2018
Внедрение Мониторинга документов
Проект на базе продукта Мониторинг документов
Подрядчик - КС-Консалтинг
Внедрение документооборота
Компания «КС-Консалтинг» в начале 2018 года завершила стартовый этап внедрения системы документооборота в одном из медицинских учреждений Алтайского края. Система «ДЕЛО» и ряд дополнительных опций к ней были установлены в административных подразделениях Алтайского краевого клинического перинатального центра «ДАР». Об этом 25 мая 2018 года сообщила компания ЭОС.
КГБУЗ «Алтайский краевой клинический перинатальный центр «ДАР»
Предпосылки проекта
Высокий уровень технологической оснащенности и инновационный подход к оказанию услуг населению медицинского учреждения задали высокую планку требований и к организации процессов на участке административного управления учреждением. Возросший объем документооборота потребовал внедрения современной системы автоматизации. До перехода на СЭД для управления документами в учреждении не использовались специализированные программные продукты – учет производился средствами MS Office. Но рост количества контрольных документов привел к осознанию факта, что для их регистрации и поддержания нужного уровня исполнительской дисциплины требуется прикладное решение, обладающие готовым функционалом для автоматизации основных процессов работы с документами. Из представленных на рынке продуктов была выбрана система «ДЕЛО».
Задачи проекта
Задачи проекта, которые требовалось решить на начальном этапе перехода к современным методам работы с документами, были следующими:
- автоматизация регистрации основных групп документов с прикреплением к форме учета их электронного образа;
- обеспечение возможности для лиц, ответственных за контроль, с помощью встроенных в систему инструментов отслеживать выполнение поручений вышестоящих организаций и поручений, вынесенных Главным врачом;
- возможность оперативного поиска по всей базе зарегистрированных документов по единичным поисковым данным или по их сочетанию;
- формирование отчетов об исполнительной дисциплине в автоматическом режиме по выбранным параметрам.
Ход проекта
Заказчик приобрел рабочие места СЭД «ДЕЛО», а также дополнительные опции – «Сканирование» и «Мониторинг документов». Система была развернута в учреждении в первом квартале 2018 года. Пользователями стали секретарь приемной и сотрудники общего отдела. После проведения обследования и сбора необходимой информации в базу были внесены: список корреспондентов, внутренняя структура организации, рубрикатор обращений граждан. Для осуществления учета заведены все необходимые группы документов (входящие, исходящие, распорядительные документы, обращения граждан). После окончания внедрения СЭД и завершения процесса обучения сотрудников, специалисты «КС-Консалтинг» разработали инструкцию по работе в СЭД «ДЕЛО», учитывающую особенности документооборота в организации.
Итоги проекта
Все задачи, озвученные заказчиком на старте проекта, были решены в процессе внедрения. Также были учтены пожелания каждого пользователя по индивидуальным настройкам работы в системе. При регистрации документов используются дополнительные настройки системы, позволяющие делопроизводителям максимально облегчить работу по вводу данных. Приложение «Мониторинг документов» служит для уведомления пользователей о событиях в системе (в том числе о наступлении плановой даты исполнения документов) через сообщения, появляющиеся в области уведомлений в панели задач
компьютера, даже если
СЭД не запущена.