Заказчики: МГИМО - Московский государственный институт международных отношений МИД России Подрядчики: Адванта Консалтинг (Advanta) Продукт: Advanta (Адванта) - система управления проектамиДата проекта: 2023/04 — 2023/10
|
Технология: SaaS - Программное обеспечение как услуга
Технология: Системы управления проектами
|
2023: Внедрение платформы Advanta
Цифровая платформа ADVANTA внедрена в работу МГИМО. Об этом компания Адванта Консалтинг (Advanta) сообщила 14 ноября 2023 года.
Требовался ИТ-инструмент, который позволил бы логично выстроить дерево проектов, структурировать все проекты университета в едином реестре, регулярно получать по ним оперативную и достоверную отчетность.
Одним из ключевых условий выбора стало то, что ADVANTA – российская платформа, разработанная с использованием отечественного опыта управления проектами. Она предлагает большой функционал, удобную визуализацию и возможность анализа данных в разных разрезах.
Задачи:
- Внедрить единый инструмент мониторинга портфеля проектов университета и удобную среду для коммуникации участников проектов
- Оптимизировать процессы проектного управления, выстроить механизм сбора и систематизации большого объема данных по проектам
- Автоматизировать регулярную подготовку внутренней и внешней отчетности
- Обеспечить визуализацию с возможностью детальной оценки ситуации по проектам и портфелю через интерактивные онлайн-дашборды
В проекте:
- Создано дерево проектов под действующую оргструктуру и бизнес-процессы вуза. Все проекты находятся в одном месте и выстроены в иерархическом порядке. Есть возможность привязки и хранения проектных документов. Вся информация доступна 24х7.
- В систему перенесены все действующие проекты университета: настроены шаблоны типовых проектов, заполнены их паспорта (карточки), назначены руководители. Проекты объединены в портфель, установлен период сбора и предоставления отчетности как по отдельным проектам, так и по портфелю в целом.
- Внедрена методика управления по контрольным точкам. Заданы уровни контрольных точек, сроки, ответственные за их достижение. Это позволяет вести поэтапный контроль, отслеживать степень выполнения проектов, прогнозировать риски.
- Ведется сбор статусов по контрольным точкам, проектам и портфелю в автоматическом режиме. Для этого в системе настроены отчеты и дашборды с оперативной и сводной информацией о состоянии проектов. В дашбордах отражается качество управления портфелем: наличие согласованного плана-графика, выполнение задач по каждому проекту. Отдельно выделены проблемные проекты, по которым есть или прогнозируется срыв сроков исполнения.
Результаты:
- На базе ADVANTA cоздана цифровая система управления проектами. Все участники имеют доступ к единому источнику данных по проектам.
- Повысилась прозрачность и управляемость процессов и проектов университета. Руководству в любой момент доступна актуальная информация по статусам отдельных проектов и всего портфеля в целом. Налажена система согласования смет в привязке к дереву проектов, ведется мониторинг и выгрузка данных по финансам проектов в рамках госпрограммы.
- В несколько раз сократилось время на планирование и сбор отчетности по проектам (внутренней – для руководства университета и внешней ¬– для Минобрнауки и Минцифры России).
- Повысилась скорость и качество принятия управленческих решений по проектам.
МГИМО – российский университет, внедривший у себя отечественную систему управления проектами ADVANTA. Благодаря этому мы смогли структурировать существующие процессы и выстроить понятный для всего нашего большого коллектива и проектных команд механизм сбора данных и обмена информацией. Это позволило нам в разы сократить время подготовки отчетов и ведения аналитики, быстро реагировать и отвечать на запросы регуляторов и оператора программы академического стратегического лидерства «Приоритет-2030», сказал Артем Мальгин, проректор по развитию МГИМО.
|