Интервью с директором по общекорпоративным сервисам «Сибур» Мариной Медведевой

Марина Медведева Общекорпоративные сервисы предоставляет Центр обслуживания бизнеса «Сибура» (ЦОБ), который я курирую. Он находится в Нижнем Новгороде, работают в нем порядка 700 человек. По-другому такие центры еще называют ОЦО – общие или объединенные центры обслуживания. В них компании с разветвленной структурой обычно централизуют сопровождение стандартных и часто повторяющихся операций, которые можно осуществлять из одной географии для удаленных бизнес единиц.

Как правило, центр специализируется на операциях бухгалтерского и налогового учетов; сотрудники осуществляют бухгалтерские транзакционные проводки в информационных учетных системах. В ОЦО следующего поколения, как у «Сибура», может быть и множество других сервисов. Сегодня в «Сибуре» их 17 видов. Сейчас, например, в рамках ЦОБ мы завершаем проект создания кадрового ОЦО. Он берет на себя стандартные процедуры оформления сотрудников и создания пакетов сопутствующих документов, оформления отпусков, выпуска приказов на обучение сотрудников и др. Метавселенная ВДНХ 3.4 т

Еще из числа больших направлений деятельности нашего ОЦО – это единый расчетный центр, централизация тендерных процедур, сопровождение договорной деятельности, сопровождение деловых поездок (централизованный business travel), ведение справочников и другие.

Например, если говорить о сервисе сопровождения деловых поездок сотрудников, то для этого были созданы единые правила, стандарты, заключены корпоративные договора с множеством отелей, авиакомпаниями. Теперь ЦОБ администрирует командировки сотрудников почти всех предприятий «Сибура».

Еще из интересного, но может быть, не самого «крупного» - центр переводов на базе «Сибур-ЦОБ». В самом же ЦОБ работают два сотрудника, которые администрируют работу субподрядчиков и проверяют качество переводов. Крупнейшим общекорпоративным сервисом, реализованным через проект, является создание системы электронного документооборота в группе. Я являюсь куратором этого проекта; а по его завершению - держателем самой ИТ системы. О ней я расскажу подробнее чуть позже.

Марина Медведева Бухгалтерия, к примеру, использует SAP и «1С». Сейчас в «Сибуре» продолжается масштабный проект по развитию системы на базе продукта SAP. Сотрудники ЦОБа работают с SAP удаленно, поскольку система «развернута» в ЦОДе в Москве. Обслуживание тендерных процедур пока ведется с помощью портала B2B на базе решения Oracle application server. Доработка модуля SRM – дальний горизонт, но работы в этом направлении идут уже сейчас.

В свою очередь, HR-функции ведутся с помощью системы «Босс Кадровик». При этом заявки кадровой службе – например, на оформление сотрудника - предприятия отправляют не по электронной почте, а через единую корпоративную информационную систему. «Босс Кадровик» исторически используется в компании. Не исключено, что на фоне перехода на единую платформу SAP в будущем кадровые процессы также будут на нее переведены.

Бизнес-поездки обслуживаются с помощью собственного решения для бронирования Time Aero от нашего провайдера – компании «Аэроклуб». Пока оно не интегрировано с корпоративными системами «Сибура», но в перспективе мы хотели бы интегрировать его с системой «Босс Кадровик», из которой «подтягивались» бы приказы о командировании.

Марина Медведева Мы приветствуем предложения по упрощению бизнес-процессов от сотрудников, и как следствие таких предложений, может возникать необходимость внесения изменений в системы. Для этого оформляется запрос на изменения, который попадает в блок комплексной интеграции информационных систем, где его рассматривают. Коллеги тесно взаимодействуют с внутренними функциональными заказчиками: - оценивают приоритет запроса, финансовые возможности его реализации, экономические эффекты для компании в случае реализации изменения и другие параметры. Приоритет отдается запросам, которые носят наиболее критичный для бизнеса характер. Далее за реализацию отвечает то или иное ИТ-подразделение, в ведении которого система находится.

Марина Медведева Я могу «фильтровать» запросы на изменения, которые приходят по моей линейной функции, и могу участвовать, когда дело касается изменения какого-то бизнес-процесса, высказывать мнение, насколько такое изменение реально, какие существуют ограничения и т.д. Это же касается процессов документооборота, поскольку, как сказала выше, являюсь, на нашем корпоративном языке, «владельцем» системы.

Марина Медведева Самый крупный проект – это внедрение SAP. Сотрудники ЦОБ вовлечены в тиражирование системы на предприятия, обеспечение бесперебойности функционирования процессов учета и т.д. К примеру, 1 января к SAP подключилась еще одна площадка компании – пермская.

Марина Медведева В структуре «Сибура» сейчас порядка 26 производственных площадок. Пять лет назад, когда проект начинался, все площадки работали с документами либо на разрозненных системах, либо на самописных, либо и вовсе обрабатывали документы вручную. Первой предпосылкой была необходимость объединить эту разрозненную практику и перевести всех в единый контур работы с документами. Также у нас не было единых форм документов для всех предприятий. При запуске системы мы насчитали порядка 150 видов разных документов.

Еще одной предпосылкой, которую можно назвать следствием первой, было отсутствие единых бизнес-процессов в диапазоне от возникновения того или иного документа до завершения его жизненного цикла.

Можно еще отметить, что когда работа с документами была более ручным процессом, гораздо большее число людей в «Сибуре» занималось сопровождением документов. Были люди, которые ходили с документами по этажам для подписания. С внедрением электронной системы мы устранили такие атавизмы.

Внедренный модуль объединил в себе три больших направления: распорядительный документооборот, договорной документооборот и завершение жизненного цикла документов с использованием хранилища. Теперь достаточно зайти в одну систему, чтобы увидеть, как прошло согласование договор, не нарушены ли лимиты (полномочия) подписания договора сотрудником, какие полномочия есть у него в доверенности, которая, в свою очередь, ранее прошла согласование в модуле распорядительного документооборота и где это потом было размещено на хранение. Полный, замкнутый цикл. Раньше такой информационной базы не существовало. Кроме того, наша ИТ система интегрирована со всеми учетными системами группы, включая SAP и «1С», а также системами класса «Клиент-банк» и рядом других.

Система Documentum у нас также интегрирована с модулем BRMS (Business Rule management system), в который «зашивается» матрица полномочий по лимитам сотрудников компании по заключению сделок. С его помощью мы дополнительно развили систему делегирования полномочий в том числе на предприятиях «Сибура».

Марина Медведева Проект начинался в 2010 году, и мы смотрели продукты на Oracle, Docsvision, Directum, «1С» и другие распространенные системы, которые были тогда на рынке. Изначально мы видели для себя какое-то коробочное решение, которое с минимальными доработками можно тиражировать на предприятия. Тогда мы еще не очень понимали, что у нас много специфичных требований, которые повлекут существенную кастомизацию решения. Проанализировав все продукты, мы остановились на ЕМС Documentum как на конструкторе, из которого можно собирать разные элементы по работе с информацией. В результате именно на базе этой платформы мы с компанией «Крок», подрядчиком по проекту, выстроили и внедрили используемое решение.

Марина Медведева Задачи следуют из предпосылок. Это – стандартизация бизнес-процессов, минимизация и уход от ручной работы, там, где это возможно, повышение скорости поиска документов.

Марина Медведева Изначально мы рассчитывали, что количество пользователей системы составит около 4000 человек. По ходу развития проекта и изменения конфигурации самой группы количество пользователей достигло 7 500 сотрудников.

Марина Медведева Сложности были двух планов. Если говорить о технической стороне, то сложности были, когда мы делали интеграционное решение для «1С» и SAP. Еще была сложность на стартовом этапе, касающаяся управления ожиданиями. Нам требовалось соотнести наши пожелания с возможностями системы с той ценой, которую придется заплатить за их реализацию. Сложным можно назвать и разработку технических требований к системе, и согласование этого техзадания. Существенных же трудностей на этапе тиражирования системы на предприятиях в принципе не было. Вероятно от того, что к моменту масштабного тиража ужа приобрели определенный опыт и задали правильный темп.

Марина Медведева То, что мы планировали сделать, запуская проект, и что есть сейчас – это небо и земля. На старте мы видели это как проект для управления документацией, и на том этапе не думали об интеграции с «1С» и SAP. Внедрение SAP на тот момент еще не велось. В итоге помимо интеграции с этими системами проект потянул за собой еще ряд смежных проектов: проект создания единого каталога пользователей (Active Directory), проект управления удаленным доступом к системе, единый справочник корреспондентов и другие.

Еще одна особенность – динамичность проекта. Он постоянно мимикрировал под ситуацию: требования, возникавшие за периметром основного проекта, постоянно заставляли проектную команду оперативно искать решения под потребности текущей ситуации.

Марина Медведева В целом из-за того, что у системы простой и дружественный интерфейс, люди привыкают к ней быстро. Кроме того, на первых тиражах мы с коллегами из «Крок» проводили интенсивное обучение пользователей. В том числе, сделали обучающие ролики с элементами самотестирования. На тех предприятиях, где до сих пор была исключительно ручная работа с документами, внедрение системы воспринималось на ура. Там, где какая-то система до внедрения Documentum уже стояла, там привыкание шло немного сложнее. Вместе с тем, срабатывал принцип «сарафанного радио», и когда первые предприятия успешно перешли на систему, на других предприятиях процесс привыкания шел проще.

Марина Медведева Мы прорабатываем возможность перехода на полностью безбумажный документооборот и внутри группы, и во внешнем контуре. Это предполагает внедрение квалифицированной электронной подписи и обмен данными в электронном виде с контрагентами. Здесь я имею в виду обмен и первичными, и договорными документами. Начать мы предполагаем с покупателей продукции «Сибур», далее охватить закупки, а потом – внутригрупповые договора, внешние закупки.

Этот проект пока на стадии проработки, его сроки еще не зафиксированы. Думаю, по срокам это проект года на полтора-два.

Марина Медведева Сейчас сложно сказать, что именно будет, и насколько OpenText будет развивать эту платформу. В любом случае, я не думаю, что OpenText забросит этот продукт, потому что его используют многие компании. Отказываться от его использования мы пока не планируем. Наоборот, сейчас мы перешли на новую версию системы на базе Documentum.