Внедрение СЭД «Дело» в Комитете городского хозяйства Администрации города Ставрополя

Специалисты компании «Бизнес ИТ» внедрили систему «Дело» в Администрации города Ставрополя еще осенью 2008 года. Автоматизация документооборота в Комитете городского хозяйства проводится с целью обеспечения максимально быстрой и результативной работы всех органов Администрации города Ставрополя.

До внедрения системы «Дело» в Комитете городского хозяйства был автоматизирован только отдел по работе с обращениями граждан. Регистрация всех остальных документов велась в бумажном виде. Безусловно, такая форма работы является трудоемкой и требует неоправданных временных затрат, которых можно легко избежать.

Специалисты компании «Бизнес ИТ» при помощи системы «Дело» полностью автоматизировали документооборот в Комитете городского хозяйства Администрации города Ставрополя.

Была автоматизирована работа с входящими, исходящими и внутренними документами, благодаря чему осуществлять контроль и поиск стало значительно легче. Теперь вместо того, чтобы искать информацию, пролистывая и просматривая многочисленные строки журнала, достаточно нажать одну кнопку. Стандартные отчеты позволяют контролировать исполнение документов автоматически, не требуя временных затрат.

Автоматизация работы с проектами документов обеспечивает возможность согласования документов в программе. Это позволяет сохранять все версии и отслеживать информацию о том, на какой стадии согласования находится тот или иной проект документа, кто его создавал.

С помощью системы «Дело» специалисты компании «Бизнес ИТ» также наладили связь Комитета городского хозяйства с Администрацией города Ставрополя. Теперь, при помощи специальной электронной почты, срочные документы моментально поступают в Комитет, что значительно снижает риск неисполнения их в заданный срок.Бизнес уходит в облако: стратегии и подходы

В рамках данного проекта в Комитете городского хозяйства было автоматизировано 13 рабочих мест.

В ближайшее время планируется увеличение числа рабочих мест, а также внедрение ЭЦП.

Также в июле 2010 года специалисты компании «Бизнес ИТ» внедрили систему «Дело» в Комитете градостроительства Администрации города Ставрополя в августе 2009 года. Однако в связи с недостаточным количеством автоматизированных рабочих мест, функционал программы реализовывался недостаточно широко.

Утверждение проекта документа предполагает, что он проходит через несколько отделов. Для осуществления контроля над этим процессом необходимо наличие хотя бы одного автоматизированного рабочего места в каждом из отделов. В противном случае наладить поток исходящих документов и автоматизировать процесс согласования невозможно.

Поэтому Администрацией города Ставрополя было принято решение об увеличении количества автоматизированных рабочих мест в Комитете градостроительства.

Благодаря увеличению количества автоматизированных рабочих мест с 21 до 33х, каждый из отделов Комитета градостроительства имеет доступ к системе «Дело». Поток исходящих документов налажен, все операции с ними отражаются в системе. Таким образом, документооборот в Комитете градостроительства полностью запротоколирован, а функционал системы «Дело» используется гораздо шире.