«Государственный университет управления» автоматизировал процессы с помощью DirectumRX

2019: Внедрение DirectumRX

31 октября 2019 года компания Directum сообщила, что «Государственный университет управления» автоматизирует процессы с помощью DirectumRX. С начала учебного года 300 сотрудников университета работают с входящей и исходящей корреспонденцией, служебными записками и организационно-распорядительными документами в цифровом виде. Благодаря мобильному приложению DIRECTUM Solo ректорат имеет возможность оперативно решать рабочие задачи.

«Государственный университет управления» — многоуровневый научно-учебный комплекс. По данным на октябрь 2019 года в состав университета входят 6 учебных институтов, которые объединяют более 40 кафедр и научно-исследовательских подразделений. В таких масштабах для согласования одного документа на бумаге приходилось потратить не один день. Для сокращения бумажного документооборота и упрощения контроля за исполнением поручений в университете было принято решение о внедрении ECM-системы.

При выборе системы руководство университета опиралось на опыт проектов, реализованных вендором в сфере образования. Кроме этого, важную роль сыграли положительные отзывы сотрудников университета, которые уже работали в DirectumRX в других компаниях.

Проект внедрения стартовал в середине 2019 года. Стратегически важно было завершить основные работы до начала учебного года, когда поток документов увеличивается в несколько раз. Вовлеченность команды и продуманная функциональность коробочной версии обеспечили быстрый перевод системы в промышленную эксплуатацию. К началу учебного года в DirectumRX уже было создано свыше 1000 документов и настроены регламенты по ключевым процессам. При работе с системой пользователи отметили:

• время на обработку и регистрацию входящих документов значительно сократилось;
• процесс подготовки и согласования исходящих писем стал более контролируемым;
• согласование и исполнение приказов и распоряжений стало более прозрачным;
• работа со служебными записками полностью переведена в электронный вид, исключено дублирование на бумаге;
• факт ознакомления сотрудников с организационно-распорядительными документами легко проверить.

До внедрения системы одним из наиболее трудоемких процессов являлось получение пропусков. Чтобы получить разовый или временный пропуск на вход, посетители тратили несколько дней – нужно было распечатать служебную записку и пройти десятки этажей, собирая подписи нужных специалистов, которые не всегда оказывались на месте. Учитывая, что специфика работы университета подразумевает постоянную массовую выдачу пропусков, оптимизация процесса значительно облегчила работу многим сотрудникам. По итогам проекта служебная записка создается в пару кликов и отправляется на согласование по настроенному регламенту. С мобильным приложением DIRECTUM Solo руководители в любой момент могут рассмотреть и согласовать документы даже вдали от кабинетов. Так, служебная записка преодолевает путь от инициатора до бюро пропусков в течение 5-10 минут.

«Активная поддержка руководства позволила исключить согласование и подписание служебных записок в бумажном виде практически с первого дня внедрения. Кроме этого, ректорат оценил возможности мобильной работы, значительно ускорившие процесс согласования документов», отметил Тимур Шайхутдинов, руководитель проекта внедрения от компании DIRECTUM