1. Описание компании
1.1. Отрасли, в которых работает компания
Производство и распространение медицинских препаратов
1.2. Территориальная распределенность
3 завода – производители медицинских препаратов Присутствие в 31 регионе региональных менеджеров и медицинских представителей для снабжения медицинскими препаратами компании «ВЕРОФАРМ» Имеется также представительство на УКРАИНЕ.Обзор российского рынка банковской цифровизации: импортозамещение, искусственный интеллект и собственные экосистемы 6.9 т
1.3. Численность персонала
Более 1700 сотрудников
1.4. Категории персонала, являющиеся пользователями системы
Все сотрудники компании, начиная с определенного уровня грейда.
2. Решаемые проблемы/поставленные задачи
2.1. Для реализации каких требований бизнеса внедрялась система
Цель:
- Повысить доступность обучения в регионах;
- Выявить уровень имеющихся у сотрудников знаний;
- Корректировать уровень знаний в кратчайшие сроки в соответствии с введением изменений по медицинским продуктам;
- Сократить затраты на обучение персонала.
2.2. Какие бизнес-процессы должны были быть автоматизированы (оценка, обучение, подбор персонала, учет расходов на обучение и т.п.)
- Дистанционное обучение персонала.
- Тестирование по результатам обучения в областях, не связанных с фармацевтической деятельностью.
- Тестирование на наличие устойчивых знаний особенностей медицинских препаратов по результатам выездных семинаров.
- Проведение повторных тестирований по результатам действий, направленных на коррекцию знаний.
- Автоматизация документального сопровождения Внешнего обучения (заявки, приказы, договора, финансы).
- Написание электронных курсов по материалам презентаций фарм/препаратов.
- Элетронная бибилиотека по материалам внутрикорпоративных тренингов.
- Общекорпоративные документы.
- Подбор персонала.
- Доступ к информационной базе по внешнему и внутреннему обучению.
- Учет расходов.
- Новости обучения: новое в Учебном Портале, результаты обучения, поздравления с успехом.
2.3. Каковы были критерии успешности внедрения на этапе планирования
- Наличие собственной технической базы - сервера
- Широкий охват сотрудников при первом запуске
- Более 20 учебных курсов к моменту запуска системы
2.4. Как формировался план проекта (ТЗ, анализировались бизнес-процессы и т.п.)
Был произведен тендер компаний - систем ДО.
Основная задача - определить удобство и видимую для пользователя логику системы ДО, а для компании - сочетание с особенностями бизнес-процессов компании.
После выбора системы было составлено ТЗ, учитывающее специфику бизнес-процессов, протекающих в организации.
3. Параметры проекта
3.1. Сроки реализации и основные этапы проекта
Проведение подготовительных работ (анализ рынка СДО, выбор системы, согласование) – январь 2007г. - май 2007г.
Внедрение (установка) системы – декабрь 2007 г.
Настройка и наполнение системы – с сентября 2008 г.
Запуск эксплуатацию – с ноября 2008 г.
3.2. Команда проекта со стороны заказчика (от ИТ и от HR). Роли в команде, как происходило взаимодействие
- Менеджер по обучению и оценке персонала в роли координатора и исполнителя проекта – переполненная занятость на проекте
- IT специалист - частичная занятость на проекте
3.3. Основные трудности, возникшие в ходе проекта
- Внесение изменений в ТЗ по вопросам Интеграции базы данных: добавление новых полей
- Ограничения на пропускную способность каналов связи в регионах (редко - наличие модемной связи).
- Недостаточные знания компьютера у мед/представителей при подключении к Учебному Порталу в регионах
- Отсутствие описания алгоритма системы оценки в приобретенных готовых курсах, и обусловленное этим отсутствие возможности объяснить пользователям и их руководителям механизм подсчета баллов
3.4. Соответствовали ли временные и финансовые затраты ранее запланированным
Временные затраты превышают запланированные.
3.5. Какие ограничения ИТ- инфраструктуры сказались на проекте
- Ограничения на пропускную способность каналов связи в регионах
- Отсутствие мотивации ИТ – специалиста в рамках проекта ( дополнительная нагрузка)
4. Развитие проекта
4.1. Планы развития (автоматизация каких бизнес-процессов еще планируется)
- Дальнейшее развитие системы обязательного дистанционного обучения, увеличение охвата сотрудников обучением
- Расширение библиотеки электронных курсов
- Создание собственной базы электронных курсов по имеющимся материалам по фарм/продуктам.
- Предоставление материалов очных корпоративных тренингов в рубрике Библиотека для постоянного применения в работе
- Оценка персонала
4.2. Наполнение контентом – как решается проблема
В проекте предполагается разработка собственных электронных курсов по направлениям:
- Медицинские препараты и их особенности
- Маркетинг. Продажи.
- Подбор персонала. Нюансы.
- Стрессоустойчивость.
На данный момент компанией приобретено у WebSoft 23 электронных курса в разных областях знаний (исключая область медицины). Собственными силами уже создано 14 тестов по медицинским препаратам.
4.3. Команда для поддержки и развития системы
Продвижением, координацией, наполнением системы и обучением работы в Учебном Портале занимается администратор Портала – менеджер по обучению и оценке персонала. Обеспечение бесперебойной работы системы - IT специалист компании (не основная занятость).
5. Результаты проекта
5.1. Достигнутые результаты (количественные и качественные)
-
- Открыт Учебный Портал, доступный во всех региональных представительствах
- Вся информация по внешнему обучению хранится в одном месте, список всех уже проведенных и еще только запланированных учебных мероприятий доступен через Учебный Портал, стало удобно просматривать историю обучения каждого из сотрудников
- Автоматизирован документооборот по внешнему и внутреннему обучению
- Создан дизайн Учебного Портала
- Отрегулирован процесс интеграции данных между СДО и внутренней корпоративной базой данных
- Собственными силами созданы 14 тестов по мед/препаратам
- Прошли тестирование 100 сотрудников (регионы), которым были назначены разработанные тесты
- За первые три месяца эксплуатации системы электронные курсы прошли 85 сотрудников компании
5.2. Экономическая эффективность
Дистанционное обучение является источником знаний в различных областях (компьютерные навыки, менеджмент, финансы и т.д.). В условиях кризиса политика компании направлена на обучение своих сотрудников силами внутрикорпоративных тренингов и с помощью системы ДО, сведя к минимуму внешнее обучение ( только получение сертификата повышения квалификации в специализированных учебных центрах). По результатам ежегодной Деловой оценки составлен план по развитию компетенций сотрудников посредством обучения через Учебный Портал «WebTutor»
5.3. Наиболее значимые результаты - что-то наиболее запоминающееся
Тестирование в регионах медицинских представителей с учетом часовых поясов и большого количества тестируемых (40 человек) в 3 –х дневный срок: организация тестирования, проведение тестирования, анализ результатов и сдача отчетов. «Картина», которая представлена в отчетах по тестированию, отражает реальное положение дел.
5.4. Реакция сотрудников компании на внедрение системы
Реакция позитивная особенно в регионах, т.к. для них ДО – это единственная возможность учиться в удобное для них время, особенно по тем курсам, которые необходимы им по роду деятельности.
5.5. Обратная связь от менеджмента по итогам внедрения системы
Система ДО имеет малый период эксплуатации: с ноября 2008 г., но Дирекция по маркетингу является «первооткрывателем» всех преимуществ системы ДО: результаты тестирования поставили перед дирекцией новые задачи по обучению и развитию медицинских представителей.