Заказчики: Соликамскбумпром Подрядчики: АйТи Продукт: БОСС-референт (продукт)Дата проекта: 2011/03
Количество лицензий: 73
|
Компания АйТи внедрила систему электронного документооборота (СЭД) на предприятии «Соликамскбумпром». В процессе внедрения удалось оптимизировать бизнес-процессы, связанные с движением документов, и ускорить взаимодействие подразделений предприятия. СЭД де-факто находится в промышленной эксплуатации, в ней работают 73 сотрудника.
«ОАО «Соликамскбумпром» — крупное, стабильно работающее российское бумагоделательное предприятие с богатой историей и традициями. В своем стремлении соответствовать требованиям рынка ОАО «Соликамскбумпром» активно развивается, это касается не только производства, но и управления, внедрения информационных технологий. В 2008 году руководство «Соликамскбумпрома» решило внедрить СЭД, чтобы автоматизировать и оптимизировать процессы, связанные с обработкой потоков документов.
До начала проекта на предприятии существовал документооборот на основе бумажных носителей без использования специальных программных средств. В процессе выбора СЭД представители предприятия собрали всю возможную информацию о подобных системах и посетили соседние организации Пермского края, уже внедрившие СЭД, чтобы понаблюдать за работой в системе и оценить эффект от внедрения. В результате была выбрана система класса ECM БОСС-Референт, хорошо зарекомендовавшая себя на заводе «Сильвинит». Основными задачами проекта стали автоматизация регистрации и обработки входящей и исходящей корреспонденции, работы с поручениями, а также обеспечение контроля исполнения руководящих указаний.
Проведенное специалистами АйТи аналитическое обследование выявило узкие места сложившегося на предприятии документооборота. В силу различных причин имеющиеся бизнес-процессы обладали рядом уникальных особенностей, которые предстояло учесть при внедрении. АйТи предложила руководству завода схемы оптимизации взаимодействия между участниками документооборота, которые были одобрены и приняты за основу при внедрении СЭД. Благодаря этому удалось ускорить обработку внутренней распорядительной документации и согласование служебных записок.
Например, ускорилась рассылка приказов по основной деятельности и кадровых приказов на ознакомление в подразделения. Раньше нужно было делать твердые копии приказов и развозить их на машине по подразделениям завода. Сейчас после регистрации документ в течение 10 минут рассылается на ознакомление, плюс есть возможность контроля ознакомления в СЭД.
Также «Соликамскбумпром» активно использует механизм контроля исполнительской дисциплины применительно к решениям президента компании. На основании его решений формируются поручения, рассылаются на исполнение и факт выполнения контролируется ответственным лицом. СЭД позволяет отслеживать своевременность выполнения поручений, готовить отчеты для президента по исполнению пор учений.Гид по NGFW. 10 наиболее заметных продуктов, доступных на российском рынке
Развертывание СЭД на базе системы класса ECM БОСС-Референт компания АйТи начала в июне 2010 года, а уже осенью того же года система электронного документооборота прошла стадию опытной эксплуатации. Сейчас СЭД де-факто находится в промышленной эксплуатации, в системе работают 73 сотрудника.
Елена Ведерникова, начальник отдела управления делами и делопроизводства ОАО «Соликамскбумпром», прокомментировала итоги проекта: «Мы оценили преимущества использования системы уже на этапе опытной эксплуатации. Теперь рабочая документация быстро проходит все необходимые стадии обработки, что позволяет нам более гибко работать с клиентами. Ускорилось взаимодействие между подразделениями: им оперативно доставляется вся организационно-распорядительная документация».