Работники «Волма» получили доступ к работе с электронными документами удалённо с мобильных устройств
Заказчики: Волма Волгоград; Строительство и промышленность строительных материалов Подрядчики: Эркер Продукт: Docsvision (СЭД/ECM-система)Дата проекта: 2010/03 — 2021/10
Количество лицензий: 500
|
Содержание |
2021: Организация доступа к работе с электронными документами удалённо с мобильных устройств
Топ-менеджмент и сотрудники корпорации «Волма» получили доступ к работе с электронными документами удалённо с мобильных устройств в результате обновления платформы Docsvision. Обновление ранее внедрённой системы и организацию доступа к системе через web-интерфейс реализовала компания «Эркер», один из партнёров компании «ДоксВижн».
Цель проекта – поддержать высокую эффективность уже оцифрованных бизнес-процессов для сотрудников, часто бывающих в командировках, в территориально распределённой организации, предоставив доступ к системе электронного документооборота через web-клиент. В обновленном интерфейсе реализована вся функциональность, ранее доступная только в десктопном приложении.
Корпорация «Волма» работает на платформе Docsvision с 2009 г. и решает задачи по автоматизации внутреннего документооборота и делопроизводства. В системе настроена работа канцелярии, бизнес-процессы со служебными записками, постановкой задач и контроля исполнительской дисциплины. Специалисты компании «Эркер» развивают систему, обновляют и реализуют дополнительную функциональность по предьявляемым требованиям. В частности, обновление платформы Docsvision до версии 5.5 позволило реализовать обновленный интерфейс для работы с системой – web-клиент. Адаптивный web-интерфейс поддерживает работу на мобильных устройствах.
Исторически новые документы сотрудники «Волма» создают в СЭД из ранее утверждённых шаблонов, которых в компании насчитывается порядка 100 штук. Для удобной работы с ними специалисты компании «Эркер» реализовали нетиповую настройку для отображения в web-клиенте. Чтобы обеспечить удобство и скорость работы, шаблоны сгруппированы по папкам в соответствии с ранее принятой иерархией, вместо линейного списка.«Группа Астра» в свободном доступе опубликовала курс по российской службе каталога ALD Pro для обучения администраторов
Функциональность, доступная в web-клиенте, полностью соответствует десктопному приложению. В компании оставили выбор удобного интерфейса за сотрудниками: работать с привычной версии на компьютере или перейти в web.
Мы считаем важным идти в ногу со временем и поддерживать критически важные для бизнеса системы в актуальном состоянии. Переход на обновленную версию платформы Docsvision 5.5 поддерживает сложившиеся бизнес-процессы и создаёт задел для цифровизации новых процессов. Плюс теперь мы обеспечили удалённый доступ к системе для работы с документами с мобильных устройств», — прокомментировал Александр Любимов, руководитель управления ИТ управляющей компании «Волма». |
2016
О заказчике
Корпорация «ВОЛМА» — крупное предприятие строительной отрасли, производящее строительно-отделочные материалы на основе натурального природного гипса и цемента.
Главный офис компании расположен на территории завода «ВОЛМА-Волгоград», а всего корпорация объединяет 7 производственных площадок в Волгограде, Воскресенске, Челябинске, Оренбурге, Майкопе и Абсолямово. Корпорация – обладатель многочисленных сертификатов качества, занимает активную позицию, участвуя в жизни отрасли и общества, используя современные технологии для предоставления услуг самого высокого уровня.
По состоянию на ноябрь 2016 года ВОЛМА занимает лидирующие позиции в ряде сегментов в России и странах таможенного союза:
- №1 на рынке пазогребневых плит / ПГП в РФ и ЕАЭС
- №2 на рынке гипсокартонных листов/ГКЛ в РФ и ЕАЭС
- №3 на рынке гипсовых сухих строительных смесей в РФ и ЕАЭС
Ситуация
Предпосылками для внедрения системы электронного документооборота стали:
- необходимость в повышении управляемости при динамичном росте компании и географически распределенной структуре подразделений
- рост расходов на печать
- потери бумажных документов
- трудоёмкость и затратность процедуры контроля за сроками прохождения
Решением для повышения скорости принятия решений и контроля исполнительской дисциплины стала система электронного документооборота.
Платформа Docsvision была выбрана в ходе длительного анализа предложений на рынке за счёт отличительных факторов:
- Windows-подобный интерфейс,
- возможности масштабирования системы,
- богатый стандартный функционал,
- возможность гибкой настройки под уникальные процессы компании.
Проект по внедрению Docsvision осуществлён силами специалистов корпорации «ВОЛМА» при поддержке компании «Эркер» - партнера Docsvision в Южном федеральном округе (г. Краснодар).
Решение
В Docsvision сегодня:
- ведется претензионная работа с дилерами
- динамично утверждаются цены для ключевых клиентов и объектов строительства
- автоматизирован входящий, исходящий и внутренний документооборот
- организован удобный архив
- ежедневно в системе создается около 500 новых карточек документов и порядка 400 новых заданий и согласований
Реализован полный набор шаблонов внутренних документов: от служебных записок до приказов и распоряжений, которые оперативно подготавливаются как из головной компании, так и с производственных площадок, доводятся до исполнителей в виде задач и эффективно контролируются с помощь разработанных отчетов.
Пользователями являются сотрудники всех подразделений. Директора функциональных направлений используют также почтовый клиент Docsvision, позволяющий согласовывать документы в интерфейсе почтовой программы без необходимости заходить в СЭД.
В 2016 году завершен переход на новейшую версию Docsvision 5.4, что обеспечило более современный интерфейс, возможность использования приложений для мобильной работы и более гибкие инструменты по настройке карточек и маршрутов согласований.
Результаты проекта
- С внедрением системы расходы на печать в компании были снижены на 32%
- Возросла скорость прохождения документов, особенно в географически удаленных офисах
- Исключены потери документов, сократилось время на их поиск и контроль исполнения
- Поддержку Docsvision сегодня оказывает один сотрудник, что говорит о высоком уровне пользователей и настройке системы надлежащим образом.
Александр Любимов, руководитель управления ИТ управляющей компании «Волма», об итогах проекта:
Для качественной реализации ИТ-проекта необходимы три фактора: настроенная под процессы потребителя система, обученные пользователи и качественные справочники данных. Все это было реализовано в ходе проекта с переходом на новую версию Docsvision 5.4. Если компания использует 80% предложенного функционала системы, а все документы, за исключением идущих вовне и требующих подписи, находятся в СЭД, я считаю проект внедрения успешным!
|