Главное управление строительства дорог и аэродромов при Спецстрое России приступает к автоматизации системы документооборота

Федеральное главное управление строительства дорог и аэродромов при Спецстрое России автоматизирует делопроизводство в одном из своих подразделений с помощью программы «1С:Документооборот 8». Подрядчик и инегратор в проекте компания «1С-Архитектора бизнеса», сообщила пресс-служба компании 20 ноября 2012 года.

Начало

В конце 2011 года руководство ФГУП приняло решение о создании системы электронного документооборота, поскольку значительный рост оборота бумажных документов стал требовать слишком много времени на их обработку. Затягивалась подготовка проектной документации: документы терялись или «зависали» в процессе согласования, сотрудники путались в версиях. Отслеживать и контролировать сроки выполнения заявок становилось все сложнее: назрела явная необходимость в автоматизации документооборота.

Новая система по мнению заказчика должна обеспечить:

• доведение конкретного задания в электронном виде до исполнителей (как отдельных сотрудников, так и целых подразделений);
• оперативный доступ исполнителей в пределах их компетенции к информации о подлежащих к исполнению документах и поручениях;
• оперативный доступ руководителей к информации о ходе рассмотрения документов и исполнения поручений;

разграничение прав доступа пользователей по типам документов.

Заказчик провел открытый конкурс по выбору поставщика решения. По его результатам проект, предложенный компанией «1С-Архитектор бизнеса», был признан лучшим. По рекомендации экспертов «1С-Архитектора бизнеса» было решено использовать для автоматизации программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП». Именно это решение оказалось оптимальным для реализации пожеланий заказчика. Обзор российского рынка банковской цифровизации: импортозамещение, искусственный интеллект и собственные экосистемы 6.6 т

Решение

Проект осуществлен в два этапа. На первом проведена автоматизация процессов, связанных с входящими документами. На втором – с исходящей корреспонденцией. Оба этапа включали в себя:

• сбор требований для разработки технического задания по индивидуальным требованиям заказчика;
• разграничение прав доступа пользователей по типам документов;
• настройку ролей для руководителей подразделений;
• обучение работе в системе делопроизводителей, топ-менеджеров и руководителей компании.