СЭД EnDocs

Основные статьи:

• СЭД (подробнее)
• SaaS - История. Философия. Драйверы развития

СЭД EnDocs - готовое решение для вашего бизнеса

СЭД EnDocs - это готовое решение для автоматизации документооборота и цифровизации широкого круга внутренних бизнес-процессов. Система предназначена для преодоления "информационного хаоса", присущего документообороту, и повышения эффективности работы с ним. СЭД EnDocs подходит для любого предприятия вне зависимости от его масштабов и сферы деятельности.

Основным преимуществом СЭД EnDocs является возможность использования системы в облаке - EnDocs Cloud, на выделенных серверах - EnDocs Private Cloud и в настольной версии - EnDocs On-premise. Михаил Садиров, SMART technologies: На тестирование мультивендорных решений есть спрос Стоит отметить, что все три варианта использования системы содержат одинаковый функционал. А начать работу с системой можно просто подключившись к EnDocs Cloud и выбрав подходящий тариф. При этом всегда есть возможность сменить лицензию и развернуть систему On-premise.

Уже более 10 лет СЭД EnDocs представлена на рынке корпоративного ПО. В 2012 году Максим Соин и Дмитрий Никитин учредили компанию ENSOL, специализирующуюся на автоматизации электронного документооборота и внедрении электронного архива. На данный момент компания является одной из лидирующих ИТ-компаний в области FinTech и LegalTech, а ее продукт СЭД EnDocs попал в топ-5 лучших облачных сервисов ЭДО на Клерк.ру. Ежедневно системой EnDocs пользуются более 10 000 пользователей, работающих в компаниях более чем 320 клиентов. Внедрение 100% российской разработки СЭД EnDocs позволяет до 3-х раз сэкономить компаниям благодаря автоматизации их бизнес-процессов.

СЭД EnDocs пользуются Яндекс, PWC, TEVA, Royal Canin, ABBYY, Bayer, TUI, УЦ Калуга Астрал и другие гиганты российского рынка (данные на май 2023 г.).

Функциональность и решения

Договорной документооборот

Автоматизация процесса управления договорами на базе СЭД EnDocs – это прозрачные, управляемые и контролируемые этапы работы с договорами в рамках единого информационного пространства.

Договорной документооборот с EnDocs - это:

• Быстрая подготовка договоров
• Управляемое и оперативное согласование
• Надежное хранение и легкий поиск документов

Согласование и оплата счетов

Решение позволяет в короткие сроки автоматизировать процесс согласования счетов и заявок на оплату.

Согласование и оплата счетов с EnDocs - это:

• Единый реестр
• Быстрый ввод
• Согласование
• Интеграция с 1С
• Платежный календарь и отчеты
• Уведомления

Электронный архив

Решение EnDocs для электронного архива централизует и упорядочит хранение бухгалтерских и финансовых документов, сократит трудозатраты и время на поиск и обработку документов, ускорит подготовку ответов на запросы ФНС.

Электронный архив с EnDocs - это:

• Безопасное хранение документов
• Подготовка к налоговым и аудиторским проверкам без лишних усилий
• Удобный поиск документов для сверки с контрагентами

Цифровая бухгалтерия

Цифровая бухгалтерия – это готовое решение для автоматизации процессов обработки и идеальный инструмент для организации бухгалтерского ОЦО.

Цифровая бухгалтерия с EnDocs - это:

• Поступление документов
• Проверка и согласование
• Подписание
• Учетная система
• Электронный архив

Кадровый ЭДО (КЭДО)

EnDocs КЭДО – это простое и удобное решение для упрощения коммуникации с сотрудниками и ускорения подписания документов.

Кадровый ЭДО с EnDocs - это:

• Бесшовная загрузка документов и данных
• Прием сотрудников онлайн
• Выпуск ЭЦП онлайн
• Статус документов в онлайн
• Сложные маршруты согласования и подписания
• Уведомления
• Доступ с любого устройства и удобный личный кабинет
• Интеграция с 1С ЗУП
• Работа со всеми типами работников
• Электронный архив документов

История развития продукта

2024

Как автоматизировать работу ОЦО с помощью цифровой бухгалтерии от EnDocs

Чтобы сократить издержки, многие компании переходят на общие центры обслуживания. Это такие структуры, которые берут на себя рутинные задачи: обслуживают оборудование, поддерживают порядок в офисе, ведут бухгалтерию, кадровое делопроизводство и документооборот. В статье разбираемся, для чего нужны ОЦО и как сделать их работу максимально эффективной. Подробнее здесь.

Обзор системы EnDocs

Кризис 2022 года изменил ситуацию на рынке: Россию покинули крупные зарубежные продукты вроде Microsoft SharePoint и Documentum. Отечественному бизнесу пришлось переходить на отечественные аналоги: оказалось, что многие такие системы гораздо лучше адаптированы к местному законодательству. В статье рассматриваем один из таких инструментов — сервис электронного документооборота EnDocs. Подробнее здесь.

2023: Обновление EnDocs: добавление множества новых функций

В начале 2023 года EnDocs получил множество новых функций:

УНЭП - электронная подпись для сотрудников

В система появилась возможность выпуска УНЭП для сотрудников за счет интеграции удостоверяющим центром Калуга Астрал. Электронные подписи выпускаются непосредственно внутри интерфейса системы и позволяют подписывать любые внутренние и кадровые документы.

КЭДО - кадровый электронный документооборот

Существенно расширился список кадровых документов, Создан новый интерфейс для создания кадровых документов - система показывает и предлагает для заполнения только те поля которые действительно необходимы для создания того или иного кадрового документа - это позволяет сократить количество ошибок, допускаемых сотрудниками при их заполнении. Добавлены новые справочники - Подразделения и Сотрудники.

Разработан модуль интеграции для 1С ЗУП для автоматического обмена кадровыми документами между EnDocs КЭДО и 1С ЗУП. Теперь кадровым специалистам не нужно вручную вносить документы в EnDocs - благодаря интеграции они загружаются автоматически.

В EnDocs стали доступны следующие функции:

• Процессы согласования и отмены командировок,
• Процессы согласования и подписания авансовых отчетов.
• Формирование по шаблону, согласование и подписание различных заявлений сотрудников: отпуска, переводы, запросы справок и т.п.
• Согласование и подписание кадровых приказов и иных документов
• Прием онлайн удаленных сотрудников
• Генерация печатных форм для заявлений, приказов и других кадровых документов

Автоматизация кадровых процессов будет способствовать сокращению ручной работы и поможет сэкономить время сотрудников. По словам представителей компании, в будущем функциональность HR-модуля продолжит расширяться, в EnDocs будут реализованы процессы планирования отпусков, различные информационные сервисы для сотрудников - информация об остатках отпусков, расчетные листы и т.п.

2022

Интеграция EnDocs с "Мой Офис"

Теперь пользователям не обязательно скачивать документ, чтобы внести правки, а потом загружать в EnDocs обновленную версию. В интерфейс системы добавлен сервис для внесения изменений в документ в онлайн-режиме. В документ можно как вносить правки, так и советовать изменения в режиме рецензирования. У каждого пользователя подсвечиваются фрагменты, с которыми работает кто-то другой, все изменения отображаются быстро. Обмениваться идеями по отдельным фрагментам документа пользователи могут в чате, который доступен в рамках выбранного документа.

Благодаря появлению возможности онлайн-редактирования пользователям будет удобнее работать, так как не нужно будет переключаться между программами.

В обновленной версии в конструктор бизнес-процессов добавлена возможность создавать сложные сценарии согласования документов, меняя цепочку согласования в зависимости от различных условий и параметров документа.

Создание мобильного приложения EnDocs

Летом 2022 года пользователям EnDocs стало доступно мобильное приложение на платформах iOS и Android с возможностью создания, согласования и поиска необходимых документов непосредственно на смартфоне.

В EnDocs появилась функция согласования и оплаты счетов

В обновленной версии EnDocs появилось удобное решение для согласование и оплаты счетов, позволяющее в короткие сроки автоматизировать процессы согласования и утверждения счетов, проведения и контроля оплаты счета бухгалтером:

• Все выставленные и полученные счета доступны в новом реестре "Счета и оплаты". Это позволяет всегда быть в курсе расчетов с контрагентами.
• Счета могут быть заведены вручную, загружены из электронной почты и автоматически распознаны, а также загружены из Контур.Диадок
• С помощью гибкой фильтрации можно просматривать счета на оплату в различных разрезах: по текущему состоянию, подразделению, контрагенту, периоду выставления счета.
• Любой сотрудник может завести счет в системе EnDocs, заполнить все необходимые для оплаты реквизиты и запустить на согласование, а EnDocs направит сотруднику уведомление о согласовании или оплате счета.
• За счет встроенной интеграции с 1С согласованные счета выгружаются в 1С для оплаты, а информация о их оплате автоматически загружается из 1С.

Новые отчеты позволяют в один клик получить информацию о состоянии оплаты по покупателям и поставщикам, а платежный календарь предоставляет пользователям удобный инструмент для планирования для планирования платежей.

Решение включает в себя встроенную интеграцию с 1С для обеспечения непрерывного процесса согласования и оплаты счетов:

• Реестр согласованных счетов в 1С с указанием срока оплаты
• Возможность из 1С просмотреть счет и историю согласования
• Создание платежного поручения в "один клик"
• Автоматическая загрузка информации об оплате счетов в EnDocs из 1С
• Уведомление сотрудников об оплате счетов

2021

EnDocs приобрел новый дизайн

Главные изменения касаются дизайна, который стал более современным и ярким. В Ensol также стремились упростить взаимодействие с системой и сократить количество кликов, необходимых, чтобы выполнить то или иное действие, а также сократить время на получение необходимой информации.

Появилось главное меню системы, состоящее из разделов: Мой кабинет, Документы, Компания и Настройки.

Кардинально преобразился главный экран системы, обновлены реестры документов, получили обновление разделы настроек и данных компании.

В разделе "Мой кабинет", который является преемником старого личного кабинета теперь доступно значительно больше информации: можно легко увидеть количество документов, событий и задач. В нем появилась лента событий, показывающая последние изменения с документами и задачами. Добавлена возможность сортировки и фильтрации в списках задач и документов на согласовании.

В новом разделе "Документы" теперь сосредоточены все документы. Они все так же разделены на реестры к которым добавились новые: "Все документы", "Мои документы" и "Избранные". На реестрах появились новые преднастроенные фильтры, позволяющие отображать документы в зависимости от их статусов.

Все данные о юр.лицах, контрагентах и проектах теперь расположены в новом разделе "Компания".

Существенно обновился интерфейс создания документа и интерфейс карточки документа: теперь просмотр реквизитов документа и работа с файлами стали более удобными и наглядными.

В EnDocs добавлена функция распознавания документов

В новой версии появился модуль распознавания документов. Теперь после загрузки документов из внешних источников, таких как электронная почта или сетевые папки, в автоматическом режиме производится распознавание документов: исходно поддерживается распознавание накладных, актов, счетов, фактур и УПД. Дополнительно в системе есть инструмент для обучения системы распознаванию других видов документов.

Появился отдельный класс документов - комплект для работы с комплектом закрывающих бухгалтерских документов.

В интеграцию с 1С добавился новый интерфейс для работы с распознанными документами: теперь документы после согласования были доступны в новой форме "Поступления". Интерфейс предоставлял бухгалтеру возможность автоматизированной проверки всех распознанных данных и формирования проводок.

Такая функциональность позволила существенно сократить ручную работу, связанную с согласованием, подписанием и вводом первички в учетную систему.

После ввода документы попадают на архивное хранение. Электронный архив позволяет получить и быстро формировать необходимые подборки документов по запросу ФНС или внутреннего аудита.

2020

Развитие функциональных возможностей EnDocs

В течение 2020 года основные изменения в системе были направлены на улучшения ее базовых возможностей и развитие облачного сервиса.

Был реализован интерфейс личного кабинета пользователя, который содержал всю необходимую информацию о его задачах и документах.

В систему внесены изменения в функции автоматизированной загрузки документов: к возможности загрузки сканов документов из сетевых папок появилась возможность загрузки из электронной почты.

Специальный реестр "Загруженные" предоставляет всю информацию о загруженных из таких источников документах.

Существенно расширились функции карточки документа: теперь, открыв документ, пользователь получал доступ не только к реквизитам и набору файлов, но и истории изменения документа.

В системе появился отдельный интерфейс для организации электронной канцелярии с регистрацией поступающей и отправляемой корреспонденции, а также регистрации задач и поручений по документам.

Интеграция с 1С обеспечила возможность обмена согласованными счетами и договорами. Согласованные договоры автоматически попадают в справочник договоров 1С.

Согласованные счета теперь выгружаются в 1С в онлайн-режиме - теперь сотрудник, занимающийся оплатами в интерфейсе 1С, видит все согласованные счета с желаемым сроком оплаты и может в один клик создать платежные поручения для отправки в банк. После оплаты счета информация об этом автоматически выгружается в EnDocs - таким образом, сотрудники получают информацию практически мгновенно.

Также из EnDocs for SharePoint была перенесена интеграция с системой электронного обмена документами Диадок. Для настройки интеграции достаточно ввести свои данные для подключения к аккаунту Диадок, и можно будет в автоматическом режиме загружать в EnDocs электронные документы. Была также добавлена возможность подписания документов квалифицированной электронной подписью. Интеграция с Диадок позволит пользователям создать единый электронный архив документов, в котором хранятся как скан-копии бумажных документов, так и электронные первичные документы и договоры.

EnDocs развернул облачную версию сервиса

В 2020 году выпущена первая версия новой EnDocs. На базе системы был развернут облачный сервис электронного документооборота под названием EnDocs Cloud, созданный для обработки и хранения документов в облаке.

Сервис позволял легко и быстро организовать электронный архив бухгалтерских документов и договоров. Первый релиз также включал в себя интеграцию с 1С для ввода документов и формирования проводок. Обеспечивал возможность обработки скан-копий документов и доступ в архив из интерфейса 1С.

Среди преимуществ сервиса EnDoc.Cloud для пользователя:

• Быстрый старт без лишних затрат
• Поиск нужных документов и договоров
• Быстрое формирование подборок документов для ФНС
• Контроль наличия документов
• Ведение нескольких юр. лиц в одном аккаунте
• Загрузку скан-копий документов через ftp, сетевые папки и по e-mail

Также было принято решение о переходе на режим минорных регулярных практически ежемесячных обновлений сервиса - таким образом, клиенты в рамках подписки в короткие сроки получали бы доступ к новым функциям системы.

2019: Начало разработки полностью новой системы EnDocs

В компании было принято решении начать разработку новой системы, основанной на технологиях Open Source, которая бы включала в себя все лучшее EnDocs for SharePoint в части функциональности и при этом не имела ее недостатков, таких как необходимость покупки заказчиками лицензий Microsoft, стоимость которых к этому времени существенно возросла, а также высокие системные требования к оборудованию.

Ключевыми требованиями к новому продукту были:

• Быстрый запуск
• Отсутствие затрат на внедрение
• Не требовать построения собственной ИТ-инфраструктуры
• Простой доступ к данным из любого места

Новую систему решено было разрабатывать для работы на Linux c использованием Docker-контейнеризации и управляемых сервисов, предоставляемых в таких системах, как Microsoft Azure. Новая версия должна была быть доступна клиентам в виде облачного сервиса по подписке - благодаря этому клиенты получили бы возможность быстрого запуска системы автоматизации процессов электронного документооборота, не тратя время на долгое внедрение. Подобный подход позволил бы компаниям быстро автоматизировать собственные бизнес-процессы с минимальными сроками и бюджетом. При этом они всегда могли воспользоваться опцией перевода системы в private cloud или сменить тип лицензирования и развернуть ее on-premise на собственной инфраструктуре.