Заказчики: Пионер, ГК (Pioneer) Москва; Строительство и промышленность строительных материалов Подрядчики: Офис-Док, ООО Продукт: EOS for SharePoint 2013 (ЭОС)На базе: Microsoft SharePoint 2013 Дата проекта: 2018/09 — 2019/02
Количество лицензий: 500
|
Технология: СЭД - Системы потокового распознавания
|
2019: Внедрение EOS for SharePoint
16 сентября 2019 года компания «ЭОС» сообщила, что в Группе компаний «Пионер» завершено внедрение СЭД. Для создания единого информационного пространства и автоматизации процессов документационного обеспечения выбрано решение EOS for SharePoint. По данным на сентябрь 2019 года в ней работает 500 сотрудников. Проект реализован компанией «Офис-Док».
До внедрения EOS for SharePoint в ГК «Пионер» наблюдалась ситуация, типичная для многих крупных динамично развивающихся структур: разрозненные системы работы с документами, созданные на разных версиях платформы SharePoint (следствие – проблемы с быстродействием и обменом информацией) плюс большое количество иных специализированных программных продуктов (следствие – трудности с экспортом/импортом и дублированием данных).
Главной целью внедрения EOS for SharePoint в ГК «Пионер» стало создание единого пространства для обмена информацией̆ между участниками бизнес-процессов компании и различными корпоративными системами. Заказчику требовалось:
- заменить разрозненные системы для работы с документами на единую, решить вопросы быстродействия;
- оптимизировать бизнес-процессы документационного обеспечения, согласования контрагентов, наладить контроль за сроками исполнения поручений, обеспечить гибкость и быстроту поиска документов;
- создать единую инфраструктуру обмена документами за счёт интеграции СЭД с широким пулом других программ (для бухгалтерских нужд, для проектного управления, юридических служб, кадровой службы и ряда других подразделений).
Главной особенностью проекта стало большое количество интеграций разных продуктов между собой через шину данных. В целом на работы по внедрению потребовалось около полугода.
На подготовительном этапе специалисты компании «Офис-Док» исследовали ИТ-инфраструктуру и определили порядок встраивания в нее СЭД, проанализировали бизнес-процессы, подлежащие автоматизации, выработали правила настройки, подготовили исторические данные для миграции, а также существующие справочники к интеграции. Тогда же были окончательно определены ключевые задачи, которые требовалось решать с помощью EOS for SharePoint:
- формирование единого хранилища электронных документов, создаваемых и обрабатываемых в СЭД;
- определение и настройка маршрутов движения и жизненных циклов документов, обрабатываемых в контуре СЭД;
- автоматизация процессов создания, утверждения, регистрации, контроля исполнения, рассылки, поиска документов;
- разработка функций и процессов согласования;
- работа с ключевыми справочниками;
- управление правами доступа;
- разработка пользовательского интерфейса (включая формы ввода-вывода и меню).
В ходе внедрения документные процессы из имеющихся СЭД перенесены в EOS for SharePoint и адаптированы с учетом актуальных изменений в деятельности компании. Система мигрировала на платформу Microsoft SharePoint 2016. В результате в СЭД автоматизированы важнейшие бизнес-процессы: общий документооборот; работы по договорам с покупателями; по трудовым договорам и договорам ЦФО; работа с заявками (доверенности, разработка договоров); согласование контрагентов и ряд других. Реализована возможность безопасного доступа для внешних пользователей.TAdviser выпустил новую карту «Цифровизация банков»
Также в рамках проекта разработаны сервисы интеграции с CRM, с шиной данных и модуль миграции исторических данных в СЭД. Доработана эргономика АРМ и стиль пользовательского интерфейса. Оформление системы выполнено в фирменных цветах в соответствии с брендбуком заказчика. Для ключевых пользователей специалистами компании «Офис-Док» проведено обучение.
Работы по настройке и тестированию завершились в декабре 2018 года. Все задачи, поставленные в момент старта проекта, решены в ожидаемое время. С января 2019 года началась опытно-промышленная эксплуатация, а с февраля EOS for SharePoint запущена в полностью промышленный режим.
Опыт использования EOS for SharePoint в 2019 году дает возможность оценить первые результаты внедрения СЭД. Специалисты ГК «Пионер» отмечают, что согласование стало более «прозрачным» – понятно, у кого и как долго находится документ. Согласование контрагентов для службы безопасности стало более удобным. Кроме этого, СЭД позволила начать оптимизацию бизнес-процессов согласования документов.
Заказчик продолжает совершенствовать созданную ИТ-инфраструктуру. В сотрудничестве с компанией «Офис-Док» дорабатывается узкоспециализированный функционал, настраиваются дополнительные интеграции, обучаются новые пользователи. Есть и перспективные задачи, на будущее: автоматизация работы с архивом и архивного хранения документов; разработка отчетов по срокам согласования документов (с целью влияния на повышение исполнительской дисциплины); расширение реквизитного состава, добавление процессов обмена с другими системами через шину данных и ряд других.