Directum RapID и Capture and Transformation Services в ГазНИИпроект

В ЗАО ГазНИИпроект - одном из ведущих институтов России по проектированию объектов нефтегазовой отрасли - специалистами Группы Компаний АйтиКонсалт завершено внедрение системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM.

Внедрение DIRECTUM началось в июне 2012 года. В ходе работ в электронный вид был переведен весь классический документооборот организации: входящие, исходящие внутренние документы, служебная переписка, согласование договорных документов, а также проведены модификации системы, позволяющие вести в электронном виде разработку и выдачу заданий между отделами.

Переход работы канцелярии по регистрации документов в систему DIRECTUM позволил упорядочить регистрацию всех видов документов и отойти от ведения бумажных журналов регистрации. Работники получили оперативный доступ к документам за счет организации полноценного архива всех поступающих на предприятие и сходящих документов, которые сканируются и отправляются в работу в электронном виде. Исчезла необходимость снимать дополнительные бумажные копии. С вводом системы DIRECTUM в промышленную эксплуатацию исчез риск потери информации, сократилось время на поиск документов, повысился контроль исполнения выданных поручений.

Для выдачи заданий между отделами был разработан типовой маршрут, который включает в себя создание, автоматизированное согласование в смежных отделах (по цепочке от начальника отдела до исполнителя), утверждение, регистрацию и выдачу задания. Автоматизация процесса позволила не только сократить расход времени исполнителей на прохождение всех этапов согласования, но и упорядочить схему выдачи заданий в целом.

В ЗАО ГазНИИпроект была внедрена технология быстрой идентификации документа, DIRECTUM Rapid Document Identification (RapID), позволяющая производить маркировку создаваемых бумажных документов глобальным уникальным штрих-кодом. Теперь, при помощи сканера штрих-кодов, по бумажной копии можно легко найти соответствующий электронный документ и отследить все работы по нему.

Благодаря внедрению технологии Directum Capture and Transformation Services (DCTS), которая содержит набор служб, облегчающих массовый ввод документов в систему с внешних источников, была значительно снижена трудоемкость работ по обработке документов поступающих с использованием разных средств связи. Документ, поступивший на любой из факсов организации или официальный адрес электронной почты автоматически появляется в СЭД DIRECTUM и передается делопроизводителю на обработку уже в виде электронного документа.