Интервью TAdviser: Гендиректор ECMGroup.Pro о проблемах перехода на ЭДО и главных трендах рынка СЭД
Анатолий Гаврилов, генеральный директор ECMGroup.Pro, руководит успешно развивающейся ИТ-компанией с 2012 года. В интервью TAdviser он рассказал том, какие тенденции ожидаются на рынке электронного документооборота, поделился опытом выполненных ECMGroup.Pro проектов и планами компании на 2018 год.
![](/images/thumb/b/bf/%D0%90%D0%BD%D0%B0%D1%82%D0%BE%D0%BB%D0%B8%D0%B9_%D0%93%D0%B0%D0%B2%D1%80%D0%B8%D0%BB%D0%BE%D0%B2.jpg/400px-%D0%90%D0%BD%D0%B0%D1%82%D0%BE%D0%BB%D0%B8%D0%B9_%D0%93%D0%B0%D0%B2%D1%80%D0%B8%D0%BB%D0%BE%D0%B2.jpg)
Технологии постоянно меняются. Особенно стремительно в ИТ. Как изменилась ваша деятельность за последние два года?
Анатолий Гаврилов Если брать временной отрезок в полтора года, то ECMGroup.Pro выросла в 3 раза, открыв представительства в Москве и Екатеринбурге. Сердце компании по-прежнему в Сибири, Новосибирском Академгородке. Основной целью нашей деятельности остается повышение прибыльности бизнеса наших клиентов за счет автоматизации процессов управления контентом.
Среди решаемых задач стоит отметить серьезное смещение фокуса клиентов с задач классического делопроизводства на договорной контур, контроль исполнения поручений, юридически значимый обмен документами (как внутри компании, так и с контрагентами). Очень популярны кейсы по работе коллегиальных органов управления. Крайне актуальной становится обработка больших объемов данных особенно на фоне роста значимости СЭД для задач финансового архива, хранилища юридически значимых документов. Теперь очень часты случаи, когда архивы первичной документации «выселяются» из ERP-систем в пользу интегрируемой СЭД, что в целом оказалось оправданным по многим причинам. Это повлекло необходимость включения в портфель платформы для ИТ-решений, сохраняющей стабильную высокую скорость обработки данных в высоконагруженной среде.
Одним из ключевых прорывов для нас стало открытие направления «Блокчейн-технологии в бизнесе», сфокусированное, как и основное направление деятельности ECMGroup.Pro, на повышении эффективности за счет применения новой парадигмы взаимодействия при обмене информацией, активами и пр.
Сегодня с учетом ограничений технологии блокчейна по масштабированию, правому статусу и новизны сложно представить кейсы практического применения в бизнесе, которые приносили бы значимую пользу. Вам удалось выявить такие кейсы?
Анатолий Гаврилов Безусловно. Но говорить о деталях рано, пока нет завершенных проектов.
Тогда вопросы к традиционному бизнесу. С чем наиболее часто сталкиваются заказчики при переходе на электронный формат обмена документами?
Анатолий Гаврилов Естественное сопротивление переменам — вот, что встречается чаще всего. Взять, к примеру, продолжающий набирать серьезную популярность юридически значимый электронный документооборот. Получение сертификата электронной подписи, хранение подписи на внешнем носителе, сама процедура работы и дальнейшего подписания, дублирование документов из одной системы в другую — все это создает впечатление громоздкого и сложного механизма. Добавьте сюда, например, вопросы, какого оператора ЭДО выбрать для взаимодействия с контрагентами или можно ли эффективно и удобно работать с несколькими провайдерами. Одна из наших основных задач состоит в том, чтобы сделать работу людей действительно простой и удобной. За счет слаженной интеграции информационных систем, настроенного взаимодействия с EDI-провайдерами мы минимизируем ручной ввод, выстраиваем процесс максимально сквозным и свободным от человеческого участия, за исключением тех контрольный точек, где это действительно оправдано.
Неясными для многих пользователей на сегодня все еще остаются вопросы законодательства и практики «разбора полетов» по документам, подписанным исключительно в электронном виде. Мы помогаем клиентам создать необходимую регламентирующую базу, которая действительно работает, а также оказываем консультационную поддержку по правовым вопросам.Вручены награды TAdviser IT Prize в 12 номинациях
Отдельно стоит отметить интерес и ценность общения с конечными пользователями. В ходе проекта разрабатывается прототип решения, затем он тестируется совместно с заказчиком, переносится на рабочую площадку, далее пользователи, после курса обучения, приступают к опытной эксплуатации. В ходе обучения и тестового запуска у пользователей часто возникают пожелания к функционалу. Многолетний проектный опыт научил нас очень внимательно прислушиваться к мнению тех людей, кто будет работать с СЭД ежедневно. Самые эффективные (с точки зрения бизнес-пользы) запросы мы выполняем в рамках внедрения, несмотря на функциональные границы проекта. Такой партнерский подход благоприятно влияет на успех внедрения и скорость освоения заказчиком новых инструментов обмена электронными документами.
Команда ЕСМGroup.Pro — уже признанный игрок на ИТ-рынке. Как Вам удается держать руку на пульсе?
Анатолий Гаврилов Мы ставим во главу угла бизнес-потребность, а не технический инструментарий. Внимательно следим за развитием технологий, трендами и нововведениями законодательства. Мы и наши клиенты — активные участники отраслевых мероприятий. Реализовать ценность для клиента — вот наша цель. Мы проводим регулярные встречи с конечными пользователями, чтобы понимать, насколько удобно им решение. Кроме того, мы проводим регулярные интервью с руководителями проектов, бизнес-заказчиками, чтобы понимать, как развивается их бизнес и «отвечать» на их требования заблаговременно.
Мы инвестируем во взаимодействие с нашим заказчиком, обмен наработками и создание экспертного сообщества. Создавая ценные функциональные доработки на каком-либо проекте, мы распространяем эти сведения среди остальных заказчиков, помогая тем самым получить им дополнительную бизнес-пользу от решения.
С заказчиками, которые готовы в проектах на agile, мы предлагаем и такие подходы. Как показала практика, несмотря на риски подобных методологий в масштабных проектах по внедрению корпоративных бизнес-приложений, эффект крайне интересный. Из очевидных плюсов: отдача от инвестиций наступает гораздо быстрее; проектные риски идентифицируются на ранних этапах, они более управляемы; постановка очередных новых требований происходит уже с учетом того, что заказчик знаком с особенностями системы и все более точно начинает понимать, как сформулированное требование будет «выглядеть» в итоговой реализации (в отличие от ситуации, когда есть попытка описать детально на старте проекта огромный пласт требований и согласовать это на «бумаге» с пользователями, которые по объективным причинам очень неоднозначно могут представлять, как именно это будет в итоге выглядеть). Минимизируется доля ненужной, неэффективной функциональности в проекте. В ходе такого проекта гораздо удобней реагировать на любые изменения, будь то обратная связь от пользователей, или, допустим, «неожиданно выявленные» технические или методологические ограничения на стороне других процессов или информационных систем, сопрягаемых с СЭД в рамках проекта. Был даже случай, когда в ходе проекта были инициированы изменения в законодательство, которые делали неактуальным часть проектного решения, которое планировалось реализовать.
Сегодня «электронный документооборот» — термин, знакомый корпоративному клиенту не понаслышке, а на деле. Какие задачи в B2B «покупают» чаще в настоящее время?
Анатолий Гаврилов На сегодня в СЭД работают не только исполнители и среднее звено руководства. Система становится близкой и удобной и для топ-менеджмента. Отсюда все возрастающая популярность мобильных рабочих мест («умных», динамически подстраивающихся, персонализированных), задач контроля исполнительской дисциплины, электронной подписи, что не в последнюю очередь связано с продолжающим набирать популярность трендом — ЮЗДО. Востребованным остается и договорной контур, включая обмен юридически значимыми финансовыми/бухгалтерскими документами (в частности, УПД). При этом ЮЗДО становится инструментом обмена электронными документами не только между контрагентами, но и внутри организаций.
Также стоит отметить требования сложной интеграции: с комплексом корпоративных информационных систем, EDI-провайдерами и другими системами электронного взаимодействия.
Очевидно, внедрение юридически значимого электронного документооборота имеет значительное количество преимуществ: в части экономии, снижения рисков, повышения конкурентоспособности и т.д. Как вы считаете, что мешает компаниям решиться и выполнить этот переход?
Анатолий Гаврилов Естественное сопротивление переменам и отсутствие адекватной информированности в данном вопросе — вот, что, по нашему мнению, мешает сделать первый шаг. Осуществляя консультационную поддержку на рынке, нами проводятся бесплатные тематические мастер-классы, создана интернет-площадка, позволяющая узнать об ЮЗДО больше и развеять витающие в воздухе мифы. Руководитель любой компании, принимающей решение о внедрении у себя системы юридически значимого документооборота, желает ясно представлять: с какими проблемами предстоит столкнуться; как избежать конфликтов на местах; что делать, если доверия к рукописной подписи больше, чем электронной; как «на берегу» оценить эффект от внедрения. На все эти вопросы мы даем ответы в рамках бесплатных встреч, опираясь на многолетний опыт реальных внедрений, анализируя кейсы клиентов и привлекая для их разбора только высокопрофессиональных экспертов отрасли. Так мы помогаем клиентам составить план перехода к ЮЗДО в виде конкретных и понятных шагов.
Что может ожидать рынок российского документооборота в ближайшие годы?
Анатолий Гаврилов Мы технократы и верим в будущее господство таких трендов, как блокчейн, ИИ, интернет вещей, виртуальная реальность. Гармоничное вливание во все отрасли этих трендов неизбежно, и использование этих технологий в ECM-процессах — лишь вопрос времени. Практические кейсы применения мы видим уже сегодня, и результаты как минимум интересны, более того, некоторые кейсы уже экономически оправданы. Все это приведет к переосмыслению вопросов, связанных с управлением и защитой информации, включая изменения законодательства.
Каковы ваши основные задачи на 2018 год?
Анатолий Гаврилов Повышение эффективности внедрений за счет применения новых технологий и оттачивание методологической практики. Также мы будем продолжать работать над содержанием уже внедренных проектов — они должны оставаться максимально полезными для клиентов, идя в ногу с развивающимся бизнесом. Кроме того, у нас есть амбициозная цель по развитию нового блокчейн-направления. Первые проекты уже запущены, и мы видим, что сегодня это направление логично дополняет наши компетенции, позволяя применить их в совершенно новом формате.
И напоследок, что бы вы могли посоветовать компаниям, которые стоят на пороге внедрения/смены СЭД или перехода на безбумажный обмен? Можно ли подготовиться и выполнить этот переход безболезненно?
Анатолий Гаврилов Каждый день, проведенный с автоматизацией обмена документами, выгодней для бизнеса, чем день без такового.
Как и любое важное дело, проект требует подготовки. Основная опасность — смещение фокуса: увлечение техническими деталями и недостаточное внимание к целям проекта. Важно помнить главное: система должна приносить ценность бизнесу. Никакое самое грамотно-настроенное решение не поможет при отсутствии по-настоящему интересных, четких и привлекательных целей. Немалое внимание нужно уделять и грамотному управлению проектными работами. Отдельно стоит отметить состав рабочих групп: с обеих сторон к работе должны привлекаться самые высококвалифицированные кадры и эксперты направлений.
Умение быстро меняться — отличный «скилл». Те, кто хотят иметь дополнительное конкурентное преимущество, уже с бешеной скоростью учатся новым техническим вещам. Сегодня компании понимают: чтобы оставаться конкурентоспособными, применять традиционные методы работы с документами недостаточно. Требуется переход к более современным, технологичным и автоматизированным ИТ-решениям, с целью повышения доходов предприятия и вывода на рынок новых продуктов и услуг.
И компании меняются, вкладывая в инновационные методы работы с информацией. Те, кто внимательно следят за нововведениями, смогут ответить на этот вызов рынка и станут самыми заметными отраслевыми игроками.
125