В Ведомственной охране железнодорожного транспорта модернизирована СЭД на базе Docsvision

2021: Модернизация СЭД Docsvision

В Ведомственной охране железнодорожного транспорта была существенно доработана система электронного документооборота на базе платформы Docsvision

Сотрудникам предприятия совместно со специалистами компании «Смарт-Докс» потребовалось 4 месяца с момента инициации проекта для модернизации СЭД на базе платформы Docsvision. Об этом компания-разработчик сообщила 6 декабря 2021 года. В результате внутренние процессы в управлении предприятия Ведомственная охрана железнодорожного транспорта были оцифрованы: в частности, согласование договоров, работа с входящими письмами и обращениями граждан, ознакомление сотрудников с приказами. В результате, скорость обработки документов возросла.

Ведомственная охрана железнодорожного транспорта отвечает за сохранность грузов и обеспечивает пожарную безопасность. Подразделения предприятия расположены на всей территории РФ. На первом этапе модернизации СЭД была автоматизирована работа управления предприятия в Москве. В дальнейшем запланировано тиражирование системы на управления филиалов и другие подразделения. Возможности платформы Docsvision в части масштабируемости поддерживают значительный рост не только числа пользователей, но и данных в системе.

В системе на платформе Docsvision реализовано рассмотрение входящей корреспонденции, поступающей как от организаций, так и от физических лиц, формирование поручений назначенным в ходе рассмотрения сотрудникам и отслеживание исполнения, контроль ознакомления сотрудников предприятия с ОРД и протоколами заседаний, согласование исходящих писем, ОРД, договоров и дополнительных соглашений.

В ходе реализации проекта специалисты «Смарт-Докс» настроили десятки автоматических маршрутов согласования документов в соответствии с регламентами организации. Дополнительно для удобства работы в web-клиенте Docsvision реализовали личные кабинеты для руководителей и сотрудников. Они отличаются информацией в дашбордах и быстрыми ссылками в зависимости от приоритетов и обязанностей пользователей. Данные нововведения снижают трудозатраты сотрудников в работе с системой и документами.

Благодаря высокому профессионализму команды специалистов «Смарт-Докс», мы завершили проект модернизации системы Docsvision в кратчайшие сроки, при этом существенно модернизировали и оптимизировали собственные процессы. В результате мы действительно наблюдаем, что работа сотрудников ускорилась, бумаг на столах стало меньше. Действия сотрудников стали результативнее и прозрачнее, многие задачи выполняются внутри системы, а не на личных встречах. Несмотря на определённое сопротивление нововведению со стороны консервативных сотрудников, эффективность нового подхода постепенно заменяет скепсис привычкой работать с системой. В Docsvision работают как первые лица организации, самостоятельно без помощи секретарей, так и рядовые сотрудники, — прокомментировал Андрей Мамаев, заместитель начальника Центра информатизации и делопроизводства – начальник службы связи и информационных технологий Ведомственной охраны железнодорожного транспорта.

Так как мы уже давно внедряем решения на базе платформы Docsvision, то накопили достаточный опыт, чтобы помогать заказчикам решать их бизнес-задачи оперативно, настраивая типовые процессы под свою специфику. Поскольку система также легко масштабируется, то мы можем поддерживать высокую скорость работы системы c последующим подключением и добавлением сотрудников филиалов. В результате проекта все задумки были реализованы, — прокомментировал Дмитрий Далматский, генеральный директор «Смарт-Докс».