Алее Софтвер: Электронный архив нормативной документации

При современных темпах развития стандартизации количество нормативных документов, используемых на предприятии, ежегодно увеличивается в несколько раз. Возникает потребность в эффективном поиске и актуализации информации, а наличие отраслевых и тематических каталогов стандартов значительно облегчает работу отделов.

Знакомы ли Вам перечисленные ниже проблемы?

1. В процессе работы компании используется огромное количество нормативных документов, тысячи и десятки тысяч. Как ориентироваться в таком объеме, находить необходимые документы, делать выборки и анализировать результаты?
2. Не все имеющиеся у Вас нормативные документы необходимы каждому сотруднику. Как организовать разграниченный доступ разных сотрудников компании к различным наборам документов?
3. Одни и те же документы могут входить в различные тематические подборки, интересные узкому кругу специалистов. Как сформировать различные срезы по документам в электронном виде, не дублируя данные в системе?
4. Нормативные документы имеют тенденцию постоянно изменяться и дополняться. В таких условиях достаточно трудно отслеживать изменения и вносить их при большом количестве нормативных документов, особенно учитывая особенности работы различных производителей НТД. Как поддерживать свои нормативные документы и актуальном состоянии и упростить процедуру поддержки НТД, не загружая своих сотрудников такой рутинной работой?
5. Компания имеет разветвленную сеть филиалов и представительств, каждое из которых закупает НТД самостоятельно, тем самым дважды или трижды платя за одни и те же документы. Никто из филиалов и представительств не знает, какие документы есть у соседа, нет системы предоставления многопользовательского доступа к таким документам, нет возможности даже иметь сведения о их наличии. Как организовать единую базу НТД документов по всем филиалам и представительствам Вашей компании с возможностью доступа большого количества сотрудников?
6. Иногда необходимо наличие исторических НТД, например, в случае технической поддержки или модернизации оборудования, созданного по старым стандартам. Как поддерживать в одной базе исторические и действующие НТД, не внося путаницу и не усложняя работу людей?
7. Как отслеживать статистику работы с документами: наиболее запрашиваемые документы, частота обращений и другие данные?
8. Как организовать работу по созданию собственных документов на базе международных или национальных стандартов других государств? Как вносить пометки в текст документов? Как связать между собой группы документов?

Если Вам в своей деятельности пришлось столкнуться с такими проблемами, то комплексное решение от компания Алее Софтвер в союзе с компанией Нормдокс (авторизированным реселлером большого числа зарубежных стандартов) позволит:Михаил Садиров, SMART technologies: На тестирование мультивендорных решений есть спрос

1. Иметь единую актуальную базу НТД, необходимую для работы компании;
2. Организовать распределенный и защищенный доступ ко всем документам заинтересованным сотрудникам всех подразделений компании;
3. Получать своевременно изменения и дополнения по НТД, не тратя огромного количества времени на эту работу;
4. Производить поиск по базе НТД и получать различные выборки (срезы) данных;
5. Сформировать связь между документами компании (проектами, технической документацией и др.) и нормативными документами: внутренними и внешними (российскими и зарубежными требованиями, нормами и стандартами.

Так как электронный архив НТД содержит в себе как внутренние документы компании, так и внешние, то внесение документов в систему может происходить несколькими способами. Внутренние документы вносятся в систему сотрудниками компании: документы в электронном виде вносятся сразу в электронный архив, нормативные документы в бумажном виде – сканируются, и только потом вносятся в архив. Структура нормативных документов может строиться в соответствии с международным классификатором, с классификаторами производителей стандартов, а также в соответствии с нуждами самой компании. Одни и те же данные могут быть представлены в системе в виде различных структур, что не влечет за собой дублирования данных и раздувания объемов информации.

Поля описаний нормативных документов определены многолетней практикой работы с такими документами. При формировании электронного архива НТД компания Алее Софтвер поставляет не только готовые структуры данных, но и поля описаний (атрибуты) документов, определенных производителями данных документов. Поля описаний для собственных документов могут быть созданы и внесены в систему дополнительно стандартными средствами электронного архива STOR-M 3. Электронный архив НТД может быть поставлен компании уже с внесенными в него полными текстами документов внешних производителей. Актуальность поставленных документов поддерживается компанией Алее Софтвер. Работы по актуализации поставленных документов производятся от одного раза в месяц до одного раза в год, в зависимости от содержимого базы и схемы работы компании. Работы по актуализации включают в себя:

1. Обновления библиографических данных;
2. Данные по новым документам и новым сборникам;
3. Изменения по содержимому тематических сборников и подборок.

Доступ к нормативной и технической информации предоставляется сотрудникам компании как внутри локальной сети, так и по сети Интернет. Если удаленные филиалы и представительства не имеют возможности доступа по техническим или другим причинам, то для них может быть сделана выборка из электронного архива и сформирован сборник на CD в виде интерактивного каталога НТД. Таким образом сотрудники удаленного подразделения могут работать с частью данных или со всеми данными электронного архива локально, просматривая интерактивный каталог, сформированный на CD. Компания может самостоятельно формировать такие диски, расширяя или сужая их содержимое по своему усмотрению.

Таким образом компания получает эффективный инструмент для работы с нормативной и технической документацией, ускоряющий и экономящий средства компании за счет сокращения:

1. Расходов на поддержание нескольких программ и баз данных по нормативным документам;
2. Расходов на поддержание документов в актуальном состоянии;
3. Расходов на поиск и приобретение новых документов;
4. Времени на поиск и формирование подборок необходимых документов.

Основные преимущества электронного архива

Для конечных пользователей

1. Быстрый поиск необходимой нормативной и технической документации;
2. Доступ к актуальной нормативной и технической документации с рабочего места (через web или через специальный интерфейс);
3. Возможность поиска и создания выборок по различным критериям;
4. Упрощение формирования базы НТД и ее поддержки в актуальном состоянии;
5. Простая работа с системой и быстрое ее освоение за счет простых и привычных интерфейсов.

Для организации

1. Сокращение затрат на поддержку нескольких программ и баз данных по нормативной и технической документации;
2. Упрощение ведения классических бумажных архивов нормативной и технической документации;
3. Снижение затрат на поиски необходимой информации;
4. Повышение производительности труда и улучшение качества работы;
5. Консолидация документов: упорядоченное централизованное хранение всей нормативной и технической документации, включая документы филиалов и представительств;
6. Хранение всей документации в защищенном репозитории и возможность быстрого резервирования информации.

Для администраторов

1. развертывание ПО и его обновлений;
2. Простота администрирования системы, которая позволяет высвободить IT ресурсы и предоставить функции администрирования руководителям отделов или подразделений;
3. Сокращение нагрузки на IT персонал за счет работы браузерного интерфейса системы;
4. Простота мониторинга работы системы непосредственно из браузера.