Заказчики: Самара Учебный центр Подрядчики: ACS-СоюзЭВМкомплекс Продукт: Docsvision (СЭД/ECM-система)Дата проекта: 2008/11 — 2009/12
Количество лицензий: 10
|
Руководство НОУ УЦ «Самара» приняло решение о необходимости внедрения комплексной автоматизированной системы управления. Одним из основных требований к реализуемому решению являлось наличие инструментов настройки функциональности для каждого конкретного вида подготовки и аттестации специалистов с учетом его специфики, развитого модуля автоматизации бизнес-процессов, а также средств модификации решения, не требующих навыков программированияГК «ACS-ВолгаЭВМкомплекс» - премиум партнер DocsVision , предложила соответствующую концепцию автоматизации, предполагающую поэтапное внедрение единой автоматизированной системы управления на базе программной платформы «DocsVision».
В мае 2009 года завершился первый («пилотный») этап внедрения «DocsVision» на семи рабочих местах, в результате которого была определена применимость системы для решения поставленных задач. А в июне был подписан договор на второй этап, в рамках которого будут автоматизированы два направления подготовки и аттестации специалистов.
Специалистами ГК «ACS-ВолгаЭВМкомплекс» совместно с ключевыми сотрудниками НОУ УЦ «Самара» были сформулированы первоочередные требования к функциям, которые должна осуществлять система:
- Регистрация, хранение, поиск и обработка документов по учебному процессу с сохранением образа любого документа в регистрационной карточке;
- Автоматическое создание учебных групп
- Автоматический перенос сведений из одних регистрационных карточек в другие;
- Автоматическое заполнение печатных форм документов данными из карточек;
- Формирование отчетов:
- о подготовленных и аттестованных специалистах;
- о состоянии учебных процессов по видам обучения, группам, организациям, датам, периодам обучения и т.п.
- Автоматизированный расчет стоимости обучения по заявке;
- Автоматический перенос данных из квалификационного удостоверения в форму отчета для НТЦ «Промбезопасность».
Для реализации вышеперечисленных функций были разработаны универсальные карточки, отражающие специфику направлений обучения, автоматизированные бизнес-процессы DocsVision, скрипты и xslt-преобразования. В частности, для решения задачи по автоматическому формированию группы разработан программный модуль, распределяющий кандидатов поГруппа компаний «ВДГБ»: 28 лет успеха на рынке 1С
соответствующим группам в зависимости от метода неразрушающего контроля, на который была подана заявка.
Следует отметить, что сотрудники НОУ УЦ «Самара» в процессе создания автоматизированной системы выступают в роли постановщиков задач, принимающих активное участие в выполнении всех стадий проекта.
Этапность
- 1 этап (пилотный проект): Разработка инструментов регистрации, поиска, и формирования отчетности по процессу подготовки и аттестации специалистов неразрушающего контроля и технического надзора. Создание основы для автоматизации деятельности НОУ УЦ «Самара», в том числе в области подготовки и аттестации специалистов.
- 2 этап: Бизнес-процесс подготовки и аттестации специалистов неразрушающего контроля и технического надзора, отвечающего за своевременное проведение и документирование обучающих мероприятий, охватывает все стадии учебного процесса, начиная с автоматизированного формирования группы и заканчивая регистрацией и печатью последнего документа (удостоверения).
Результаты
- Снижение трудоемкости рутинных операций по подготовке документации, сопровождающей процесс обучения;
- Разработка гибкой системы отчетности по всем стадиям процесса;
- Получение оперативного доступа к информации, сопровождающей учебный процесс для принятия эффективных управленческих решений.
Перспективы развития
Следующим важным шагом в развитии системы станет расширение контура автоматизации за счѐт включения новых пользователей и видов подготовки и аттестации специалистов:
- сварочного производства;
- по экологическим программам;
- экспертов;
- по рабочим профессиям.
В перспективе – автоматизация других предметных областей деятельности НОУ УЦ «Самара», включая общее делопроизводство.
- Проект - лицензии: 10
- Проект - пользователи: 40
- Распределенное решение: НЕТ
- Делопроизводство: ДА
- Управление процессами: ДА
- Административное делопроизводство: НЕТ
- ServiceDesk: НЕТ
- Разработка на платформе DocsVision: НЕТ
- Шлюз к 1С:Предприятие: НЕТ
- Шлюз к Microsoft Office SharePoint Server: НЕТ
- Шлюз к Microsoft Dynamics AX: НЕТ
- Другие шлюзы: НЕТ
- Электронная цифровая подпись: НЕТ
Решение предназначено для автоматизации ключевого бизнес-процесса НОУ УЦ – «Подготовка и аттестация специалистов». Внедрение системы осуществляется 3 этапами: 1 этап: разработка инструментов регистрации, поиска и отчетности по процессу подготовки и аттестации специалистов неразрушающего контроля и технического надзора. Создание основы для автоматизации деятельности НОУ УЦ «Самара», в том числе в области подготовки и аттестации специалистов НК и ТН. 2 этап: автоматизация процесса подготовки и аттестации специалистов неразрушающего контроля и технического надзора. Начинается формированием группы (автоматизированное создание). Заканчивается регистрацией и печатью последнего документа из цикла обучающих мероприятий (удостоверения). Отвечает за своевременное проведение и документирование обучающих мероприятий. 3 этап: расширение контура автоматизации за счёт включения новых пользователей и видов подготовки и аттестации специалистов: сварочного производства; по экологическим программам; экспертов; по рабочим профессиям. Версия: 4.1 Количество пользователей: 40 человек, одновременно 10. Тип решения: настройка приложений «Делопроизводство» и «Управление процессами».