Проект

«Востокцемент» ускорил работу со служебными записками c помощью СЭД Docsvision

Заказчики: Востокцемент

Владивосток; Строительство и промышленность строительных материалов

Подрядчики: RKIT Group (РКИТ)
Продукт: Docsvision (СЭД/ECM-система)

Дата проекта: 2019/07 — 2019/12
Количество лицензий: 640
Технология: СЭД
подрядчики - 780
проекты - 8142
системы - 806
вендоры - 388

2020: Стандартизация процесса управления служебными записками

6 мая 2020 года компания Docsvision сообщила, что промышленная группа «Востокцемент» ускорила работу со служебными записками в 10 раз и обеспечила контроль выполнения задач со стороны руководства с помощью установленной на предприятии платформы Docsvision. ООО «Востокцемент» несколько лет работает в системе электронного документооборота, в 2018 году было принято решение стандартизировать процесс управления служебными записками.

Здание ООО «Востокцемент»

По данным на май 2020 года система электронного документооборота на базе Docsvision доступна 640 пользователям по всем отделам и компаниям предприятия – в ней уже несколько лет автоматизировано управление входящими и исходящими документами, организационно-распорядительной документацией.

Необходимость стандартизировать процессы управления служебными записками в СЭД возникла по причине больших затрат времени на их подготовку и согласование «в ручном режиме». Компании «Востокцемент» расположены в разных городах РФ, поэтому вопрос оперативного согласования и исполнения документов стоял остро. Задачей автоматизации было сократить сроки подготовки и обработки документов, оптимизировать участие сотрудников в этом процессе, разработать для каждого юридического лица свою форму документа, обеспечить контроль со стороны руководства.

Партнером проекта по внедрению «служебных записок» в СЭД выступила компания RKIT, предложившая и внедрившая оптимальное решение текущих задач клиента на уже имеющейся платформе. Сотрудники «Востокцемент» прошли обучение по функциональности конструкторов Docsvision и возможности их применения. К системе подключены все юридические лица промышленной группы; для каждого юридического лица разработан свой шаблон, при этом проект учитывает все внутренние регламенты предприятия.

Автоматизация позволила стандартизировать процесс и снизить его трудоемкость. Время на подготовку и согласование служебных записок сократилось в 10 раз, настроен контроль этапов работы с запиской и её своевременного исполнения. Улучшилась исполнительская дисциплина, и наработки, использованные в ходе проекта, планируется применить при автоматизации других бизнес-процессов обработки внутренних документов компании.Метавселенная ВДНХ 3.1 т

Проект полностью завершён в 2019 году.

«
«Благодаря платформе был полностью автоматизирован процесс управления служебными записками – это их создание, согласование, утверждение и исполнение. Внедрение программы позволило перейти на электронный документооборот, что ускорило процесс обмена служебными записками, в том числе, с заводами, расположенными в разных регионах»,

отметила Татьяна Полухина, специалист по документообороту, поддержке и развитию систем электронного документооборота ООО «Востокцемент»
»