Основное внимание в ходе проекта было уделено автоматизации ключевых бизнес-процессов документооборота, созданию единого информационного пространства в рамках системы DIRECTUM, обеспечивающего маршрутизацию и хранение электронных документов, а также разработке и реализации решений, позволяющих без существенных затрат и доработок наращивать мощность системы и подключать другие предприятия группы.
Ситуация
Если смотреть на ситуацию на момент начала проекта в целом, то можно отметить следующие особенности:
- возникали проблемы в связи с потерей документов, много времени требовалось на поиски необходимого документа;
- возникали сложности с перемещением документов между филиалами: частые потери документов, увеличение сроков согласования;
- согласование документов затягивалось из-за непрозрачности и не контролируемости процессов;
- для доступа к нормативно-справочной информации приходилось обращаться к нескольким учетным системам, как следствие: часто выполнялась двойная работа, записи дублировались;
- из-за неструктурированного хранения информации возникали трудности с взаимозаменяемостью сотрудников;
- отсутствие регламента по согласование договорных документов приводило к затягиванию сроков согласования;
- в компании велась активная деятельность по организации и проведению тендеров, однако, данные процессы всегда были очень продолжительны по времени, что обусловлено большим количеством участников согласования, а так же отсутствием установленных сроков по согласованию тендерной документации, а так же сроков по ожиданию коммерческих предложений от поставщиков.
Учитывая изложенные выше факторы, руководство компании приняло решение о необходимости внедрения единой системы электронного документооборота и взаимодействия.
Выбор
Компания «ВЕРОФАРМ» выбрала систему DIRECTUM среди всех представленных на российском рынке систем управления корпоративным контентом и взаимодействием. Система DIRECTUM на протяжении нескольких лет является признанным лидером в России по количеству успешных внедрений на крупных предприятиях. Среди достоинств данной системы – ориентация на потребности клиента, база готовых бизнес-решений, масштабируемость и гибкость, разнообразие интерфейсов, развитые возможности интеграции с другими ИС и приемлемая стоимость. В качестве интегратора была привлечена компания Акелон, генеральный партнер компании ДИРЕКТУМ, обладающая солидным портфелем крупных и успешных внедрений.
Анализ задач
Глобально в проекте выделялись следующие задачи:
- провести качественный анализ охватываемых в рамках проекта бизнес-процессов и предложить варианты по их оптимизации;
- адаптировать DIRECTUM под требования бизнеса;
- реализовать интеграцию Системы с финансово-учетными системами 1С и Галактика;
- обучить пользователей работе с DIRECTUM, а также обучить администраторов и разработчиков Заказчика для обеспечения внутреннего сопровождения и развития системы;
- осуществить запуск DIRECTUM в опытную, а после в промышленную эксплуатацию;
- совместно с Заказчиком разработать план развития Системы.
Решение
В ходе проекта были внедрены следующие Бизнес-решения:
- Классическое делопроизводство;
- Управление договорами;
- Управление командировками;
- Управление тендерами.
При проектировании решений главными задачами выделялись с одной стороны - гибкость решения, с другой – регламентирование сроков на выполнение работ в рамках автоматизируемого процесса.
Классическое делопроизводство
Бизнес-решение «Классическое делопроизводство» удалось внедрить без существенных модификаций стандартного решения. Автоматизированы процессы по работе:
- Рассмотрение входящего документа;
- Согласование исходящего письма;
- Согласование приказа (распоряжения) по ОД;
- Согласование служебной записки.
Управление договорами
Управлению договорными документами является одним из ключевых процессов Заказчика. В ходе исследования было выявлено несколько важных моментов:
- долгое время согласования договорных документов в связи с отсутствием регламента, определяющего предельные сроки согласования, состав необходимых сопроводительных документов и т.д.;
- наличие двух учетных систем (1С и Галактика), одна из которых (Галактика) имеет три базы, вследствие чего существовала проблема дублирования информации по контрагентам.
В ходе проекта был спроектирован и разработан процесс по работе с договорными документами, в котором можно выделить следующие основные этапы, а так же особенности их реализации:
1. Занесение информации по контрагенту
Основным требованием со стороны Заказчика в рамках данного этапа являлось обязательное наличие правоустанавливающих документов контрагента при отправке проекта договора на согласование.
Карточка договорного документа. Закладка «Контрагент»
Для реализации данного требования было принято решение добавить в карточку организации кнопку Документы, используя которую инициатор добавляет запрошенные у контрагента документы. В момент старта задачи на согласование договорного документа выполняется проверка, связаны ли с выбранным контрагентом уставные документы.Метавселенная ВДНХ 3.1 т
2. Подготовка проекта договора
Была предусмотрена возможность отправки задачи на согласование без текста договора, только с указанием запроса на разработку договора. В этом случае Система автоматически направит задание сотруднику Дирекции по правовым вопросам для разработки проекта договорного документа.
В Системе были созданы и поддерживаются в актуальном состоянии шаблоны договоров, используя которые, инициатор может самостоятельно подготовить текст проекта договора без привлечения сотрудника Дирекции по правовым вопросам.
Так же изменения относительно стандартного решения затронули и карточку договорного документа с целью реализации следующих пожеланий Заказчика:
- возможность создания многосторонних договоров;
- указание обоснования заключения договора (проведенный тендер/ служебная записка/иное) с возможностью быстрого перехода к соответствующему тендеру или служебной записке.
Карточка договорного документа. Закладка «Тендер»
3. Проверка правильности заполнения карточки контрагента
В ходе проектирования было принято решение, что заводить информацию по новому контрагенту может любой сотрудник компании, в связи с этим необходимо было исключить возможность дублирования и ввода некорректной информации в справочник Организации системы DIRECTUM, т.к. данная информация впоследствии будет передана в одну из учетных систем.
Для реализации данного требования были выполнены следующие действия:
- в карточку организации добавлен признак, который показывает, была ли данная запись проверена ответственным сотрудником;
- если проект договора заключается с новым контрагентом, то после запуска его на согласование ответственный сотрудник получает задание на проверку правильности заполнения карточки контрагента.
4. Согласование проекта договора
Для сокращения сроков согласования договоров были предприняты следующие действия:
- установлены сроки на выполнение каждого задания;
- согласование типовых договоров (созданных по «жестким» шаблонам), проходит параллельно, что позволяет сократить общее время согласования документа.
5. Передача договора в учетную систему
После подписания договора происходит автоматическая передача информации по нему и контрагенту в соответствующую учетную систему.
Так же, учитывая специфику работы компании, для обеспечения возможности ручной передачи данной информации в учетную систему до подписания договора, например, на этапе согласования договора главным бухгалтером, в регистрационную карточку договора была добавлена кнопка Выгрузить в уч. систему.
Карточка тендера. Закладка «Основное»
Управление тендерами
По результатам анализа требований Заказчика было принято решение отказаться от стандартной функциональности бизнес-решения «Управление тендерами» и разработать собственное решение, которое существенно отличалось от коробочной версии.
По итогам работы было спроектировано три типовых маршрута, каждый из которых автоматизирует соответствующий бизнес-процесс:
- Подготовка и проведение тендера по выбору поставщика технологического оборудования – автоматизация наиболее сложного с точки зрения количества участников и экономически важного процесса компании, т.к. данный процесс связан с закупкой дорогостоящего оборудования;
- Подготовка и проведение универсального тендера – проведение тендера на заключение договора любого вида за исключением договора по приобретению технологического оборудования;
- Согласование служебной записки – данный процесс используется в компании Заказчика в случае, если необходимо обоснование отсутствия тендера по заключаемому договору.
Карточка тендера. Закладка «Критерии»
Подготовка и проведение тендера по выбору поставщика технологического оборудования
Отдельного внимания заслуживает процесс по выбору поставщика технологического оборудования, который включает в себя следующие этапы:
1. Подготовка и согласование технического задания на проведение тендера
В рамках данного этапа инициатор подготавливает техническое задание и отправляет его на согласование, тем самым запуская весь процесс по организации и проведению тендера.
Из особенностей данного этапа можно выделить автоматическое создание карточки тендера, а так же заполнение части ее полей, что позволяет сократить время инициатора на этапе подготовки.
Ниже представлены закладки карточки тендера, работа с которыми проходит на данном этапе:
- закладка Основное предназначена для отображения основной информации по проводимому тендеру;
- закладка Критерии предназначена для отображения перечня критериев, по которым будут оцениваться полученные коммерческие предложения от поставщиков.
Отдельной задачей при проектировании данного решения выделялось определение правил, по которым будут заполняться критерии, т.к. необходимо было предусмотреть следующие особенности:
Карточка тендера. Закладка «Список рассылки»
наличие обязательных критериев (обязательные критерии и критерии расчета стоимости), состав которых не должен меняться, вне зависимости от вида тендера и предмета договора;
возможность добавлять дополнительные критерии, которые характеризуют конкретный тендер.
2. Отправка технического задания потенциальным поставщикам
Руководствуясь пожеланием Заказчика, предусмотрено формирование списка потенциальных поставщиков в отдельном документе, а так же реализован отдельный этап согласования подготовленного документа.
Для удобной отправки технического задания утвержденным потенциальным поставщикам в карточку тендера была добавлена закладка Список рассылки.
Выделим следующие особенности данной закладки:
Карточка ком. предложения. Закладка «Основное»
- потенциальные поставщики указываются в табличной части Список рассылки, при этом была реализована возможность выбора поставщика из справочника организаций, либо вручную;
- для быстрой отправки технического задания указанным поставщикам на закладку добавлена кнопка Отправить, при использовании которой на указанные адреса отправляется техническое задание, при этом в текст электронного письма автоматически добавляется содержимое поля Бриф;
- т.к. Заказчик особое внимание уделяет соблюдению сроков выполнения этапов данного процесса, дата отправки писем потенциальным поставщикам фиксируется в табличной части Список рассылки.
Карточка ком. предложения. Закладка «Критерии»
3. Ожидание коммерческих предложений
Информацию по полученным от потенциальных поставщиков коммерческим предложениям инициатор указывает в справочнике Коммерческие предложения. Для удобного перехода от из карточки тендера к данному справочнику в карточку тендера добавлена кнопка Ком. предложения.
Спроектированная карточка коммерческого предложения включает в себя следующие закладки:
- закладка Основное предназначена для отображения основной информации по полученному коммерческому предложению. Из особенностей можно выделить следующие:
- признак Включить в конкурентный лист, указывающий, что данное коммерческое предложение удовлетворяет заявленным критериям;
- признак Предлагаемый поставщик, указывающий, что данное коммерческое предложение является наиболее подходящим.
- закладка Критерии предназначена для указания значений по обязательным и дополнительным критериям, которые были определены для данного тендера;
- закладка Расчет стоимости предназначена для указания критериев расчета стоимости по полученному коммерческому предложению. На основании собранных требований от Заказчика, данная закладка была спроектирована с учетом следующих особенностей:
- коммерческие предложения могут быть получены в разных валютах: рублях, долларах, евро;
- необходимо отображение цен по коммерческому предложению, как в валюте, так и в рублях.
- Карточка ком. предложения. Закладка «Основное»
4. Формирование конкурентного листа
Особое внимание при проектировании данного решения уделялось формированию конкурентного листа, форма которого была предоставлена Заказчиком.
Решение позволяет автоматически сформировать конкурентный лист с информацией по всем отобранным коммерческим предложениям из карточки тендера.
Если хотя бы одно из выбранных коммерческих предложений получено в валюте, то будет запрошен курс соответствующей валюты.
Одним из обязательных требований к конкурентному листу являлось наличие в нем не менее пяти потенциальных поставщиков, иначе необходимо обоснование. Для реализации данного требования при формировании конкурентного листа выполняется проверка количества выбранных коммерческих предложений, и если их меньше пяти необходимо указать причину на соответствующей закладке в карточке тендера:
5. Согласование конкурентного листа
Карточка тендера. Закладка «Обоснование»
Согласование сформированного конкурентного листа проходит участниками тендерной комиссии. В зависимости от проводимого тендера может быть выбрана одна из подходящих комиссий, указанная в справочнике Тендерные комиссии.
6. Утверждение конкурентного листа
После согласования конкурентного листа информация по выбранному поставщику автоматически отображается в карточке тендера на закладке Победитель:
Подготовка и проведение универсального тендера
Карточка тендера. Закладка «Победитель»
Этапы процесса проведения универсального тендера аналогичны этапам тендера по выбору поставщика технологического оборудования. Данные процессы отличаются только составом согласующих лиц.
Согласование служебной записки
Данный процесс представляет собой подготовку служебной записки, в которой указывается обоснование отсутствия тендера по заключаемому договору и отправку данного документа на согласование.
Из особенностей данного процесса можно выделить разный состав согласующих, в зависимости от суммы заключаемого договора.
Управление командировками
За основу было взято бизнес-решение «Управление командировками», функциональность которого была значительно расширена и адаптирована под Заказчика.
Целью автоматизации данного процесса являлось не только ускорение согласования командировок, но и повышения общего контроля над процессом, в том числе и возможность контроля и анализа эффективности проводимых командировок в организации.
Основная карточка справочника. Закладка «Командировки»
На этапе исследования, в процессе взаимодействия с Заказчиком были выявлены проблемы существующего процесса работы:
- медленный процесс согласования;
- потеря документов по командировкам;
- отсутствие контроля над командировками сотрудников (эффективность, затраченные средства, отмена командировок и, как следствие, потеря денежных средств).
Под существующую в организации практику оформления групповых командировок спроектирован Мастер действий, позволяющий оформить одну командировку на несколько сотрудников.
Для реализации выявленных пожеланий в стандартной карточке модуля «Управление командировками» было решено провести модификации.
Основная закладка карточки записи справочника «Командировки» приобрела следующий вид:
Из особенностей данной закладки можно выделить:
Карточка справочника. Закладка «Бронирование»
- Часть групповой командировки – автоматически устанавливаемый признак, указывающий на то, что данная командировка является групповой.
- Отчетные документы сданы – автоматически устанавливаемый признак, фиксирующий факт передачи отчетных документов в бухгалтерию.
- Реализована возможность отмены командировки или отправки на повторное согласование с помощью вынесенных на карточку соответствующих кнопок (Отмена, Повторное согласование). При этом, во избежание неконтролируемых отмен командировок, предусмотрено обязательное отправление служебной записки с обоснованием причины отмены.
Для удобства оформления и согласования командировки в карточку справочника Командировки добавлена закладка Бронирование, спроектированная по предоставленным Заказчиком формам заявок. На закладке отображается следующая информация:
Из особенностей данной закладки можно выделить:
- персональные данные командируемого сотрудника, включая паспортные данные (как российского, так и загранпаспорта), добавленные для удобства осуществления бронирования;
- добавлены поля Итоговая сумма, в которых указываются суммы, затраченные на командировку, впоследствии попадающие в отчет по затраченным средствам на командировки сотрудников.
Карточка справочника. Закладка «Цели»
Также в карточку справочника Командировки добавлена закладка, на которой отображается информация по задачам командировки, которые были определены для командируемого, включая факт их выполнения:
По данным, указанным на закладке Цели (выполнениеневыполнение поставленной перед сотрудником задачи), формируется отчет, с помощью которого есть возможность проанализировать эффективность завершенных командировок.
В соответствие со спецификой работы компании, одним из основных требований, выдвигаемых в рамках автоматизации данного процесса, являлось формирование единого приказа о направлении в командировку на нескольких сотрудников. Для воплощения поставленной задачи разработан сценарий, который запускается с заданной периодичностью и в процессе работы создает документ вида «Приказ кадровый». В приказе содержится информация по командировкам, на которые ранее не был составлен приказ.
Также, для реализации основных пожеланий Заказчика по командировочному процессу, спроектированы следующие отчеты для сбора и анализа статистических данных по завершенным командировкам:
- Задолжники по отчетным документам. Отчет предназначен для формирования списка сотрудников, не сдавших отчетные документы в бухгалтерию в отведенный срок.
- Сводная таблица по затратам. Отчет предназначен для формирования сводных данных по затраченным суммам организации на командировки сотрудников, с возможностью сортировки и анализа в разрезе организации, департамента, подразделения и сотрудника.
- Эффективность командировок. Отчет предназначен для отображения сводной информации по результатам выполненных задач командировки, с возможностью анализа эффективности в общем по организации, департаменту, подразделению и по отдельному сотруднику.
Интеграция
Интеграция с системами 1С и Галактика позволила в автоматическом режиме переносить изменения в организационной структуре в DIRECTUM. Связь систем производится путем генерирования и чтения файлов распространенного формата XML. При импорте работников из учетных систем в DIRECTUM осуществляется автоматический поиск пользователей в Active Directory и на основе этих данных создаются Пользователи с Windows-аутентификаций и производится автоматический импорт сертификаты для пользователей.
Результаты
По результатам проекта в компании были внедрены следующие бизнес-решения:
- Классическое делопроизводство;
- Управление договорами;
- Управление тендерами;
- Управление командировками.
Проведен анализ существующих бизнес-процессов и предложен вариант по их оптимизации с учетом выявленных особенностей работы данного предприятия. Особое внимание уделено оптимизации процесса по работе с договорными документами, что в последствие позволило сократить время согласования документов и сделать процесс более прозрачным и контролируемым.
Наличие разработанных отчетов обеспечит высшему руководству контроль над своевременным выполнением поставленных задач.
В ходе проекта преподаватели компании Акелон обучили навыкам работы в системе порядка 100 сотрудников ОАО «Верофарм», ООО «Ин Веро», ООО «ЛЭНС-фарм» часть которых получили статус сертифицированных пользователей, администраторов и разработчиков.
На момент написания кейса проекта в системе зарегистрировано порядка 700 пользователей, активно работает в системе 100-150 пользователей.
Начиная с 09.09.2013, процессы по работе с входящими, исходящими, внутренними, договорными и командировочными документами полностью проходит в системе DIRECTUM, бумажные документы на согласование не принимаются сотрудниками компании.