Интервью с заместителем генерального директора "Целер" Вероникой Гордеевой
"Целер" - производственное предприятие, специализирующееся на изготовлении деталей с антикоррозионным покрытием для нефтегазовых трубопроводов. В месяц на заводе производится до 25 000 втулок и 2 500 соединительных деталей трубопроводов, ежегодно обрабатывается по 5000 заявок от клиентов. В отличие от многих заводов, компания "Целер" сама реализует продукцию, принимая заказы от 1 единицы любого изделия. На предприятии была внедрена система на базе платформы Docsvision, позволившая автоматизировать все внутренние процессы производственного цикла: от получения входящих документов и заявок до отгрузки готовой продукции заказчику. О том, как сегодня работает решение, и каких результатов удалось добиться благодаря внедрению, рассказала заместитель генерального директора "Целер" по маркетингу Вероника Гордеева.
TAdviser: Изначально в рамках проекта ставились задачи автоматизации производственного и сбытового документооборота "Целер", а не классической "канцелярии". Расскажите немного о предпосылках проекта?
Вероника Гордеева: Идея автоматизировать бизнес-процессы родилась в моем отделе – отделе маркетинга, потому что именно при посредстве нашего отдела производственный цикл изделия проходит полный круг. Наш отдел – начальная точка этого цикла, именно мы первыми получаем заявку от заказчика, прорабатываем ее с техническими службами, размещаем заказ в производстве, отслеживаем по стадиям его готовность, и, в итоге, контролируем отгрузку готовой продукции заказчику.
Поскольку количество заявок постоянно увеличивалось, а также кратно увеличивалось количество номенклатуры в заказах, эффективно перерабатывать такое количество информации на бумажных носителях становилось проблематично. Именно это и подтолкнуло нас к автоматизации ключевых бизнес–процессов, связанных с регистрацией и обработкой заказов, а также их отслеживанием на всех стадиях производства вплоть до отгрузки.
TAdviser: Как Вы выбирали платформу для автоматизации и компанию-подрядчика?
Вероника Гордеева: Когда я начала заниматься реализацией этого вопроса, то, честно скажу, не обращала особого внимания на платформу, на базе которой моя идея могла быть реализована, поскольку не являюсь экспертом в этой области. Я прочитала довольно много о различных системах электронного документооборота, поняла, что в основе своей они сопоставимы, и осознала, что главное для меня – найти людей, которые были бы готовы реализовать мою идею, а платформа для меня была вторична. Бизнес переходит на российское ПО, но отнюдь не массово
Именно поиск подходящей команды профессионалов оказался довольно большой проблемой.
TAdviser: Почему? У Вас были высокие требования к реализации задачи?
Вероника Гордеева: Дело в том, что я изначально ставила задачу не просто перевести нашу компанию на электронный документооборот, а именно автоматизировать основные бизнес–процессы, которые нельзя назвать типовыми. Многие подрядчики были готовы продать нам некий базовый программный продукт, и, возможно, в дальнейшем его немного доработать, но никто не был готов к тому, чтобы изучать наши бизнес-процессы и радикально переделывать платформу под наши нужды.
В нашем случае необходима была программа, которая полностью систематизировала бы поток информации и интегрировала все бизнес-процессы: от получения входящих документов и заявок до отгрузки готовой продукции заказчику. Программа должна была представлять собой соединение СЭД и специально созданных для наших нужд расчетных модулей, и реализовано это должно быть на одной общей платформе. Модуль расчета должен использовать более 40 параметров изделия и автоматически готовить данные для коммерческого предложения, спецификаций договора и документов отгрузки. В эти данные входят, в частности, стоимость используемых материалов и выполненных работ, стоимость доставки на основании массы изделия, объема упаковки и стоимости упаковочных материалов, паспорт изделия и т.д. При этом все документы должны формироваться автоматически.
Первыми, кто согласился для нас это сделать, были представители компании «Вебзавод», имеющие большой опыт автоматизации на базе платформы Docsvision (и она действительно идеально подошла для решения наших задач). На какое-то время наши специалисты, работающие над проектом, и специалисты компании «Вебзавод» под руководством Евгения Бармина стали одной командой. Это был очень ценный и интересный опыт, результатом которого стала программа, которая уже два года успешно работает на нашем предприятии.
TAdviser: Какие процессы на сегодня автоматизированы, как это работает?
Вероника Гордеева: Решение на базе Docsvision 5 позволило нам автоматизировать три взаимосвязанных процесса: обработка входящих документов (заявок), согласование договоров и спецификаций, контроль производства и отгрузки изделий.
С помощью программы ряд вычислений происходит автоматически, создаются уже готовые документы - коммерческие предложения, спецификации, графики отгрузки, паспорта изделий и другие сопутствующие документы. Общая схема процесса выглядит вот так:
Сегодня, по прошествии времени, мы уже можем отметить определенные преимущества платформы Docsvision, которые позволили полностью воплотить проект в жизнь. Для нас было очень важно, чтобы в платформу органично интегрировались необходимые нам вычислительные модули. Большим удобством оказалась и возможность самостоятельной настройки многих элементов системы без необходимости написания системного кода: это позволило нам собственными силами оперативно корректировать ту или иную часть системы под нужды различных пользователей. Плюс ко всему, конечно, отмечу очень приятный интерфейс платформы, с которым удобно работать: все основное всегда под рукой на ленте основного меню или в контекстном меню. Все это вкупе облегчило нам и процесс внедрения, и дальнейшую работу с системой сотрудников компании.
TAdviser: Каких результатов удалось добиться в результате внедрения решения?
Вероника Гордеева: С переходом на работу в программе мы получили ряд преимуществ. Во-первых, существенную экономию времени на всех этапах работы и значительное увеличение быстродействия при работе с информацией и поиском документов, ведь сейчас мы уже имеем дело с общей базой данных, а не с бумажными носителями, как прежде.
Основной приоритет в работе нашего предприятия – клиентоориентированность, и разработанная программа позволяет нам уделять этому аспекту еще больше внимания. У нас не крупносерийное предприятие, поэтому каждый заказ строго индивидуален по целому ряду параметров, и их все необходимо учитывать: при расчете цены, при изготовлении, при упаковке и отгрузке. Решение позволило нам существенно улучшить и ускорить процесс обработки заявок, а также обеспечило их отслеживаемость на всех стадиях производства, начиная от комплектации и заканчивая готовностью к отгрузке.
Я полагаю, что один из самых ценных ресурсов в нашей жизни (если не самый ценный) – это время, поскольку это ресурс невозобновляемый. Используя возможности созданной системы, мы более рационально распоряжаемся этим ресурсом внутри компании, а также экономим время нашим заказчикам.
Теперь в режиме реального времени мы можем не только прослеживать статус любой заявки, оперативно отвечая на все вопросы заказчика, но и быстрее реагировать на все просьбы клиента по коррекции заказа в случае, если у него изменилась ситуация и ему нужно изменить приоритет в изготовлении тех или иных деталей. Сейчас руководство предприятия видит картину целиком – все заказы завода на разных стадиях производства, что позволяет оперативно реагировать как на пожелания заказчиков, так и на изменение ситуации на производстве, и, таким образом, максимально эффективно использовать наши производственные возможности.
Уменьшилось время сбора статистических данных для анализа и планирования по всем срезам производства, поскольку в системе настроены различные удобные отчёты. К слову, скриншоты решения можно посмотреть в кейсе, который был размещен на сайте Docsvision.
TAdviser: Как сотрудники восприняли работу в новой системе?
Вероника Гордеева: Положительно! Уход от бумажных носителей повысил эффективность взаимодействия сотрудников из разных отделов, а документооборот существенно ускорился и стал более эффективным. Более того, коллеги проявляют инициативу, адаптируют систему под свои нужды, изменяя интерфейс, настраивая индивидуальные статистические отчеты – то есть повышают свою личную эффективность. Сейчас в системе одновременно работают сотрудники отдела маркетинга, технической службы, отдела снабжения, производства и отдела технического контроля. Удобная организация платформы Docsvision позволяет использовать не только внешние, но и внутренние резервы, поскольку за время разработки и внедрения программы у нас в штате появились специалисты, которые самостоятельно могут заниматься ее программированием.
Развитие программы постоянно идет, поскольку сейчас мы прочувствовали ее удобство и возможности, это заставляет нас задумываться об охвате новых сфер деятельности предприятия.