Старкт Девелопмент (Первая Форма BPM)

Инициатором обращения в «Первую Форму» стал Начальник юридического отдела. Ежедневно через юристов проходит более 20 договоров от различных поставщиков строительных материалов. Усилий имеющихся сотрудников стало не хватать, в документах полная неразбериха — кто, как и каким договором занимается в данный момент.

В процессе обсуждения проекта по внедрению «Первой Формы» было выявлено одно из ключевых «узких» мест в работе компании – необходимость формализации закупочных процессов. Ежедневно в отдел снабжения поступали десятки телефонных звонков с обращениями на закупку строительных материалов. По каждой заявке приходилось несколько раз перезванивать, уточнять и пересогласовывать наименование, количество, компанию-изготовителя той или иной позиции, сроки и факт доставки и проч. Многочисленные обсуждения с заказчиками и переговоры с поставщиками требовали неоправданно большого количества времени на обработку одной заявки.

В этой связи был установлен следующий режим работы отдела: все поступающие обращения копились в течение недели, и лишь в один единственный день — следующий понедельник – обрабатывались и распределялись по поставщикам. По этой причине иногда возникали сложности с выполнением срочных заказов. Что, в свою очередь, влекло простой оборудования, рабочей силы, затягивание сроков сдачи объекта.

Рабочая группа из консультантов «Первой Формы» и координаторов со стороны заказчика определила основные цели автоматизации:

1. Повышение исполнительской дисциплины сотрудников, введение четкой фиксации ответственности сотрудников.
2. Повышение прозрачности работы сотрудников, формализация рабочих взаимодействий, возможность контроля над задачами и оперативного реагирования по отклонениям.
3. Снижение рисков потери информации вследствие снижения роли человеческого фактора.
4. Унификация процесса сбора заявок на закупку.
5. Унификация процедуры согласования договоров с поставщиками.

Проект стартовал в мае 2015 года. Первым этапом была автоматизирована работа отдела снабжения в части обработки заявок на поставку строительных материалов.

Теперь вся информация по заявкам вносится прорабами в систему непосредственно на объекте и централизованно консолидируется в единый реестр. При этом есть возможность указать в заявке не только номенклатурный список, но и дату, когда материал должен быть доставлен на строительную площадку. В любое время заказчик может отследить статус заявки и проконтролировать срок ее исполнения.Метавселенная ВДНХ 2.7 т

Единый реестр заявок позволил реализовать сквозной бизнес-процесс, в котором задействованы все ключевые подразделения компании (финансовый, юридический, отдел снабжения и др.). Контур автоматизации последовательно охватывает все этапы закупочного процесса: выбор оптимального поставщика; выставление сметы со стороны контрагента; сбор, оформление и выставление счетов на оплату за текущую неделю; проведение и отслеживание платежей; доставку заказа на объект; получение отчетов по факту получения товара перед отделом закупок.

Такой порядок работы позволил:

• обеспечить стабильность плана закупок и графика поставок строительных материалов;
• контролировать оплату счетов контрагентам и выполнение с их стороны договорных обязательств;
• формировать единый бюджет на закупки и осуществлять его еженедельное планирование;
• повысить прозрачность процесса закупок для руководства и, как следствие, скорость согласования готовых смет;
• снизить риск приобретения строительных материалов по «нерыночным» ценам.

В целом, время на заполнение одной заявки несколько увеличилось, т.к. теперь необходимо указывать полную информацию для осуществления поставки. Но, в общем объеме дел, время на бесполезные, избыточные коммуникации сокращены в очень значительной мере. В этом и есть самый главный плюс автоматизации, — заявил Евгений Мосолов, заместитель генерального директора по материально-техническому снабжению.

Вторым этапом автоматизации стало внедрение системы электронного документооборота на базе «Первой Формы». Было создано единое информационное пространство по всей договорной документации. Автоматизирована постановка задач и поручений во всех служебных подразделениях, обеспечен автоматический контроль над их выполнением. Вся работа по согласованию договоров и счетов с контрагентами ведется в информационной системе.

Теперь на выходе мы имеем качественный, отработанный договор. Сразу видно, где и какие были допущены ошибки и исправления. Работа с договорами стала быстрее. К примеру, если раньше согласование одного документа могло затянуться на месяц, то сейчас есть определенный график работы, не превышающий двух недель, — отметил Виталий Новиков, начальник юридического отдела ООО «Старкт».

Результаты, полученные по итогам трех месяцев работы в системе:

• Средняя скорость выполнения поручения сократилась на 30%.
• Процент потери договоров поставки при согласовании сведен к нулю.
• Сокращение времени формирования реестра заявок на поставку минимум на 80%.
• Сокращение времени согласования договоров поставки минимум на 30%.