Аллокация затрат: Как правильно распределить ИТ-бюджет между бизнес-юнитами

Бизнес уровня Enterprise сложно представить без масштабного ИТ. Сотрудники ежедневно используют корпоративные информационные системы и приложения — ERP, CRM, BI, — которые «живут» на ИТ-мощностях и требуют поддержки. ИТ-ресурсы потребляют все подразделения компании, а контроль за ИТ-бюджетом осуществляет финансовый департамент. Между ними стоит ИТ-подразделение, которое просит много денег на дорогие игрушки. Но объяснить, почему нужно именно столько железа или софта, бывает сложно: финансовый отдел и ИТ говорят на разных языках. В результате нередко при утверждении бюджета бизнес в лице топ-менеджмента, финансы в лице департамента, контролирующего исполнение бюджета, и ИТ-служба вынуждены долго искать подходящее решение. Это legacy-подход к планированию — неоправданно долгий и мучительный.

Эффективный подход — создать единую модель распределения бюджета на ИТ между бизнес-юнитами, которая была бы понятна и принята всеми. Такой набор правил называется моделью аллокации. Термин чаще используется в финансовой сфере, но также применим в ИТ и любой другой отрасли, когда речь идет о распределении бюджета. Модель описывает подход к расчету стоимости ИТ-ресурсов и услуг для внутреннего потребителя — конкретного бизнес-юнита. Можно достаточно точно определить, сколько каждый из них будет платить за используемый объем ресурсов, и справедливо распределить затраты на ИТ.

Модель расчета стоимости ИТ-ресурсов и услуг решает сразу несколько задач. Финансам дает понять, почему нужны именно такие суммы. ИТ-департаменту показывает механизм преобразования запросов бизнес-пользователей в суммы для финансистов. Бизнесу помогает оптимизировать ИТ-бюджет и получить дополнительные метрики оценки бизнес-юнитов.

С чего начать?

Для того чтобы построить модель аллокации, необходимо детально погрузиться в ИТ-блок. Первое — определить каталог ИТ-услуг, через которые пользователи потребляют ИТ-ресурсы. Это так называемые «драйверы» аллокации.

ИТ-услуга может быть:

• инфраструктурной — размещением в ЦОД;
• ИТ-инфраструктурной — виртуальной машиной или базой данных;
• информационной системой, использующей несколько инфраструктурных услуг, к примеру, SAP или 1С.

Затем нужно определить «кванты» ИТ-услуг. Простыми словами, единицы измерения, в которых рассчитывается размер потребляемой ИТ-услуги. К примеру, один процессор оперативной памяти виртуальной машины, один гигабайт базы данных. Стоимость квантов и их количество определят конечную стоимость ИТ-услуги. Для того чтобы определить стоимость кванта, необходимо декомпозировать ИТ-услугу на составляющие:

• оборудование и ПО;
• стоимость трудозатрат ИТ-персонала;
• аренда центра обработки данных (ЦОД);
• аренда каналов связи;
• и прочее.

Это ключевой этап, на котором логика работы ИТ-услуги и всех ее компонентов переносится в формулу расчета стоимости квантов. Необходимо собрать данные из балансовой отчетности, нормокарт, а что-то — и экспертным путем. Кроме того, нужно согласовать все участвующие в расчете многочисленные коэффициенты или константы, например, срок амортизации, коэффициенты дедупликации или процент полезного дискового пространства. TAdviser SummIT 28 мая стал самым масштабным за всю историю его проведения. Более 1,5 тыс участников и 50 стендов. ФОТО

Важно: на практике не требуется 100%-ная точность расчета. Это как раз тот случай, когда лучшее — враг хорошего. Высокая точность расчета значительно усложнит задачу из-за длительного сбора информации и сложных промежуточных вычислений.

В результате мы получим расчет стоимости ИТ-услуги, где учтены ее составляющие, кванты и коэффициенты:

Пройдя все эти шаги, бизнес, финансы и ИТ получат общее информационное поле и четкое понимание, какие ИТ-ресурсы потребляет каждый из департаментов и сколько это стоит. Сформированная модель войдет в основу принятия решений и упростит дальнейшее планирование бюджета.

Автоматизация распределения затрат на ИТ

Модель аллокации — это лишь набор правил и формул. Каждый раз считать по ним стоимость услуг неудобно. Для повышения эффективности бизнес-процессов компании привыкли автоматизировать всё, до чего дотянется рука инженера. Автоматизировать можно и процесс распределения ИТ-затрат.

Необходимо перенести логику расчетов из модели в калькулятор, зашив туда все спецификации оборудования и ПО, а также стоимость поддержки и аренды. На выходе компания получает прайс-лист ИТ-ресурсов. Остается внести необходимое пользователям количество этих ресурсов, чтобы получить стоимость. Далее суммируем все полученные услуги по департаменту за период времени, и отчет по потреблению и расходам на ИТ готов. Суммируем все услуги, которые департамент запрашивает на следующий год — получаем бюджет и Capacity план.

На этом возможности автоматизации не заканчиваются. Во-первых, мало посчитать стоимость услуги — ее нужно еще предоставить. Во-вторых, за предоставленную услугу нужно выставить счет. Решение — модель частного облака с подключенным биллингом. Как только услуга предоставляется пользователям, биллинг начинает учет потребления. А в конце отчетного периода подтягивает стоимость ресурсов из калькулятора и автоматически выставляет счет департаменту.

Как модель аллокации работает на практике?

Несколько лет назад мы внедрили частное облако в крупном банке. Для оперативного внедрения совместно с заказчиком мы приняли решение на первое время реализовать калькулятор аллокации в Excel. Получился документ на 60+ листов с макросами и юзер-формами, в котором описаны девять инфраструктурных ИТ-услуг — отдельно для внутренних и внешних потребителей. К каждой ИТ-услуге мы подготовили описание логики расчета стоимости услуги и инструкцию по работе с интерфейсом страницы расчета. Банку удобно работать с таким инструментом, не погружаясь детально в сложности большого количества расчетов.

Убедившись, что логика ИТ-услуг перенесена правильно, и пользователи могут работать с калькулятором, заказчик запустил дополнительный проект по переносу калькулятора в веб-приложение. Проект переноса находится на стадии реализации, при этом мы продолжаем поддерживать и наполнять калькулятор в Excel. Даже после запуска веб-версии калькулятор останется средством разработки логики и обкатки новых услуг.

В другой компании разработкой калькулятора занимался внутренний ИТ-департамент на протяжении нескольких лет. Перед нами стояла задача проверить логику расчетов и исходных данных.

Оказалось, что в калькуляторе отсутствовала структура. Исходные данные, промежуточные вычисления, параметры и расчет услуг были хаотично собраны на одном листе. Например, для добавления новых серверов требовалось переписывать несколько формул промежуточных вычислений. При этом модели расчета не соответствовали реальности, а исходные данные давно потеряли актуальность.

Мы провели интервью с сотрудниками компании, разобрались в логике работы ИТ-услуг и актуализировали формулы расчета и исходные данные. В калькуляторе организовали структуру, подписали значения для всех элементов, добавили таблицу параметров и автоматизировали процесс пересчета стоимости услуг при добавлении новых вводных — практически написали калькулятор заново.

Дополнительно для руководства компании мы построили графики возврата инвестиций в инфраструктуру в зависимости от ее гипотетической утилизации. Это помогло топ-менеджменту оценить планирование ИТ-бюджета на несколько лет вперед.

От планирования ИТ-бюджета к оценке эффективности использования ИТ-ресурсов

Справедливое распределение ИТ-бюджета и полноценное партнерство между ИТ, финансами и бизнесом — это главные, но не единственные причины внедрения модели аллокации.

Распределение затрат на ИТ между подразделениями — первый шаг к контролю потребления. Когда у каждого департамента появляется свой бюджет на ИТ, подразделения более внимательно относятся к планированию. Такой подход позволяет оценить эффективность использования ИТ-ресурсов подразделениями.

Каждый бизнес-юнит запрашивает только то количество ресурсов, которое действительно необходимо. Такой подход позволяет не закупать лишние ИТ-ресурсы, которые потом окажутся невостребованными. Но это еще хуже, чем перерасход бюджета. Ресурсы уже закуплены, но не утилизированы, а значит, затраты на них не отбиваются.

Самое важное — такую оценку можно выполнять заранее, еще до того, как будут внедрены новые проекты в подразделении.

ИТ-департамент как сервис-провайдер внутри компании

Аллокация ИТ-затрат — это важный шаг на пути трансформации модели управления ИТ.

ИТ-департаменту больше не нужно погружаться в финансовые детали и проблемы бюджетирования. Он трансформируется в сервис-провайдера для бизнес-юнитов. Коммуникация между ними выстраивается в парадигме «заказчик — поставщик ИТ-услуг». ИТ-департамент закупает оборудование и ПО, заключает контракты аренды и поддержки и преобразует это в защищенные соглашением об уровне сервиса (SLA) ресурсы. Так ИТ-блок интегрирован в работу каждого бизнес-юнита как участник реализации бизнес-процессов.