"Тойота Мотор" запустила СЭД

22 апреля 2014 года стало известно о внедрении системы электронного документооборота Directum в ИТ-среду компании «Тойота Мотор». Проект исполнила команда компании DIRECTUM-M.

Задачи проекта

Для повышения эффективности взаимодействия между сотрудниками, руководство «Тойота Мотор» приняло решение о внедрении системы электронного документооборота. В результате длительного выбора поставщика решения выбрали разработчика системы DIRECTUM-M. Проект в компании Тойота в России выполнен специалистами DIRECTUM-M.

Ход проекта

Исследование и проектирование системы для Тойота началось в июне 2012 года. Предполагалось внедрением полностью перевести работу с документами в электронный вид, автоматизировать рабочие процессы, реализовать возможность руководителям согласовывать документы из любой точки мира с мобильных устройств.

В ходе проекта решены задачи автоматизации процессов работы с договорами, согласование и утверждение внутренних проектов, работа с заявками на оплату, запросы на выбор поставщика, согласование и утверждение командировок, согласование отчетов по расходам.Российский рынок облачных ИБ-сервисов только формируется 2.4 т

Итог проекта

После внедрения системы электронного документооборота повысилась оперативность принятия решений. Посредством возможности дистанционной работы с использованием планшетов iPad руководство компании может рассматривать и согласовывать документы, находясь на встречах, в рабочих поездках и командировках по России и за рубежом.

Полностью автоматизирован процесс замещения отсутствующих сотрудников компании. В случае если сотрудник заболевает, уходит в отпуск или увольняется, система автоматически назначает замещающего специалиста на основе утвержденных в компании политик.

«Спустя полгода после внедрения системы электронного документооборота мы положительно оцениваем результаты проекта. За счет автоматической системы замещения, удаленного доступа к системе и моментальной доставки заявок, запросов и приложений существенно сократилось время согласования документов. Также исключены ошибки в маршрутизации и случаи потери документов. Загрузка специалистов, отвечающих за документооборот, стала намного прозрачнее для руководителей. Кроме того, адаптация к новым процессам в нашей компании прошла довольно быстро. На данный момент количество обращений по системе электронного документооборота – менее 10 в месяц», – отметил Станислав Несин, руководитель ИТ-проекта ООО «Тойота Мотор».