"Энергопром" автоматизирует документооборот

5 марта 2014 года компания Ricoh завершила проект по оптимизации документооборота Группы «Энергопром».

Задачи проекта

Стратегией развития группы предусмотрено внедрение в 2013 году системы автоматизированного управленческого учета, бюджетирования, производственного планирования и логистики во всех структурных подразделениях компании. На этапе подготовки проекта выяснилось - принятая в Группе «Энергопром» система документооборота потребует серьезной модернизации.

Корпоративная инфраструктура печати не позволяла внедрить необходимые для перехода на электронный документооборот решения по организации цифровых архивов и работе с бумагами с мобильных устройств. При этом парк печатной техники выработал свой ресурс: уровень утилизации оборудования достиг 80%, многие из использовавшихся принтеров и МФУ были сняты с производства, из-за чего у ИТ-специалистов возникали проблемы с поиском расходных материалов.

Ход проекта

Ricoh разработала для Группы «Энергопром» комплексный проект MDS (Managed Document Services), который был реализован в три этапа.

На первом этапе - в начале 2013 года, специалисты Ricoh провели аудит офисной инфраструктуры печати в управляющей компании Группы «Энергопром», оценили реальные финансовые затраты на ее содержание. TAdviser Security 100: Крупнейшие ИБ-компании в России 58.9 т

В рамках второго этапа разработан план оптимизации парка печатных устройств, снижению затрат на печать и повышению эффективности процессов документооборота. Ricoh предложила установить подходящие для печати больших объемов документов многофункциональные устройства, оснащены контроллерами нового поколения Ricoh GWNX. Они обеспечили компании базу для создания электронного архива документов благодаря возможности сканирования с автоматическим сохранением в нужные сетевые папки или облачное хранилище. Поддержка всеми устройствами приложений AirPrint и Smart Device Print&Scan позволила создать в офисе УК Группы «Энергопром» среду для удобной мобильной печати с планшетов и смартфонов на iOS и Android.

В дополнение к новой технике специалисты Ricoh Rus предложили развернуть решение мониторинга печатных устройств Ricoh DeviceManager NX Lite, которое упрощает обслуживание и позволяет администраторам в реальном времени отслеживать расход тонера и бумаги всеми МФУ в офисе, а также получать информацию о состоянии основных функций устройств. На этапе внедрения MDS-проекта был подписан контракт на покопийное обслуживание печатной техники сервисными инженерами Ricoh сроком на три года. За счет унификации парка оборудования и установки МФУ с низкой стоимостью отпечатка экономия по итогам трех месяцев работы новой системы печати составила 22%.

Итог проекта

«Внедренный специалистами Ricoh MDS-проект позволил нам повысить прозрачность расходов на печать и снизить затраты, - отметил Александр Кулик, руководитель управления по ИТ управляющей компании Группы «Энергопром». - Несмотря на то, что мы впервые установили в дополнение к монохромным МФУ более дорогие, в том числе в обслуживании, полноцветные устройства, бюджет на обслуживание инфраструктуры документооборота существенно снизился».