«Тамп» автоматизировал поиск документов с помощью «Скан-Архива»

12 марта 2018 года стало известно, что в ЗАО КФК «ТАМП» создали электронный архив на базе «Скан-Архива».

ЗАО КФК «ТАМП» - московский арендодатель торговых площадей и нежилой недвижимости. Налоговые органы в рамках своей деятельности проявляют особое внимание к компаниям, осуществляющим деятельность в сфере недвижимости. Регулярные запросы о необходимости сверки документов и налоговые проверки требуют от сотрудников бухгалтерии тратить много времени на работу с архивными документами. В связи с этим было принято решение о создании электронного архива.

Для этих целей было выбрано решение «Скан-Архив», разработанное компанией «ГЭНДАЛЬФ». Основной критерий выбора – возможность интеграции с «1С:Аренда и управление недвижимостью», доработкой «1С:Бухгалтерия», в которой ведется учет в ЗАО КФК «ТАМП». Установкой и настройкой программы занимались специалисты компании-вендора.

После внедрения «Скан-Архива» процесс работы с «первичкой» изменился. Два сотрудника бухгалтерии со своих рабочих мест вносят необходимые бумаги в сканер, который обрабатывает их и прикрепляет к базе клиентов в «1С:Аренда и управление недвижимостью». При необходимости любой документ доступен для поиска в базе по различным критериям. Если по запросу налоговой необходимо предоставить копии первичных документов, «Скан-Архив» позволяет выгрузить их за несколько секунд. В день через программу проходит 50 документов.

«Мы используем лишь малую часть функционала программы, так как еще не успели освоить некоторые нюансы работы с электронным архивом и функцию контроля возврата документов. В ближайших планах стоит перенос в программу всех необходимых документов за 2017 год, чтобы оперативно проходить налоговый контроль и по прошлым отчетным периодам». Лариса Федоровна Соколова, главный бухгалтер ЗАО КФК «ТАМП»