Заказчики: Газпром трансгаз Саратов (ГТС) Саратов; Газовая промышленность Подрядчики: Directum (Директум) Продукт: Directum RXНа базе: Directum (СЭД/ECM-система) Дата проекта: 2020/03 — 2022/05
Количество лицензий: 2000
|
Технология: SaaS - Программное обеспечение как услуга
|
Содержание |
*2022: Перевод работы с договорными документами в Directum RX
«Газпром трансгаз Саратов» внедрил Directum RX вместо нескольких устаревших локальных СЭД. Работа с документами ускорилась благодаря полной цифровизации жизненного цикла договоров: оформление, согласование, подписание, контроль, исполнение обязательств. Всего в системе работает 2000 пользователей компании. Об этом 5 июля 2022 года сообщили в компании Directum.
Ранее весь документопоток в «Газпром трансгаз Саратов» велся в нескольких локальных СЭД, которые престали отвечать потребностям пользователей и руководителей. Система следующего поколения Directum RX объединила все филиалы компании в единую базу и обеспечила для них импортонезависимое информационное пространство — с поддержкой СУБД PostgreSQL, ОС Linux.
На первом этапе внедрения Directum RX настроили процессы делопроизводства, а далее цифровизировали работу с договорами.
Договорные документы компании согласуются по регламентам — круг рецензентов определен для каждого вида документа. В системе настроены: договор, дополнительное соглашение, приложение, протокол разногласий, протокол урегулирования разногласий.
Для передачи информации об оргструктуре, сотрудниках и контрагентах Directum RX интегрирован с локальными информационно-управляющими системами компании. Используется односторонний обмен данными через промежуточную («шлюзовую») базу данных.
2021: Результаты внедрения Directum RX
21 филиал ООО «Газпром трансгаз Саратов» ведет делопроизводство в Directum RX. Об этом компания Directum сообщила 14 апреля 2021 года.
Историческая СЭД в ООО «Газпром трансгаз Саратов» морально устарела и перестала соответствовать требованиям крупного предприятия. Компании была нужна современная отказоустойчивая система, которая обеспечила бы бесперебойную работу предприятия и сквозные процессы между администрацией и удаленными подразделениями. При выборе ИТ-продукта также учитывали требование головной организации об импортозамещении иностранного ПО. В итоге была выбрана система Directum RX как наиболее полно отвечающая указанным критериям.Метавселенная ВДНХ
Проект внедрения охватил основные процессы делопроизводства:
- управление входящей и исходящей корреспонденцией, служебными записками;
- работу с организационно-распорядительными документами;
- согласование протоколов, планов, инструкций, заявок на кандидатов и прочих документов.
В рамках проекта процессы были предварительно оптимизированы для повышения их эффективности.
Администрация и филиалы обмениваются служебными записками. Ранее внутренняя переписка велась в формате входящей/исходящей корреспонденции. Перевод в служебные записки обеспечивает полностью безбумажный документооборот и оптимизирует трудозатраты делопроизводителей на обработку документов: автоматическое присвоение номера исключает двойную регистрацию.
Исходящие письма подписываются электронной подписью. Пока в рамках эксперимента, но в последствии в цифровой вид будет переведена большая часть исходящей корреспонденции.
При маршрутизации документов учитывается «иерархия» пользователей. В зависимости от того, к какой организации относятся инициатор и подписант, в системе автоматически вычисляется путь движения документа и обязательные участники процесса.
Документы регистрируются на местах: в отделе документационного обеспечения администрации и в филиалах. Оперативная регистрация повышает контролируемость процессов.
Интеграция с локальными информационно-управляющими системами (ИУС) обеспечивает загрузку в Directum RX данных об организационной структуре, сотрудниках и контрагентах. Используется односторонний обмен данными через промежуточную («шлюзовую») базу данных (ШБД).
В результате проекта:
- Повысилась прозрачность документооборота внутри предприятия. К обработке документов подключились сотрудники филиалов.
- За счет перехода на электронное взаимодействие упростилась коммуникация сотрудников. Ранее документы создавались на бумаге и направлялись в прежнюю СЭД через делопроизводителя. С новой системой работают и сами инициаторы документов.
- Минимизировались трудозатраты на печать. Документы согласовываются в электронном виде, а печать требуется только на определенных этапах и для некоторых видов документов.
- Упростилась отправка на согласование. Регламенты обработки документов построены по единому принципу: в согласовании всехвидов документов участвует универсальный набор ролей, что облегчает выбор согласующих.
В будущем ГТС планирует перевести в Directum RX работу с договорными документами и увеличить число пользователей системы.