Энкор, Дубна (1С:Документооборот 8 КОРП)

2020: Автоматизация процессов внутреннего обмена документами на базе продукта "1С:Документооборот КОРП"

Компания ENCORE в декабре 2020 года объявила об успешном запуске СЭД 1С:Документооборот 8 КОРП. Подрядчиком по реализации проекта внедрения стал федеральный 1С-интегратор WiseAdvice-IT.

Ситуация до проекта

Чтобы организовать реконструкцию, модернизацию и строительство новых тяговых подстанций, объектов хозяйства и линий электропередач сети электроснабжения железных дорог требуется своевременно провести процесс от обработки заявок от заказчиков до заключения договоров, включая закупочные процедуры в соответствии с законодательством. По каждому проекту необходимо хранить полный пакет документов, начиная с переписки и заканчивая договорами со всеми приложениями к ним. В рамках одного проекта могут заключаться десятки договоров с различными поставщиками.

Ранее информация о проектах хранилась в электронных таблицах, в разных подразделениях предприятия. Проверка и анализ этой информации занимали очень много времени. Отчеты, которые получало руководство, не всегда содержали все необходимые сведения, что усложняло контроль состояния дел и поиск путей для оптимизации работы предприятия.

Проект

Руководство корпорации приняло решение организовать хранение всех документов в электронном виде. Для этого требовалась информационная система, позволяющая хранить и быстро предоставлять сотрудникам достоверную, подкрепленную документами, информацию по каждому проекту, а также контролировать исполнение по каждому проекту как с поставщиком, так и с заказчиком в части оплат поставок.

Cпециалисты WiseAdvice-IT предложили модель построения системы, при которой единое хранилище документов будет организовано с помощью программы 1С:Документооборот 8 версии КОРП. Для получения оперативной информации о ходе исполнения проектов заказчиками и поставщиками эту программу можно было легко интегрировать с программой 1C:ERP, которую также внедрили специалисты WiseAdvice-IT.

Результаты

• Оригиналы документов (переписка и договоры) регистрируются и сдаются в подразделения для сканирования и размещения в программе. В дальнейшей работе используются только скан-копии. Таким образом, исключается утеря оригиналов документов и ускоряется процесс обмена информации.
• Благодаря интеграции программ 1С:Документооборот и 1C:ERP налажен постоянный обмен данными о контрагентах и хозяйственных операциях для отслеживания исполнения проекта. Это позволяет избегать дублирования работ и обеспечивает полноту информации по проекту. Значительно сократилось время предоставления руководству отчетов о ходе выполнения проектов и их финансовой информации.
• Менеджеры корпорации получают полную, подкрепленную необходимыми документами, информацию о ходе исполнения проектов.
• В программе фиксируются сроки исполнения документов. Система может оповещать ответственных сотрудников, выставлять реперные точки, принудительно переназначать задачи подразделениям. Таким образом, предотвращаются просрочки, связанные с человеческим фактором, обеспечивается своевременное принятие управленческих решений.