DIRECTUM Awards 2016               Лучшие ИТ-проекты и решения

Благодаря переходу к юридически значимому обмену документами с контрагентами срок согласования и подписания документов в компании удалось сократить с пяти до одного дня. Развитие автоматизации продолжается, цель — переход к полностью электронным процессам.

• Более 40 000 документов обработано полностью в электронном виде.
• Осуществлен обмен со 108 контрагентами.
  
  

Проведена сложная интеграция с несколькими системами и средами, реализованы решения по миграции данных, тиражированию, в том числе с файловым хранилищем. Налажена работа более 1200 пользователей в территориально распределенных подразделениях.

• Создано около 160 000 документов.
• Запущено более 120 000 задач.
  
  

Приложение DIRECTUM Solo использует лично Губернатор Вологодской области и его заместители, руководители структурных подразделений и органов исполнительной государственной власти. Вовлеченность руководства в проект внедрения позволила значительно сократить сроки подписания документов.

• За декабрь 2016 года 74% заданий Губернатора области выполнено из мобильного приложения.

На базе ECM-платформы реализована специфическая задача за пределами классического делопроизводства. Автоматизирован процесс сбора досье на серию продукции. Создание досье на основе шаблонов позволило упростить и сократить время оформления документов.

• Проект реализован за 4 месяца.

15 филиалов компании перешли на работу в DIRECTUM. В системе зарегистрирован 18 541 пользователь, активных пользователей – более 10 000. Обучение прошли 2 000 рядовых пользователей.

• Проект реализован за 4 месяца.

К марту 2016 года количество сотрудников, работающих в DIRECTUM, приблизилось к 5 000. После началась реализация новой фазы проекта, в рамках которой продолжились расширение функционала системы и автоматизация процессов (запрос неквалифицированной подписи, получение квалифицированной ЭП и др.). В августе того же года холдинг полностью перевел в электронный вид весь межкорпоративный обмен документами, в числе которых служебные записки, протоколы совещаний, рекламации, внутренние договоры, заявления на отпуск и прочие.

«Мэлон Фэшн Груп» взяла курс на повышение эффективности процессов взаимодействия с арендодателями и автоматизацию документооборота с контрагентами. На момент старта проекта в компании было заключено более 1000 договоров аренды в бумажном виде. После изменения курса валют руководство решило оптимизировать затраты на аренду и вывести процессы взаимодействия с контрагентами на новый уровень. Кроме того, требовалась автоматизация внутренних процедур согласования. Реализовать эти задачи компания решила на базе многофункциональной системы электронного документооборота.

Каждый день в компанию поступает огромное количество документов поставщиков. Все они должны быть получены, обработаны и сохранены в архивах в соответствии с принятым регламентом. Документооборот осложняется из-за территориальной удаленности подразделений и централизованной бухгалтерии, функционирующей на базе Управления в Нижнем Новгороде. Система Directum помогла успешно справится с поставленными задачами.

По итогам реализации проекта руководство завода оценило его первые результаты. На всех этапах работы с документами процесс стал более управляемым. За счет прозрачного контроля на всех стадиях жизненного цикла документа повысилась исполнительская дисциплина. Значительно сократилось время, затрачиваемое сотрудниками на поиск документов. Достигнуто существенное ускорение бизнес-процессов предприятия. Исключены потери времени на курьерскую доставку бумаг между подразделениями, что повлияло как на сроки выпуска документов, так и на повышение производительности труда персонала (в том числе среди делопроизводителей).

Руководство института уделяет много внимания документальному сопровождению бизнеса. От скорости и качества исполнения поручений или согласования договоров зависит множество бизнес-показателей, а риски длительной задержки этих процессов выражаются в потере сотен тысяч рублей прибыли. Для минимизации этих рисков в 2016 году «НИИнефтепромхим» внедрил ECM-систему DIRECTUM.

В 2013 году предприятие столкнулось с ростом объема таможенных документов. В составе российского подразделения P&G на тот момент действовало 6 юридических лиц в 4 регионах, в том числе 3 завода. Компания работала на 12 таможнях, имела контракты с 13 таможенными представителями, представленными в трех системах («Альта-софт», «ТКС», «ВЭД-Декларант»). Сотрудники обрабатывали свыше 2000 таможенных деклараций в месяц. В этот период в компании завершился первый этап внедрения ECM-системы DIRECTUM, в результате которого был автоматизирован процесс согласования договоров. Целью второго этапа стал переход на электронный юридически значимый документооборот таможенных деклараций.

Руководство ГК ДКС решило перейти на юридически значимый электронный документооборот для того, чтобы сократить затраты на подготовку к налоговым и аудиторским проверкам, снизить риски доначисления НДС и налога на прибыль, которые связаны с возможной утратой бумажных документов и долгим сроком предоставления оригиналов в компанию.

В «УК ТМК» заключается много договоров, что приводит к высокой нагрузке на сотрудников, согласовывающих и визирующих документы. По этой причине руководство компании поставило перед командой проекта задачи уменьшения количества ошибок, которые допускают пользователи при составлении и отправке договоров на согласование (с помощью внедрения экспертной оценки); снижения нагрузки на сотрудников, которые согласуют/визируют договоры; повышения дисциплины пользователей, составляющих и выполняющих отправку документов.

МФЦ работает в системе DIRECTUM с 2012 года. Со временем у организации появилась потребность в развитии системы, которое позволило бы закрыть специфические требования к работе канцелярии.

С момента внедрения системы DIRECTUM в 2012-2013 годах у пользователей накопились пожелания к имеющимся механизмам согласования договорных документов. В 2014 году процесс согласования договоров в «ОДК-Авиадвигатель» был модернизирован. Однако в 2015-м потребовались новые доработки, необходимые для реализации изменившихся требований компании…

Компания ведет одновременно более 100 проектов. Решение позволило повысить прозрачность работы инженеров и создать единое информационное пространство для управления проектами.

• Дало возможность сосредоточиться на эффективности в критичных точках бизнес-процессов предприятия.

Реализована совместная работа над документами, в том числе с привлечением внешних участников. Сократилось время на разработку и согласование проектов документов за счет использования функций совместного редактирования. Компания показывает пример отказа от канцелярского подхода и выхода на новый уровень работы с электронным контентом.

Номинация «Обмен без границ», компания Synerdocs.
Снижение операционных затрат (более 1 млн рублей в год) за счёт отказа от бумажной формы документа. Экономия рабочего времени составила до 30 минут на операцию.

Номинация «Лучшее использоание электронной подписи», компания «Актив».
Решение позволяет удобно взаимодействовать тем, кто уже использует электронную подпись, с теми, кто только собирается на нее перейти.

Номинация «Лучшее решение с применением технологий искусственного интеллекта», компания ABBYY.
С помощью комплексного решения клиент ускорил процессы согласования и оплаты в десятки раз, суммарные расходы на обработку документов сократились более чем на 50%. Перевод в электронный вид рутинной работы с первичной финансовой документацией дает пример широкому кругу предприятий.