Полтава-Госуслуги

«Полтава» - система предварительной записи и обслуживания клиентов для государственных учреждений и коммерческих организаций. Система создана на основе свободного программного обеспечения (СПО), внедряется за несколько недель, интегрируется с любыми системами обслуживания потребителей и помогает перевести все этапы предварительного заказа услуг и обмена данными в электронный вид. По опыту практического использования в федеральных ведомствах «Полтава» позволяет сэкономить сотрудникам до 30% рабочего времени, связанного с предварительной обработкой данных, необходимых для оказания услуг.

Перевести свои услуги в электронный вид сейчас активно стремятся и государственные, и коммерческие структуры. Для первых это продиктовано распоряжениями Правительства РФ, вторые хотят сделать обслуживание удобнее, сэкономить время клиентов и снизить свои издержки. Все услуги сделать электронными невозможно, но некоторые стандартные их этапы — необходимо. Системы электронных очередей, которые сейчас используются и внедряются в наиболее крупных организациях, помогают людям тратить меньше времени на ожидание, а поставщикам услуг — структурировать поток клиентов и эффективнее распределять свои ресурсы. Но такие системы дороги и сложно внедряются, и, кроме того, не автоматизируют функцию обмена первичной информацией между поставщиком и потребителем, которая очень важна для сложных услуг. Например, для прохождения техосмотра, оформления загранпаспорта и многих других. Специалисты компании АйТи разработали в России программное решение на стыке технологий электронной очереди и интернет-порталов. Система «Полтава» уже успешно используется несколькими федеральными ведомствами. Благодаря гибким возможностям дополнительной настройки система будет эффективно работать в федеральных, региональных и местных органах власти, медицинских и образовательных учреждениях, органах социальной защиты населения, компаниях финансового сектора и в любых других организациях сферы услуг.

Электронная система предварительной записи и обслуживания потребителей «Полтава» позволяет:

• осуществлять предварительную запись потребителей через любые информационные каналы связи (интернет-портал, call-центры, электронную очередь, информационные киоски и т.д.)
• централизованно управлять клиентскими потоками вне зависимости от источника запроса на оказание услуги, формировать потоки обслуживания в соответствии с любыми алгоритмами
• заранее выбирать и формировать необходимый потребителю пакет услуг
• выбирать время и дату предоставления услуги с учетом удобства потребителя, доступности ресурсов поставщика, праздничных и выходных дней, режима работы учреждения и т.д.
• производить обмен любыми документами, нужными для подготовки к оказанию выбранной услуги или пакета услуг, включая заявления и платежные документы

Поставщику услуг внедрение электронной системы предварительной записи и обслуживания потребителей дает мощный механизм повышения качества обслуживания, сокращение временных и ресурсных затрат на предварительную подготовку и проработку услуги до 30%, возможность учитывать при записи потребителей график работы каждого своего подразделения/специалиста. Сотрудники могут планировать свое рабочее время, распечатывать расписание приема, просматривать документы клиентов (заявителей), изменять их статусы по мере оказания услуги и т.п.Михаил Рожков, PARMA TG: Большинство наших BPM-проектов выходят за рамки отдельных процессов и организаций 3.4 т

Потребитель услуги, в свою очередь, может «записаться» на услугу наиболее удобным способом, получить и передать все необходимые для предварительного оформления услуги данные, существенно сэкономив свое время. Также клиент может заранее выбрать и зафиксировать все важные параметры оказания услуги (удобное время приема, конкретного специалиста, который будет оказывать услугу и т.д.), сформировать необходимый пакет услуг и получить всю информацию о них.

Технологически система «Полтава» представляет собой кросс-платформенное модульное решение на базе СПО. Система не предъявляет никаких дополнительных требований к установленному в организации ПО и оборудованию. Благодаря модульному составу и гибким механизмам настроек система внедряется за несколько недель и может легко интегрироваться с любыми ИТ-системами: электронной очередью, порталом и др. При развертывании в территориально распределенных организациях система учитывает все особенности работы каждого отдельного филиала или подразделения.