«Аист Девелопмент» создал архив первичной и проектно-сметной документации на платформе Этлас

28 декабря 2018 года компания «Этлас-Софт» сообщила о том, что строительная компания «Аист Девелопмент» в начале 2018 года начала процесс формирования электронного архива первичной документации и договоров по продажам и ипотечным сделкам на базе решения ЭТЛАС.

В связи с большим количеством первичной и строительно-сметной документации, а также договоров подряда и проводимых сделок с продажей недвижимости, с каждым месяцем все острее поднимался вопрос об автоматизировании процесса систематизации хранения оригиналов документов и их электронных копий. После изучения ряда предложений на рынке электронных архивов документов специалисты остановили свой выбор на решении от компании «Этлас-Софт».

Основными факторами при принятии решения были:

• Простота и удобство использования системы, так как в ней должны работать люди с разной компьютерной грамотностью.
• Возможность доступа к архиву с любого устройства (ПК, ноутбук планшет, мобильный телефон) не находящегося в локальной сети из любой точки страны.
• Быстрый поиск, с возможностью его настройки под требования пользователей.
• Быстрое внедрение системы своими силами, в следствии чего должны присутствовать простые механизмы по настройке системы (редакторы и конструкторы).
• Формирование произвольной структуры архива.
• Быстрый импорт документов в систему, как из сетевого хранилища, так и со сканера.
• Возможность учета места хранения оригиналов проектной документации по каждому объекту.
• Возможность формирования полного пакета документов по сделке и привязка его к клиенту.
• Встроенная подсистема учета контрагентов и клиентов (CRM).

В течение двух недель специалисты «Аист Девелопмент» самостоятельно:

• Проработали и сформировали структуру архива документов компании.
• Завели в системе пользователей и группы пользователей.
• Распределили доступ пользователей и группам пользователей к различным секторам архива.
• Завели в систему полную информацию о контрагентах и клиентах.
• С помощью редактора сформировали карточки документов для всех имеющихся типов документов.
• Завели набор необходимых справочников.
• Сформировали ряд правил автоматической нумерации, автоматического именования и автоматического размещения регистрируемых в архиве документов.
• В генераторе отчетов сформировали ряд статистических отчетов.

В результате формирования электронного архива документов компания получила полный контроль над всей документацией компании, а сотрудники получили централизованный доступ к нужным документам из любого места, с любого устройства и в любое время, тем самым значительно упростив свою работу. Также в разы упростился поиск, выдача и контроль возврата оригиналов документов.