Заказчики: Администрация города Мегион Мегион; Государственные и социальные структуры Подрядчики: Программ-Сервис Продукт: Дело (ЭОС)Дата проекта: 2011/04 — 2014/08
|
Содержание |
20 августа 2014 года стало известно о проекте внедрения СЭД «ДЕЛО» в администрации города Мегиона. Проект внедрения реализовала компания «Программ-Сервис».
Задачи проекта
Муниципалитет выбрал смешанную систему делопроизводства. Входящие документы и письма за подписью главы города обрабатываются централизованно в канцелярии, при этом исходящие письма за подписью заместителей главы регистрируют специалисты приемных. Письма, поступающие из Правительства ХМАО – Югры, регистрируются через электронную почту (с паспортом выгрузки из СЭД «ДЕЛО» Правительства). Настроена и протестирована регистрация данных писем через СЭВ.
Ход проекта
Первые лицензии СЭД «ДЕЛО» приобретались в 2011 году. Проект начат с автоматизации участка регистрации документов в канцелярии, к 20 августа 2014 года с помощью СЭД «ДЕЛО» организовано управление документооборотом с подключением всех подразделений администрации.
В 2014 году муниципалитет приобрел систему «Архивное ДЕЛО», предназначенную для автоматизации работы архива.TAdviser SummIT 28 мая стал самым масштабным за всю историю его проведения. Более 1,5 тыс участников и 50 стендов. ФОТО
На всех этапах развития СЭД специалисты компании «Программ-Сервис» выполняли работы по установке, настройке программного обеспечения и обучению пользователей.
Итог проекта
К системе подключены все органы администрации города (по одной лицензии на каждый отдел). При этом часть пользователей работает в СЭД через подсистему «ДЕЛО-Web». Письма с резолюцией главы пересылаются на исполнение в электронном виде. В системе реализован контроль исполнения по всем группам документов. Опция «Оповещение и уведомление» позволяет исполнителям вовремя получать информацию о статусе документов и наступлении контрольных сроков.
Опции «Поточное сканирование», «Печать штрих-кода», «Поиск по штрих-коду», приобретенные администрацией Мегиона, позволяют массово переводить документы в электронный вид с прикреплением к регистрационным карточкам электронных образов документов. Опции «Электронная подпись и шифрование» и «Сервер проверки ЭП» позволяют реализовать юридически значимый электронный документооборот. Кроме этого, заказчиком приобретены подсистемы «Мобильный кабинет» (для удаленной работы вне офиса с помощью мобильных устройств) и «АРМ Руководителя» (специализированное мобильное приложение, ориентированное преимущественно на руководителей). Все опции активно используются.
В администрации средствами СЭД «ДЕЛО» автоматизирована работа отдела по работе с обращениями граждан. В системе ведутся журналы устного и письменного приема, ведется журнал записи на прием, карточки обращений граждан. Резолюции руководителей по обращениям и отчеты об итогах их рассмотрения также заносятся в СЭД «ДЕЛО». С помощью модуля отчетных форм формируется статистика по обращениям и аналитическая отчетность.