B1 (Первый выбор) (Websoft HCM (ранее WebTutor))

2023: Быстрое обучение, без регламентов и стандартов - это возможно? Организация обучения для всей линейки должностей магазинов B1 (Первый выбор)

«Магнит» — одна из лидирующих розничных сетей в России по количеству магазинов и их географии. Компания постоянно развивается и запускает новые форматы: киоски, небольшие магазины с акцентом на зону кафе, магазины «софт дискаунтеры» с ограниченным количеством представленных товаров.

В 2023 году компания запустила магазины хард дискаунтеры «Первый выбор или «В1». Рассказываем, как удалось организовать обучение для всей линейки должностей магазинов нового формата розницы.

Задача проекта обучения

Построить с нуля экосистему обучения и адаптации сотрудников нового формата магазинов:

• при отсутствии регламентирующих материалов и стандартов работы,
• в сжатые сроки,
• с амбициозными планами по открытиям.

Ограничения, с которыми столкнулись:

• разрозненная информация на различных ресурсах (Teams, мессенджеры, сетевые папки, почта),
• обучение нужно «вчера»,
• нет персональных компьютеров.

Такая задача сильно отличается от тех, которые обычно решаются в компании: организацию обучения приходится делать в условиях стартапа, когда все технологии отрабатываются сначала в формате гипотез и тут же корректируются. 80% организаций активно внедряют новые технологии автоматизации обработки документов для трансформации бизнес-процессов 14.4 т

Решение задачи потребовало иного подхода как с точки зрения автоматизации, так и с точки зрения общего построения системы обучения.

Целевая аудитория

• Директор;
• Администратор;
• Продавец;
• Внешние сотрудники (аутстафф).

Концепция проекта - «Ничего лишнего»

• Простой вход в компанию (онбординг);
• Быстрая адаптация;
• Одно информационное пространство;
• Минимум теории, максимум практики (20/80);
• Доступность обучения через мобильные устройства;
• 0 ресурсов на обучение внешнего персонала.

Этапы работы

1. Детальное изучение запроса

• Для кого обучение — должности, количество сотрудников в магазинах;
• Время на адаптацию;
• Технические возможности и особенности;
• География;
• График открытий.

2. Исследование

• Интервью с работающими сотрудниками;
• Наблюдение за их работой;
• «Примерка» стандартов и регламентов из других форматов магазинов.

3. Разработка контента

• Контент для мобильного приложения – лонгриды, видео, памятки;
• До 40 минут на изучение темы.

4. Тестирование

• Проверка работоспособности единиц контента;
• Сбор обратной связи, внесение корректировок.

5. Автоматизация

• Настройка назначения программ сотрудникам.

Длительность разработки и автоматизации: 2,5 месяца. Проект реализовала команда из 10 штатных сотрудников компании.

Содержание программы

«ВебСофт Девелопмент»

Пример программы Директора:

Онбординг / Пребординг

• Организационные вопросы;
• Все про этапы обучения и практики.

Первый этап. Стажировка

• 6 тем;
• 40 единиц контента – курсы, ролики, памятки;
• Практика с наставником в действующем магазине;
• Теория дается через мобильное приложение.

Продолжительность: 7 дней.

Здесь сотрудник изучает ключевые темы – те, которые нужны здесь и сейчас, базовые для работы в магазине: приемка товаров, выкладка, работа с ценниками, работа на кассе, собственное производство.

Все процессы новичок проходит вместе с директором-наставником.

Второй этап. Запуск магазина

• 3 темы;
• 16 единиц контента;
• Подготовка магазина к открытию.

Продолжительность: 10 дней.

Здесь новому директору помогает запускающий директор (в компании есть такая позиция). Вместе они проверяют план запуска магазина, принимают и проверяют сборку оборудования, организуют приемку товара, выкладку всей продукции в магазине.

На этом этапе в обучении есть материалы по мягким навыкам: как провести собрание с персоналом, как распределить задачи на день, как провести собеседование, как выбрать сотрудника себе в команду.

Третий этап. Обучение на рабочем месте

• Основная работа в магазине.

Продолжительность: в течение 30 дней после открытия магазина.

Директор начинает изучать темы, которые потребуются ему в дальнейшем. Это в основном работа с продажами, отчеты по эффективности, работа с потерями, формирование плана по улучшению показателей.

Вспомогательные инструменты на протяжении всей программы:

• Дневник директора;
• Памятка для наставника.

«ВебСофт Девелопмент»

Для обучения внешних сотрудников применили другой подход: разработали телеграм-бот. Он содержит основную информацию, отличительные особенности технологии работы в формате «хард дискаунтер»:

• О магазине;
• Что надеть;
• Выгрузка;
• Выкладка;
• Ценники;
• Тара и вторсырье;
• Выпечка.

«ВебСофт Девелопмент»

Изменения в процессах происходят достаточно часто, поэтому в команде есть сотрудники, которые часть своего времени выделяют не для разработки нового материала, а для внесения изменений в уже существующие материалы.

Первые результаты

Программа назначена:

• 27 директорам;
• 43 администраторам;
• 44 продавцам.

Средний результат тестирования по итогам стажировки:

• 94% – директора;
• 93% – администраторы;
• 91% – продавцы.

Технические инсайты

• Прямая ссылка без SCORM и размещения в СДО позволяет сотрудникам изучить нужный материал заранее.
• Сотрудники магазинов участвовали в процессе разработки контента – частично сами снимали видео и фото. Ценность контента при этом не снизилась.
• Телеграм-бот позволяет сэкономить время и ресурсы штатных сотрудников.

Методические инсайты

• Сначала hard skills. Никаких долгих вводных. Даем только то, что сотрудник будет применять в ближайшие две недели. Все остальное — потом.
• Обучать можно без стандартов. Отсутствие описанных нормативов и регламентов – не препятствие к созданию программ обучения. Обучение может быть полноценной заменой регламентов.
• Учиться можно в процессе разработки программы. Необязательно запускать обучение только после окончания полного цикла разработки – можно предоставлять контент подтемами, корректировать и дополнять его уже в процессе применения.