Система «ДЕЛО» объединила филиалы холдинга «Газпром Кыргызстан» в единое документационное пространство

О заказчике

ОсОО «Газпром Кыргызстан» – дочернее общество ООО «Газпром». Приоритетными направлениями деятельности «Газпром Кыргызстан» являются:

• транспортировка, распределение и реализация природного газа;
• реконструкция и расширение действующих газопроводных систем и подземных хранилищ газа (ПХГ) в Кыргызской Республике;

«Газпром Кыргызстан» является монополистом по импорту природного газа в Кыргызскую Республику. Общая протяженность газопроводов, принадлежащих компании, составляет 3517,17 км. В структуру холдинга «Газпром Кыргызстан» входят 9 удаленных филиалов.

Потребность и предпосылки внедрения СЭД

До внедрения СЭД «ДЕЛО» в ОсОО «Газпром Кыргызстан» документооборот был организован в системе собственной разработки. Эта система позволяла регистрировать документы (присваивать номера и печатать регистрационные карточки) и контролировать исполнение, но не имела функционала для хранения электронных образов документов и пересылки их между подразделениями. Также система не позволяла автоматизировать подготовку отчетности по документообороту, вся аналитика делалась вручную.

Регистрация входящих документов, исходящих за подписью руководства и ОРД велась в этой системе централизованно отделом ДОУ. Служебные записки за подписью начальников отделов регистрировались внутри отделов в бумажных журналах. В отдельных журналах специалисты, ответственные за делопроизводство, фиксировали поступающие из отдела ДОУ документы (без присвоения нового номера). Эти журналы подтверждали факт поступления документа в подразделение и фиксировали дату поступления. Контроль исполнения документов в основном осуществлялся через рассылку карточек-напоминаний отделом ДОУ, собственный контроль подразделения не вели. Обмен документами на маршруте ДОУ – Отделы (исполнители) осуществлялся по электронной почте.Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга 2.4 т

Согласование проектов документов осуществлялось на бумаге. В связи с тем, что согласования требовал большой объем документов (ОРД (приказы, распоряжения), часть исходящей корреспонденции в сторонние организации, внутренние служебные записки финансового характера и др.), на эти процедуры тратилось очень много времени.

Такая схема документооборота затрудняла реализацию управленческих процессов и работу с документами, в связи с чем было принято решение о внедрении системы электронного документооборота.

Что было важно?

То, что компания «Газпром Кыргызстан» является дочерним обществом ООО «Газпром», в значительной степени определило подходы к формализации внутренней деятельности и требования к использованию высокотехнологичного решения по управлению документами. Холдинг работает в правовом поле Кыргызстана, что также влияет на специфику бизнес-процессов.

Основные критерии по выбору СЭД были продиктованы сочетанием факторов деятельности компании на республиканском рынке и одновременно в тесном взаимодействии с российскими структурами. Также немаловажным являлось обстоятельство, что в связи со сменой собственника в 2014 году и глубокой реорганизацией предприятия требовалась максимальная оптимизация соотношения финансовых вложений с конечным эффектом от внедрения и эксплуатации СЭД.

Система, которая выбиралась для внедрения, была должна:

• соответствовать достаточно жестким первоначальным требованиям и критериям отбора;
• способствовать унификации и модернизации работы с документами и поддержке управленческих процессов;
• создать единое информационное пространство для коллективного взаимодействия, независимо от масштаба использования;
• иметь не только достаточную функциональность «в коробке», но и современный технологический запас для последующего функционального развития.

По итогам анализа представленных на рынке предложений была выбрана СЭД «ДЕЛО», так как она наиболее полно отвечала вышеуказанным требованиям. Так, были отмечены следующие ключевые преимущества СЭД «ДЕЛО:

• функциональная достаточность «коробочной» версии для охвата всех необходимых процессов автоматизации работы с документами, не требующая модульной сборки или дополнительных затрат на адаптацию имеющегося «в коробке» инструментария;
• наличие возможности адаптации системы штатными средствами ко всем существующим особенностям сложившегося делопроизводства и документооборота предприятия, а также применяемых российских и международных стандартов и требований регламентов;
• возможность последующего легкого «вертикального» и «горизонтального» масштабирования системы в рамках холдинга, в том числе и силами своих специалистов;
• надежность в эксплуатации, не требующая слишком масштабных вложений в аппаратную инфраструктуру и содержания специально выделенной команды специалистов для обслуживания (отметим, что в настоящее время все специалисты ОсОО «Газпром Кыргызстан», причастные к обслуживанию системы, являются штатными сотрудниками подразделений, прошедшими соответствующую подготовку, и выполняют эти функции в числе прочих должностных обязанностей);
• возможность обеспечить высокий уровень информационной безопасности, включая использование сертификатов электронной подписи и шифрования, была изучена и одобрена специалистами служб безопасности предприятия;
• также были высоко оценены квалификация и опыт специалистов интегратора и служб технического сопровождения.

Задачи проекта

Главными задачами проекта стали:

• создание электронного архива с возможностью быстрого поиска документов;
• организация согласования документов в электронном виде (принятие электронной отметки о визировании в качестве собственноручной подписи (без дополнительного сбора виз согласования на бумаге));
• обеспечение оперативного доведения документов до исполнителя и прозрачности процессов исполнения (кто исполнитель, на какой стадии исполнение, промежуточные и окончательные итоги работы);
• автоматизация контроля исполнения документов и подготовки отчетности;
• объединение подразделений в единое документационное пространство (возможность обмена документами между филиалами внутри системы документооборота).

Ход проекта

На старте проекта была проанализировали действующая схема делопроизводства и управления компании и выработана схема перевода основных процессов документационного взаимодействия в безбумажную область. Так, большинство проектов документов было решено согласовывать в электронном виде. Кроме того, были учтены требования информационной безопасности, обеспечивающие достоверность обрабатываемой информации и действий пользователей в системе.

Заказчик приобрел 110 рабочих мест системы «ДЕЛО» (56 из них – web-клиент), 16 лицензий на опцию «Сканирование», 30 – на подсистему «Оповещение и уведомление». Система была «ДЕЛО» установлена в отделе ДОУ, других подразделениях головного офиса и во всех филиалах. У всех сотрудников отдела ДОУ были установлены поточные сканеры и опция «Сканирование», которая позволяет прикреплять отсканированные образы документов сразу в СЭД, к регистрационным картам (без промежуточного сохранения файла на компьютер пользователя).

В базе данных системы созданы типовые группы документов, для каждого филиала организована собственная картотека. Кроме сотрудников отдела ДОУ, в систему получили доступ заместители руководителя, начальники отделов, делопроизводители отделов.

Функционал системы

Сотрудники, работающие в СЭД, получили возможность осуществлять в системе все операции с документами. При этом для каждой категории пользователей используется свой пакет функциональных возможностей системы:

• сотрудники отдела ДОУ осуществляют в СЭД регистрацию документов, готовят проекты резолюций для руководства, осуществляют контроль сроков исполнения документов, формируют аналитику по документообороту и исполнительской дисциплине;
• заместители руководителя осуществляют в системе ознакомление с документами, утверждение подготовленных отделом ДОУ проектов резолюций, вынесение резолюций, согласование проектов документов, ведение личного контроля;
• начальники отделов (работают с веб-клиентом) – ознакомление с документами, вынесение резолюций, ведение личного контроля, создание регистрационных карточек проектов документов, согласование проектов документов. Опция «Оповещения и уведомления» позволяет этим двум категориям пользователей (заместителям руководителя и начальникам отделов) оперативно получать информацию о поступлении документов и о приближении сроков исполнения поручений, визирования проектов и др.
• делопроизводители отделов – доведение документов до сотрудников своего отдела, не имеющих доступа в СЭД, создание проектов и внесение отчетов исполнителя от имени таких сотрудников.

Итоги проекта

В настоящее время система «ДЕЛО» в ОсОО «Газпром Кыргызстан» запущена в промышленную эксплуатацию. Внедрение системы позволило решить все поставленные задачи. На предприятии автоматизирован управленческий документооборот, в СЭД «ДЕЛО налажено документационное взаимодействие центрального аппарата с филиалами. В холдинге выстроена система распределенного контроля исполнения, которая дала возможность избавиться от ручного сбора и формирования статистической и аналитической отчетной информации.

Внедрение системы «ДЕЛО» позволило существенно упростить маршруты движения документов. В частности, обмен документами между филиалами и подразделениями центрального аппарата сейчас реализован средствами СЭД (без участия службы ДОУ). Исключена перерегистрация документов в подразделениях, переведены в безбумажный вид несколько групп внутренних документов.

Заместители руководителя и начальники отделов осуществляют в СЭД все операции с документами. Большинство проектов документов теперь проходят согласование в СЭД в безбумажном виде. Руководители подразделений и заместители руководителя предприятия по достоинству оценили возможность исключить потери времени, когда удалось существенно снизить количество личных визитов сотрудников по разным вопросам, связанным с документами, и более рационально организовать рабочий день.

В ходе реализации проекта был разработан и согласован новый Регламент работы с документами, который формально закрепил достигнутую оптимизацию бизнес-процессов документооборота. В дальнейших планах ОсОО «Газпром Кыргызстан» – увеличение количества пользователей СЭД и более полное освоение функционала системы с целью обеспечения полномасштабного документационного взаимодействия всей холдинговой структуры. Также есть интерес к мобильным приложениям для работы руководства холдинга в СЭД «ДЕЛО».