В Imagine Estate автоматизировано бюджетирование на базе БИТ

В ноябре 2012 года специалисты «1С:Первый БИТ» (1С:Бухучет и Торговля) завершили проект по внедрению в Imagine Estate собственного отраслевого решения «БИТ:Финанс.Стандарт». Введенная в эксплуатацию система обеспечила предприятию централизацию казначейского исполнения бюджета. Это дало возможность в автоматическом режиме осуществлять обмен данными между всеми группами холдинга; вести учет движения денежных средств по различным проектам; согласовывать финансовые операции на всех этапах ведения сделок; осуществлять многосценарный анализ финансовой привлекательности организации. В результате удалось повысить общий контроль над финансовыми операциями управляемых обществ, прекратить нецелевое использование денежных средств, значительно снизить операционные трудозатраты, а также повысить качество прогнозирования.

Предпосылки проекта

ГК Imagine Estate – молодая активно развивающаяся компания полного цикла деятельности по размещению инвестиций в коммерческую недвижимость и управление объектами. Первое в России девелоперское объединение, предоставляющее своим инвесторам самостоятельное право выбора сложности реализуемого проекта. Ее клиентский портфель насчитывает 100 000 кв. м осуществленных, строящихся и проектируемых объектов.

До автоматизации системы централизованного казначейства ГК Imagine Estate активно использовала электронные таблицы. Данные в реестр вносились вручную после длительных и трудоемких процедур их сбора, обработки, визирования и консолидации. Бумажная волокита и сопряженный с ней риск возникновения погрешностей по вине человека не лучшим образом отражались на деятельности организации. В связи с этим, руководство компании приняло решение о построении современной автоматизированной системы, которая обеспечит эффективное управление финансами всех подразделений холдинга в оперативном режиме.

Ход проекта

Основным инструментом оптимизации бизнес-процессов стала программа «БИТ:Финанс.Стандарт», созданная сотрудниками «1С:Первый БИТ»( 1С:Бухучет и Торговля) на платформе «1С:Предприятие 8» и имеющая сертификат «1С:Совместимо». Выбор был обусловлен невысокой стоимостью продукта и наличием необходимого функционала. Партнером по внедрению выступила компания-разработчик. Основными целями внедрения системы «БИТ: Финанс.Стандарт» стали:

• Построение централизованного казначейства с возможностью универсального обмена платежными документами с применяющимися в организации учетными системами;
• Ведение сквозного учета денежных средств по проектам;
• Ввод и согласование договоров и заявок на расходование денежных средств;
• Формирование отчетности о платежах (поступлениях) денежных средств, в различных разрезах.

В рамках реализации проекта специалисты 1С:Первого БИТа осуществили детальный анализ данных о дочерних предприятиях Imagine estate. На основании этого был разработан механизм выгрузки документов из «БИТ:Финанс.Стандарт» в конфигурации «1С:Бухгалтерия 8»; а также изменены формы основных документов компании-заказчика. Это позволило настроить максимально возможное количество автозаполняемых полей, что сделало систему простой и удобной. Персонал Imagine estate смог убедиться в этом еще до завершения проекта. Все пользователи получили подробные инструкции. Для наибольшей результативности обучение проходило в группах, разделенных по принципам основные задачи/базовые знания.

Результаты проекта

После автоматизации наметились следующие положительные тенденции:

• Улучшилась динамика ведения бизнеса. Благодаря автоматическому распределению заявок по ответственным лицам упростился процесс согласования документов, время на операции по взаиморасчетам с контрагентами сократилось до 1 дня.
• Повысилась эффективность использования финансовых и трудовых ресурсов. Автоматический сбор фактических данных обеспечил прозрачность в управлении финансами и значительно упростил работу персонала.
• За счет увеличения точности прогнозирования, посредством использования план-фактной отчетности, возросла инвестиционная привлекательность компании.

Результаты проекта комментирует финансовый директор подгруппы Imagine Estate ООО «Доходное управление» Белолипецкая Е.С.: «По итогам внедрения создана единая по всей группе централизованная система согласования и контроля платежей. При формировании заявки инициатором, система в автоматическом режиме направляет ее на согласование ответственному лицу. В результате увеличилась оперативность и прозрачность проведения платежей. Благодаря настроенным механизмам системы, появилась возможность контроля движения денежных средств по проектам. Для получения фактических данных организованы обмены с учетными бухгалтерскими системами. Процесс сбора фактических данных происходит автоматически. Благодаря слаженным совместным действиям группы специалистов «1С:Первый БИТ»(1С:Бухучет и Торговля) и сотрудников Imagine estate удалось в кратчайшие сроки обработать большой массив информации и успешно внедрить программный продукт. Считаем возможным рекомендовать компанию «1С:Первый БИТ» в качестве партнера по автоматизации».