В Территориальном фонде ОМС Приморского края завершен проект по масштабированию СЭД «Дело»

2020: Перевод документооборота в безбумажный вид на базе СЭД «Дело»

В Территориальном фонде ОМС Приморского края компанией «КС-Консалтинг», партнером ЭОС на территории Западной и Восточной Сибири, завершен проект по масштабированию СЭД. 100% сотрудников ТФОМС, участвующих в документообороте, получили доступ в систему «Дело», внедрены дополнительные опции, увеличивающие эффективность использования СЭД, проведено обучение всех пользователей. В результате организация полностью отказалась от копирования документов, перевела в электронный формат работу с резолюциями и перешла на согласование исходящих и организационно-распорядительных документов с использованием электронной подписи, сообщили 7 сентября 2020 года в компании «Электронные офисные системы (Софт)».

Ситуация до начала проекта

На момент обращения в "КС-Консалтинг" в ТФОМС Приморского края уже была частично внедрена СЭД «Дело». Однако система использовалась только в качестве электронного архива, для регистрации документов и хранения копий.

Регистрация входящих документов производилась централизованно в отделе делопроизводства. Дополнительно велась регистрация конфиденциальных документов в бумажном журнале, где сотрудники расписывались за получение оригиналов. В системе «Дело» работали 30 человек.

Обращения граждан по телефону и электронной почте регистрировались через «Контакт-Центр». Это единая база, которая создана согласно приказу №271 ФФОМС от 24.12.2015 г. и используется во всех региональных отделениях фонда медицинского страхования.

Цель проекта

Перед "КС-Консалтинг" была поставлена цель максимально перевести документооборот в безбумажный вид. Реализацию проекта значительно упростило то, что на момент внедрения практически все сотрудники ТФОМС уже использовали усиленные квалифицированные подписи (УКЭП). Это ускорило процесс перехода от подписи документов на бумаге к электронному визированию и согласованию.

Реализация проекта

Весь процесс, от обращения клиента с запросом до перевода СЭД в промышленную эксплуатацию занял около 3 месяцев и был разбит на 5 этапов:

• 1. Обследование.
• 2. Настройка базы данных.
• 3. Установка базы данных и дополнительных опций.
• 4. Обучение пользователей и системных технологов.
• 5. Авторский надзор.

Свои корректировки в график работ внесла пандемия коронавируса, из-за которой стали невозможны командировки сотрудников в другие регионы. Но здесь на помощь пришел богатый опыт КС-Консалтинг в дистанционном внедрении СЭД, благодаря которому первые 3 этапа — обследование и работа с базой — были успешно проведены удаленно. Обзор российского рынка банковской цифровизации: импортозамещение, искусственный интеллект и собственные экосистемы 6.8 т

Провести обучение более 100 пользователей специалисты компании также могли в удаленном режиме, однако это могло значительно увеличить сроки реализации проекта. К счастью, к середине июня 2020 года, когда все подготовительные работы были завершены, полеты между регионами возобновились, и команда КС-Консалтинг смогла продолжить работу уже непосредственно на территории заказчика.

Итоги проекта

Доступ к системе получили 100% сотрудников, которые участвуют в документообороте. Всего автоматизировано 112 рабочих мест, между которыми распределены:

• 3 лицензии «толстого клиента» СЭД «Дело»;
• 70 лицензии гарантированного обслуживания (ЛГО) «Дело-Web»;
• 10 конкурентных лицензий «Дело-WEB»;
• 100 лицензий на опции «EOS DesktopService» и «ЭП и шифрование».

Дополнительно для пользователей ЛГО и «толстого» клиента приобретены 73 лицензии на приложение «Мониторинг документов». Это собственная разработка «КС-Консалтинг», которая помогает пользователю быть в курсе новых событий, не заходя непосредственно в СЭД. Для работы с документами установлено 2 опции «Сканирование» и 1 опция «Сканирование с распознаванием».

Среди других результатов проекта:

• Работа с резолюциями полностью переведена в электронный формат: их составляют только в «Деле», без использования бумажных экземпляров.
• Запущено электронное согласование исходящих и организационно-распорядительных документов с использованием электронной подписи на этапе визирования и подписания. Благодаря использованию опции EOS Desktop Service документы можно редактировать сразу в СЭД.
• Электронная подпись используется для визирования документов постоянного срока хранения, а также для визирования и подписания документов временного срока хранения.
• Полный отказ от копирования документов, на которое раньше уходило много времени и ресурсов. Оригиналы документов передаются ответственным исполнителям.
• Проекты некоторых документов автоматически регистрируются сразу после того, как на них проставлена подпись. Это позволило отказаться от «ручной» регистрации через делопроизводителей, сократить цикл движения документа и затраты времени на документооборот.
• В электронный вид переведены служебные записки — раньше их писали на бумаге, а затем регистрировали у делопроизводителя. Теперь сотрудник создает служебную записку в «Деле» и сразу отправляет ее руководителю.
• Прием обращений граждан, как и прежде, производится через «Контакт-Центр», так как это единая база для всех ТФОМС и отказаться от ее использования нельзя. Но ответы гражданам регистрируются в «Деле» с указание номера обращения, на которое дается ответ.
• Исходящие письма в лечебно-профилактические учреждения и страховые организации теперь готовят на бланках для визуализации штампа ЭП и отправляют по электронной почте. Форма бланка была разработана специально для этого проекта специалистами «КС-Консалтинг».

Перспективы проекта

В перспективе ТФОМС Приморского края планирует увеличить количество рабочих мест внутри самой организации, а также приобрести по одному рабочему месту для ЛПУ и страховых компаний, с которыми они чаще всего обмениваются документами.

Также в планах приобретение дополнительных опций для СЭД «Дело»:

• Партионная почта;
• Управление процессами;
• Модуль для работы в системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО), который позволит обмениваться документами с другими СЭД и отказаться от использования одного рабочего места «Практики».

Также в перспективе возможен переход на подписание с помощью ЭП документов постоянного хранения и дозакупка рабочих мест подсистемы «Архивное Дело».