехника и микроэлектроника Подрядчики: Весткомп Консалтинг Продукт: Дело (ЭОС)Дата проекта: 2013/04 — 2014/01
Бюджет проекта: 1123 руб.
Количество лицензий: 1
|
Содержание |
14 апреля 2014 года компания ЭОС сообщила об автоматизации системы документооборота с использованием СЭД «ДЕЛО» по заказу МУП «Калининградтеплосеть».
Задачи проекта
Одним из направлений повышения эффективности работы управленческого аппарата и деятельности предприятия в целом МУП «Калининградтеплосеть» выбрало упорядочение внутреннего документооборота. Для этих целей внедрена система управления документами «ДЕЛО».
Перед проектом в МУП «Калининградтеплосеть» сложилась ситуация: огромное количество документов, обеспечивающих различные бизнес-процессы, сложные схемы документопотоков, большой объем переписки с контрагентами и «слабое звено» на участке отслеживания хода исполнения управленческих решений (следствие отсутствия автоматизации).
Главная цель проекта - прозрачность и упорядоченность всех документально-ориентированных бизнес-процессов. Для этого требовалось оптимизировать прохождение служебных документов, исключив неэффективные схемы, и сделать возможным отслеживание их состояния на всех этапах. Кроме стандартных задач автоматизации (регистрация, контроль, мониторинг исполнения и т.д.), необходимо было реализовать на базе внедренной СЭД работоспособный аналитический инструментарий. Гид по NGFW. 10 наиболее заметных продуктов, доступных на российском рынке
Исполнителем проекта стала компания «Весткомп Консалтинг».
Ход проекта
Специалисты ООО «Весткомп Консалтинг» начали проект с анализа маршрутов движения служебных документов на предприятии. Итог подготовительной стадии - определение перечня, последовательность работ и пакет приобретаемых лицензий системы.
В апреле-мае 2013 года автоматизировали основное подразделение, отвечающее за документооборот – отдел делопроизводства.
На следующем этапе к СЭД подключили: бухгалтерию, юридический отдел, службу по работе с дебиторской задолженностью и те из производственных отделов, которые обеспечивали документирование основных деловых процессов. Тогда же доступ в систему получили помощники директора и технического директора, а также главный инженер. Этот этап проекта завершился в сентябре 2013 года.
В процессе внедрения значительно изменены правила работы с некоторыми группами документов и усовершенствованы маршруты их движения. На финальном этапе проекта рабочие места СЭД установили в остальных подразделениях: инженерной группе, производственной службе механизации транспорта, аварийно-ремонтной службе, производственной службе ремонта котельных, отделе бизнес-планирования и др.
К январю 2014 года весь запланированный объем работ выполнен:
- система установлена и настроена,
- пользователи прошли обучение,
- СЭД прошла опытную эксплуатацию.
На каждом этапе одновременно с подключением новых подразделений проводилась дополнительная настройка системы и обучение пользователей.
Итог проекта
С помощью стандартного функционала СЭД «ДЕЛО» автоматизированы процессы:
- регистрации входящих и исходящих документов, ОРД, договоров и пр.;
- ведение поручений и отчетов исполнителей;
- контроль исполнения поручений и документов;
- отправка документов;
- работа с номенклатурой дел;
- создание аналитических отчетов по документообороту;
- ведение отчетов по специфическим параметрам рассылки писем контрагентам.