Заполярпромгражданстрой (1С:Документооборот 8)

Автоматизация документооборота в ООО «Заполярпромгражданстрой

Компания продолжительное время использовала СЭД (систему электронного документооборота) другого вендора, в которой обрабатывались служебные записки, был организован учет договоров. Но в связи с отсутствием собственных специалистов по сопровождению возникали сбои и отказы системы. Кроме того, существующая система требовала значительных затрат в рамках обновления.

Выбор «1С:Документооборот» обусловлен тем, что в организации уже используются решения фирмы «1С», имеется сервер «1С», клиентские лицензии. Существует отдел разработки и поддержки, включающий более 8 специалистов по решениям «1С». В этой связи использование «1С:Документооборот» является наиболее экономически выгодным. Для пользователей продукты «1С» привычны и удобны в эксплуатации. Функциональные возможности «1С:Документооборот» полностью обеспечивают потенциальные потребности.

Цель внедрения

• Создание единого хранилища документов компании;

• Ускорение процессов обработки документов: согласование, исполнение, рассмотрение;

• Организация быстрого поиска документов;

• Автоматизация процессов компании, связанных с документами.

Описание работ

• В рамках внедрения проведено обучение специалистов сопровождения и ключевых пользователей системы.

• Выполнено первичное заполнение нормативно-справочной информации: структура предприятия; пользователи; виды входящих документов; виды исходящих документов; виды внутренних документов.

• Определена и введена структура папок внутренних документов для служебных записок. Настроено разграничение прав доступа на документы.

На основе комплексных процессов автоматизированы процессы работы со служебными записками.

• Специалисты организации самостоятельно выполнили работы по настройке подсистемы договорной работы, выполнили перенос файлов договоров из существующей системы.

Теперь в организации все документы хранятся в единой информационной базе, есть возможность быстрого поиска и доступа к документам, сократились сроки обработки обработки документов (согласование и другие), повышена прозрачность учета документов и задач (на любой стадии обработки документа можно увидеть статус и ход исполнения задач и документов), для руководителей - появился дополнительный инструмент контроля поставленных задач.