Проект

В МГИМО внедрена платформа Advanta

Заказчики: МГИМО - Московский государственный институт международных отношений МИД России

Москва; Образование и наука

Продукт: Advanta (Адванта) - система управления проектами

Дата проекта: 2023/04 — 2023/10
Технология: SaaS - Программное обеспечение как услуга
подрядчики - 1165
проекты - 14897
системы - 1817
вендоры - 1022
Технология: Системы управления проектами
подрядчики - 275
проекты - 1272
системы - 298
вендоры - 224

2023: Внедрение платформы Advanta

Цифровая платформа ADVANTA внедрена в работу МГИМО. Об этом компания Адванта Консалтинг (Advanta) сообщила 14 ноября 2023 года.

Требовался ИТ-инструмент, который позволил бы логично выстроить дерево проектов, структурировать все проекты университета в едином реестре, регулярно получать по ним оперативную и достоверную отчетность.

Одним из ключевых условий выбора стало то, что ADVANTA – российская платформа, разработанная с использованием отечественного опыта управления проектами. Она предлагает большой функционал, удобную визуализацию и возможность анализа данных в разных разрезах.

Задачи:

  • Внедрить единый инструмент мониторинга портфеля проектов университета и удобную среду для коммуникации участников проектов
  • Оптимизировать процессы проектного управления, выстроить механизм сбора и систематизации большого объема данных по проектам
  • Автоматизировать регулярную подготовку внутренней и внешней отчетности
  • Обеспечить визуализацию с возможностью детальной оценки ситуации по проектам и портфелю через интерактивные онлайн-дашборды

В проекте:

  • Создано дерево проектов под действующую оргструктуру и бизнес-процессы вуза. Все проекты находятся в одном месте и выстроены в иерархическом порядке. Есть возможность привязки и хранения проектных документов. Вся информация доступна 24х7.
  • В систему перенесены все действующие проекты университета: настроены шаблоны типовых проектов, заполнены их паспорта (карточки), назначены руководители. Проекты объединены в портфель, установлен период сбора и предоставления отчетности как по отдельным проектам, так и по портфелю в целом.
  • Внедрена методика управления по контрольным точкам. Заданы уровни контрольных точек, сроки, ответственные за их достижение. Это позволяет вести поэтапный контроль, отслеживать степень выполнения проектов, прогнозировать риски.
  • Ведется сбор статусов по контрольным точкам, проектам и портфелю в автоматическом режиме. Для этого в системе настроены отчеты и дашборды с оперативной и сводной информацией о состоянии проектов. В дашбордах отражается качество управления портфелем: наличие согласованного плана-графика, выполнение задач по каждому проекту. Отдельно выделены проблемные проекты, по которым есть или прогнозируется срыв сроков исполнения.

Результаты:

  • На базе ADVANTA cоздана цифровая система управления проектами. Все участники имеют доступ к единому источнику данных по проектам.
  • Повысилась прозрачность и управляемость процессов и проектов университета. Руководству в любой момент доступна актуальная информация по статусам отдельных проектов и всего портфеля в целом. Налажена система согласования смет в привязке к дереву проектов, ведется мониторинг и выгрузка данных по финансам проектов в рамках госпрограммы.
  • В несколько раз сократилось время на планирование и сбор отчетности по проектам (внутренней – для руководства университета и внешней ¬– для Минобрнауки и Минцифры России).
  • Повысилась скорость и качество принятия управленческих решений по проектам.

«
МГИМО – российский университет, внедривший у себя отечественную систему управления проектами ADVANTA. Благодаря этому мы смогли структурировать существующие процессы и выстроить понятный для всего нашего большого коллектива и проектных команд механизм сбора данных и обмена информацией. Это позволило нам в разы сократить время подготовки отчетов и ведения аналитики, быстро реагировать и отвечать на запросы регуляторов и оператора программы академического стратегического лидерства «Приоритет-2030»,
сказал Артем Мальгин, проректор по развитию МГИМО.
»