Администрация Копейского городского округа (Дело-Web)

Типовые управленческие задачи в администрациях городских округов в наше время практически невозможно решить без внедрения современных систем электронного документооборота. Вместе с тем, у муниципалитетов при выборе СЭД фактически нет права на ошибку. Бюджетные расходы малых и средних городов не всегда обеспечиваются должным уровнем доходов, и средства на информатизацию выделяются по остаточному принципу. В такой ситуации выбрать «неправильную», неэффективную СЭД – значит потратить зря драгоценные бюджетные деньги.

В конце 2009 года Администрация Копейского городского округа (Челябинская область) выбирала средство автоматизации делопроизводства, поставив во главу угла два критерия – быстрота внедрения системы и максимально выгодное соотношение «эксплуатационные затраты/эффективность». Система «ДЕЛО», разработка компании «Электронные Офисные Системы», на тот момент развернутая в сотнях муниципалитетов России, полностью отвечала этим критериям.

К началу проекта в Администрации Копейска наблюдалась «лоскутная» автоматизация. Некоторые отделы вели документооборот в локально установленных системах, некоторые – в бумажных журналах. Карточки в системах иногда дублировались, а поиск и контроль исполнения документов превратились в серьезную проблему.

Руководство Администрации поставило перед исполнителями проекта ряд основных задач:

• обеспечить регистрацию всех документов в единой базе, исключить дублирование РК;
• автоматизировать выдачу поручений исполнителям и контроль исполнения;
• запустить работу с проектами документов в электронном виде;
• разработать систему отчетов по документообороту (обращения граждан, исполнение контрольных документов, отчеты по проектам документов, статистические отчеты, сводные отчеты).

Проект стартовал в последние месяцы 2009 года. Было проведено информационное обследование, подготовительные работы, и после краткого периода опытной эксплуатации с начала года СЭД «ДЕЛО» заработало в нормальном режиме.Бизнес уходит в облако: стратегии и подходы

В рамках проекта все пользователи СЭД «ДЕЛО» прошли индивидуальное обучение на своих рабочих местах, что позволило специалистам Администрации КГО плавно перейти на работу в системе с минимальными потерями рабочего времени.

Особое внимание в соответствии с пожеланиями руководства Администрации было уделено разработке аналитического инструментария. В Администрации КГО очень ответственно подходят к работе с обращениями граждан. Для учета и контроля таких обращений использовалось большое количество отчетных форм, каждая из которых обладала значительной информационной ценностью. Структура, показатели, методы анализа информации, используемые при составлении отчетов, оттачивались годами. При внедрении СЭД «ДЕЛО» потребовалось реализовать все эти формы средствами системы и автоматизировать их формирование.

После почти трехлетней эксплуатации системы руководство и рядовые сотрудники Администрации убедились в правильном выборе средства автоматизации. Сейчас в организации внедрено 33 рабочих места СЭД »ДЕЛО», обеспечена возможность удаленной работы в СЭД через Интернет в подсистеме «ДЕЛО-Web». Поручения выдаются и контролируются в электронном виде, уменьшилось движение бумажных документов. Удалось минимизировать дублирование документов, а поисковые возможности «ДЕЛА» существенно ускорили работу.

Активно используются возможности СЭД «ДЕЛО» по работе с проектами документов и их согласование средствами СЭД. Разработано более 20 дополнительных отчетных форм, которые покрывают основные потребности по анализу имеющейся информации.

На текущий момент основной системой электронного документооборота в Администрации КГО является СЭД «ДЕЛО». Все локальные системы были переведены в режим «Архив» (только просмотр старых документов). Планируется расширение сферы применения СЭД за счет привлечения к работе в системе всех ключевых исполнителей и использования ее дополнительных возможностей.

Как перспективное направление рассматривается организация безбумажного юридически значимого документооборота с использованием электронной подписи для отдельных видов документов.