IBA Group: Система электронного документооборота на базе IBM Content Foundation (ранее IBM FileNet)

По состоянию на июль 2022 года продукт более не доступен для приобретения.

2013: Описание возможностей системы

Назначение системы

Система предназначена для эффективного управления процессами обработки документов, автоматизации основных процедур работы с ними, повышения эффективности функционирования подразделений организации за счет снижения времени, затрачиваемого на процессы сбора, обработки и получения информации.

Система позволяет решать следующие задачи:

• Повысить информационную открытость и прозрачность функционирования бизнес-процессов организации
• Сократить затраты на делопроизводственные процессы, в том числе за счет сокращения бумажной доли документооборота, исключения дублирования ввода информации и повышения ее достоверности и актуальности, улучшения возможностей по оперативному поиску документов и связанных с ними управленческих и бизнес-процессов
• Повысить контроль исполнения документов и поручений, исполнительской дисциплин.

Описание системы

Система обеспечивает поддержку жизненного цикла, в том числе изменение состояния реквизитов в процессе прохождения по маршруту, следующих типов объектов:

• Входящие документы
• Исходящие документы
• Нормативные документы
• Распорядительные документы
• Справочно-информационные документы
• Поручения.

Система поддерживает следующие возможности при работе с регистрационными карточками (далее − РК) документов и поручений:

• Создание РК документа/поручения на основе уже существующей в Системе РК
• Контроль заполнения обязательных реквизитов в РК
• Контроль правильности данных, вводимых в поля РК
• Вставка в текст документа значений из реквизитов РК − при формировании документов по шаблону
• Прикрепление к РК файла любого формата, зарегистрированного в операционной системе
• Добавление пользовательских комментариев к документу/поручению
• Автоматическое формирование листов согласования, утверждения
• Возможность сохранения ссылок на связанные документы и их удаление
• Возможность использования шаблонов при создании документов.

В системе реализован модуль управления поручениями, который обеспечивает:

• Создание поручений как на основе документов, так и без привязки к ним
• Создание поручений самому себе
• Возможность прикрепления файлов к РК поручения при его создании
• Механизм контроля хода и результатов исполнения поручения
• Возможность декомпозиции поручения на более мелкие
• Возможность участия в процессе исполнения и контроля поручений сразу нескольких лиц в одной роли
• Возможность просмотра поручений с их статусами и принадлежностью к категориям
• Возможность просматривать статистику выполнения поручений в различных разрезах: по документам, по подразделениям, сотрудникам.

Документы и поручения в Системе доступны пользователю как в общих каталогах, так и в личном «Рабочем кабинете».

Система обеспечивает:

• Поиск документа/поручения по реквизитам объекта
• Контекстный поиск по вложенным файлам, полнотекстовый поиск
• Разные варианты поиска, в том числе поиск по части слова, по группе слов с использованием «И», «ИЛИ».

В Системе также реализована возможность фильтрации и сортировки объектов по любому полю в каталогах.

Система обеспечивает процесс уведомления пользователей с использованием электронной почты и визуальных средств Системы о событиях:

• По документам в соответствии с этапами их жизненного цикла
• По поручениям, назначенным пользователю
• В маршрутных схемах (процессах).

В Системе ведется учет и протоколирование действий пользователей. Права пользователей на доступ к информации и функциям Системы разграничиваются с помощью встроенных механизмов.

Ведение отчетов в Системе включает ряд готовых отчетных форм по статистике документооборота и по контролю исполнения документов.

В рамках модуля замещения в Системе реализована возможность ведения календарей отсутствия с автоматическим делегированием задач (определенному списку заместителей). При этом поддерживается возможность указания типа документа, задачи по которому делегированы заместителю.Михаил Садиров, SMART technologies: На тестирование мультивендорных решений есть спрос

Система поддерживает ведение ролевых структур (справочник ролей сотрудников), возможность назначения заместителей для выполнения роли в бизнес-процессе.

Система электронного документооборота на базе IBM Content Foundation (ранее IBM FileNet) позволяет:

• Включить в процесс электронного документооборота не только пользователей, объединенных в локальную вычислительную сеть, но и территориально-удаленных
• Обеспечить построение многоуровневых территориально-распределенных систем электронного документооборота, предоставляя средства для организации обмена документами и синхронизации справочников между локальными системами организаций (подразделений), входящих в одну организацию
• Автоматизировать не только «организационно-распорядительный» документооборот организаций, но и оборот документов, относящихся к иным информационным областям (юридическая, научно-техническая, статистическая и другая информация)
• Осуществлять коллективную работу над документами, при этом работа с документом может вестись сотрудниками как параллельно, так и последовательно. Гарантированность актуализации информации достигается созданием и сохранением версий документа, т.е. всегда можно увидеть документ как в последней редакции, так и (при необходимости) историю обработки и изменения документа.

Подсистема управления бизнес-процессами обеспечивает поддержку графического редактора маршрутных схем бизнес-процессов, визуализацию прохождения процессов по маршруту. В Системе обеспечивается поддержка версионности маршрутных схем бизнес-процессов, в том числе реализована возможность определения условий прохождения по маршруту, обеспечивающему ветвление процесса. Система предоставляет возможность вызова функций стороннего ПО при прохождении документа по маршруту. При работе с данными в Системе обеспечена возможность хранения в централизованном иерархическом хранилище документов различных форматов. Количество хранимых файлов (версий файлов) и их объем не ограничен.