Белорусское товарищество инвалидов по зрению приступает к эксплуатации СЭД

В «Белорусском товариществе инвалидов по зрению» завершено внедрение системы электронного документооборота на базе системы «ДЕЛО».

Решение

В общественном объединении «Белорусское товарищество инвалидов по зрению» (ОО «БелТИЗ») (Республика Беларусь) запущена в работу система электронного документооборота «Электронное ДЕЛО» (разработки белорусской компании «Электронное ДЕЛО») на базе решения «ДЕЛО» компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС).

Компания «Электронное ДЕЛО» обеспечила разработку и внедрение СЭД для ОО «БелТИЗ» на льготных условиях.

Нюансы

После первых недель эксплуатации преимущества использования электронного документооборота стали настолько явными, что руководством организации было принято решение расширить систему и внедрить СЭД «Электронное ДЕЛО» во всех подразделениях ОО «БелТИЗ». Ввиду сильной территориальной разрозненности и отсутствия стабильного подключения к сети, а также уменьшения нагрузки на серверы центрального аппарата, было принято решение провести обследование (в том числе удалённое) и развернуть СЭД в каждом подразделении отдельно, организовав связь между базами данных по электронной почте.

Затруднения вызвало то, что c целью удешевления проекта, по договоренности с руководством головной компании ОО «БелТИЗ», внедрение производилось без выезда к заказчикам. Специалисты компании «Электронное ДЕЛО» применили уникальную технологию обследования и настройки системы по принципу удаленного анкетирования объектов. Для отражения специфики документооборота каждого предприятия и унификации обмена документами были разработаны и получены от заказчиков специальные анкеты с комплектом документов. На основании данных, полученных в анкетах, технологи системы «Электронное ДЕЛО» произвели настройку системы под условия документооборота каждого отдельного предприятия, включив в комплект поставки инструкции пользователя и системного администратора. После настройки проведено тестирование всех баз данных на оборудовании ООО «Электронное ДЕЛО». TrafficSoft ADC: балансировщик нагрузки с высокой скоростью работы и минимальными аппаратными требованиями

Следующим этапом внедрения системы было обучение пользователей и системных администраторов. Поскольку количество пользователей оказалось достаточно большим, обучение проводилось группами на базе учебного компьютерного класса, предоставленного ОО «БелТИЗ». В первую очередь, были обучены системные администраторы. Потом на протяжении двух дней проводилось обучение основных пользователей системы. Следует отметить, что сразу после обучения, сотрудники начали осваивать систему на своих рабочих местах. Отдел технической поддержки оказывал помощь пользователям по "горячей линии".

С начала года большая часть объединения получила возможность перейти к ведению электронного документооборота. Это достижение стало возможно благодаря огромной совместной работе исполнителя и заказчика и долгих поисков наилучших решений.

Итог

В результате проекта такая сложная структура, как ОО «БелТИЗ», получила все преимущества ведения электронного документооборота во всех своих подразделениях. Унификация учета и контроля за исполнением документов, а также интеграция с электронной почтой позволят ОО «БелТИЗ» экономить средства на обращение бумажных документов, а также повысят качество принимаемых управленческих решений.