Администрация города Ангарск оптимизирует СЭД внедрением дополнительного функционала

В Администрации города Ангарска внедрена подсистема «Мониторинг документов». Поставку и сопровождение реализовала компания «Референт».

Решение

Подсистема «Мониторинг документов» является приложением к системе электронного документооборота «ДЕЛО», разработки ЭОС. Продукт предназначен для уведомления должностных лиц о поступлении документов и резолюций, упредительного оповещения по контрольным срокам исполнения, визирования и подписания документов, а также позволяет увидеть основную информацию о документах и резолюциях без запуска системы «ДЕЛО».

В отличие от стандартных средств оповещения, применяемых в СЭД «ДЕЛО» и «Подсистеме оповещений и уведомлений», «Мониторинг документов» предоставляет широкий спектр дополнительных возможностей и функций:

• возможность получать уведомления о поступлении документов, достижении контрольных сроков, не прибегая при этом к запуску системы «ДЕЛО»;
• отслеживать поступление документов и наступление контрольных сроков исполнения во всех доступных кабинетах и картотеках;
• получать упредительные уведомления о наступлении контрольных сроков по документам, резолюциям и процессам визирования проектов документов;
• отправлять по назначению посредством сообщений E-mail и SMS основные реквизиты поступивших документов/резолюций;
• выбирать в качестве сигнала оповещения произвольную мелодию (для компьютеров, оснащённых звуковыми картами);
• работать совместно как с «толстым» клиентом «ДЕЛО» так и с «ДЕЛО-WEB»

Итог

В Администрации города Ангарска внедрено 150 рабочих мест подсистемы «Мониторинг документов», которые используются совместно с уже установленной в Администрации СЭД «ДЕЛО». Применение данной опции уже позволило значительно повысить эффективность работы служащих городской администрации: усилился контроль исполнительской деятельности и производительность работы сотрудников.