В Самарской области реализуется масштабный проект автоматизированной поисково-справочной системы для автоматизации работы ЗАГСов

В Самарской области проведен конкурс на выполнение работ по созданию автоматизированной поисково-справочной системы «Электронный архив ЗАГС» и формированию электронного фонда записей актов гражданского состояния Самарской области. Это первый масштабный проект по автоматизации работы ЗАГСов в области создания электронного правительства регионального уровня, осуществляемый корпорацией «ЭЛАР» в сотрудничестве с единым национальным оператором электронного правительства ОАО «Ростелеком».

Детали

По итогам торгов создание единой системы «Электронный архив ЗАГС» будет осуществлять корпорация «ЭЛАР»

Система «Электронный архив ЗАГС» предназначена для организации надежного долговременного хранения электронных копий и учетных данных архивных данных, обеспечения эффективного поиска документов и предоставления многопользовательского доступа к ним, а также для автоматизации процессов ввода новых документов в электронный архив в целях его актуализации.

Реализация

Этап формирования электронного фонда рассчитан на несколько лет. В рамках его создания планируется проведение работ, связанных с обработкой документов за период с 1976 года по 1997 год, находящихся на хранении в территориальных отделах ЗАГС городских округов Самарской области. Объем бумажного массива для создания электронного фонда на этот год составляет 1 832 998 документов 18 отделов из 50. Всего открытой работе по вводу, хранению и обработке в системе «Электронный архив ЗАГС» входят 6 типов документов из 7 имеющихся. Общий объём превышает цифру в 6 000 000 документов.

Кроме того, будет обеспечена сохранность оригиналов архивных документов, которые, с одной стороны, представляют огромную семейную ценность для граждан, поскольку зачастую являются единственной возможностью установления родственных связей, получения тех или иных сведений о судьбе близких людей. С другой стороны, данные документы, имеющие статус документов постоянного срока хранения, представляют неоценимое значение для государства.

Ожидания

К концу этого года корпорация «ЭЛАР» сформирует единую региональную автоматизированную систему всех ЗАГСов Самарской области.

Внедрение автоматизированной поисково-справочной системы позволит сократить сроки предоставления государственных услуг на основе использования новых информационных технологий, систематизировать и оптимизировать хранение документов в электронном виде, снизить количество непроизводительных затрат на работу с бумажными документами, а также риски порчи и утраты бумажных документов за счет использования преимущественно доступа к их электронным образам.