Институт физики прочности и материаловедения Сибирского отделения РАН (1С:Документооборот государственного учреждения)
Заказчики: ИФПМ СО РАН ( Институт физики прочности и материаловедения Сибирского отделения Российской академии наук) Подрядчики: Первый Бит Продукт: 1С:Документооборот государственного учрежденияНа базе: 1С:Документооборот 8 Дата проекта: 2019/06 — 2019/12
Количество лицензий: 90
|
Содержание |
2019: 1С:Документооборот государственного учреждения
Цель проекта
Внедрение системы электронного документооборота 1С:Документооборот государственного учреждения с настройкой интеграции с учетными системами 1С:Бухгалтерия государственного учреждения Ред. 8., 1С: Зарплата и кадры государственного учреждения ред .3.1
Основными причинами реализации проекта автоматизации делопроизводства стали большие объемы внутренних и внешних документов, которые необходимо было систематизировать, привести в соответствие внутренним регламентам института Задачи проекта:
- Сокращение времени поиска документов за счет выстраивания процессов работы с договорами и корреспонденцией.
- Автоматизация бизнес-процессов, связанных с переходом на СЭД, автоматизация механизма их выполнения и контроля исполнения поручений;
- Систематизация хранения и поиска документов с помощью системы штрих-кодирования,
- Упрощение и хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива;
- Сокращение временных затрат на рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.), использование мобильного приложения к СЭД, и, как следствие, ускорение всех бизнес-процессов Общества;
- Обеспечение накопления, управления и доступа к информации.
- Обеспечение контроля над дисциплиной и исполнительностью сотрудников;
Этапы проекта
1. Проведение экспресс-обследования института, составление и согласования технического задания.
2. Общая настройка системы: Создание учетных записей пользователей системы, формирование уникальных ролей пользователей, настройка виды документов, прав доступа, папки внутренних документов.Андрей Шарак, LANSOFT: Мы предлагаем не отдельные продукты в рамках бренда, а карты решений для конкретной отрасли
3. Настройка интеграции учетных систем 1С:Документооборот государственного учреждения и 1С:Бухгалтерия государственного учреждения Ред. 8., 1С: Зарплата и кадры государственного учреждения ред .3.1
4. Проведение обучения пользователей системы, составление инструкции и уроков видеобучения работы с ПП.
5. Опытная эксплуатация. Сопровождение опытной эксплуатации, внесение коррективов для ролей: генеральный директор, руководитель лаборатории.
Итоги проекта
- Автоматизированы процессы договорной работы: от подготовки до расторжения. Создан электронный архив, позволяющий быстро находить и безопасно хранить документы
- Сокращено время на подготовку приказов и распоряжений. Повышена исполнительская дисциплина. Служебные записки создаются и обрабатываются по единым шаблонам.
- Важные документы обрабатываются и отправляются точно в срок, не теряются на столах сотрудников, ускоряется процесс согласования.
- Упрощен контроль над соблюдением сроков и бюджетов проектов компании. Совещания проходят более продуктивно: исполнение решений по итогам легко отслеживать